SmartFlow経費精算
(領収書/レシート管理)
最新機能の数々で、手間のかかる経費精算業務を一気に改革！
SmartFlow経費精算を利用すると、今まで手間のかかっていた経費精算業務の改革を進めることができます。
ただし、今までの経費精算ツールを使っていて、「経理担当者は楽になったかもしれないけれども、不便なシステムで申請の手間はかえって増えた」というようなことはなかったでしょうか？
SmartFlow経費精算では、経理担当者だけでなく、申請者、承認者、システム管理者、内部監査、経営者まで関わる人すべてに嬉しい機能を備えています。
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申請者にとって嬉しいポイント
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承認者にとって嬉しいポイント
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経理・財務メンバーにとって嬉しいポイント
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情報システム部門にとって嬉しいポイント
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経営者にとって嬉しいポイント
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立替経費を徹底解説、[立替経費なんでもガイド！]
SmartFlow経費精算導入後、申請者にとって嬉しいポイント
①出先から、スマホアプリで経費精算！
SmartFlow経費精算は、電子帳簿保存法対応のシステムだから、レシート原本の管理が不要になります！ だから、原本を経理まで郵送する手間がなくなり、スマホアプリで画像撮影し、内容を確定させれば経費申請が終わります。その場その場で申請する習慣を身に着ければ、レシートを紛失してしまうといったリスクも無くせるようになります。
②AI-OCRで申請情報入力の負担を大きく軽減！
スマホアプリで撮影した画像から、AI-OCRが必要情報を自動読み取り！申請者は手入力の負担が大きく軽減され、最低限の情報を選択したり、記入するだけ。あっという間に申請が終わってしまいます。
③経費利用申請の状況が見える！
忙しそうな上長に承認をもらうのは、気が引けてしまいますよね。
SmartFlow経費精算で申請すれば、上長も隙間時間で承認ができますし、一定期間が経過するとアラートメールが飛ぶことが分かっているので、いつでも安心して申請を行うことができるようになります。
紙で運用していた時と違い、申請したものの承認がきちんと進んでいるかも、自分の手元で確認できるのも安心ポイントです。
④面倒な軽減税率制度にも対応
軽減税率制度の導入により、Excelでの経費精算申請が非常に不便になりました。
税率計算を修正しようとしても、税率が一つしかない場合、Excel関数の修正がどこに影響するか判断が難しく、影響範囲が不明確で、ファイルの編集が困難になることがあります。
SmartFlowを利用すると、1つの申請で複数の税率を申請できるため、税率ごとに計算して申請する必要がなく、入力の負担が軽減されます。
SmartFlow経費精算導入後、承認者にとって嬉しいポイント
①しっかりと通知、見逃さない！
承認依頼は、メールだけでなく、LINE WORKS、Teams、Slackなど慣れたメッセージングアプリからも届き、見逃すことがありません。また、期限が近づくとリマインドメールが届くなど、しっかりと通知がありますので安心です。
※Teams連携については2023年秋頃実装予定
②隙間時間で承認！
通知が届いたら、そのまま外出先からスマートフォンでの承認が可能。
忙しい承認者の方も、移動時間/待ち時間などの隙間をみつけて承認業務を行うことができます。
③充実の承認サポート！
承認画面は、レシート画像を参照しながら申請内容をチェックする形となり、内容のチェックをしやすいです。
また、稟議申請済みの経費申請かどうかの確認も、容易に行うことが可能です。
SmartFlow経費精算導入後、経理・財務メンバーにとって嬉しいポイント
①正確なデータが手元に届く！
自動入力されたり、承認フローだけでなくシステム的にもチェックされてきた申請が手元に届きますので、改めてのチェックや修正の手間が大きく軽減されます。
②確定後、会計システム連携！
経費申請内容を経理で確定させた後、一括で会計システム連携データを出力することができます。これにより、会計システムへの入力負担を大幅に削減することができます。出力するデータについては、会計システムの取込フォーマットに合わせて任意で設計可能です。
※初期の取込確認ができるまで、導入サポートも実施致します
③様々な業務の在り方の見直しも？！
SmartFlow経費精算を導入すると、申請～承認～手元に届くまでのリードタイムが激減します。これを前提に、様々な業務改革を合わせて実行することができてきます。目立つ事例としては、仮払金や小口現金の廃止をする企業があります。各種経費利用は従業員の立替払いとし、毎月の給与支払と併せて精算を実行。ただし、金額が基準以上の申請については、週１度のサイクルで給与とは別の支払いで対応するなど。経費精算システムの利用と、社内の適切な業務運用を組み合わせることにより、さらなる業務改革を進めることが可能になります。
SmartFlow経費精算導入後、
情報システム部門にとって嬉しいポイント
①ユーザー情報/組織情報のCSV取込
ユーザー情報/組織情報はCSV取込で一括編集できますので、他システムで作成された情報を基にして、かんたんに管理することが可能です。組織情報については、予約登録も可能です。全社的な組織変更が予定されている場合など、事前登録できるために、バタバタすることなく対応することが可能です。
②ノーコードで承認フローを設計できる
申請フォームや承認フローの設計は、ノーコードで誰でも設計可能。だから、情報システム部門で管理する場合でも、業務部門と分担しながら運営していく場合でも、どちらでも負担が少なく、どんどん業務改革を実施可能です。
SmartFlow経費精算導入後、経営者にとって嬉しいポイント
①ガバナンス強化
SmartFlow経費精算は、承認フローの設計をきめ細かく設定できるのが特徴。日本企業特有の様々なニーズに沿って機能を改善しており、金額（○円以上の場合等）や内容（交際費の場合のフロー等）に応じて、適切な承認フローを設計していくことが可能です。また、規程どおりの運用が担保されるよう、入力・計算の支援やエラーチェック機能が実装されており、実運用の負担なく、自然な形でガバナンスを強化していくことが可能になります。
②経費の見える化
会計システムでは、勘定科目や補助科目、取引先等の軸が重要視されていますが、立替経費の管理においては、利用者に対するマネジメント（誰が・いつ・何に・いくら使っているかの管理）がより重要です。SmartFlow経費精算ではこの観点のデータが自動的に整備され、レポートとして提供されております。利用実態の正しい把握が、適切な経費管理（運用ルール、予算設定等）に役立ちます。
立替経費を徹底解説、[立替経費なんでもガイド！]
立替経費精算とは？
立替経費精算とは、社員が出張や業務の中で支払った経費を自己負担で先に支払い、後日、会社に請求して返金を受ける方法です。社員が出張や業務で必要な交通費、宿泊費、食事代などの経費を自己負担して支払い、支払ったレシートや領収書などの証憑を提出して、経費を精算してもらいます。
立替経費精算の方法は、企業によって異なりますが、通常は以下の手順で行われます。
経費の支払い
出張や業務に必要な経費を自己負担で支払う。
証憑の保管
支払ったレシートや領収書などの証憑を保管する。
経費申請
精算申請書に必要な証明書類を添付して、申請書を提出する。
経費承認
上司は、経費内容と証憑を確認して承認する。
従業員への支払い
精算申請書が承認されたら、経理部門が経費を支払う。
立替経費精算は、社員が一定期間に複数の出張や業務を行う場合に有効な方法です。ただし、社員が経費を先に自己負担することで、財務面での負担が発生することがあります。そのため、立替経費精算をする際には、会社のルールやポリシーに従って、適切に支払いを行うことが重要です。また、立替経費精算を行う際には、証憑の保管と提出、精算申請書の記入や承認の手続きなどが必要になるため、手間や時間がかかる場合があります。
立替経費を利用する際のメリットとデメリット
立替経費のメリット
経費の明細を把握しやすい
立替経費では、自己負担で支払った経費を精算するため、支払った経費の明細を正確に申請する必要があります。正確なデータを集めることができるので、出張や業務における経費の調整や削減が容易になります。
スムーズに経費の支払いが可能
立替経費では、出張や業務上必要な経費を自己負担で先に支払ってから、後日精算する形になります。現場で必要な経費を安心して支払えるため、業務を円滑に進めることができます。
立替経費のデメリット
経費の先行支払いが必要
立替経費では、出張や業務上必要な経費を自己負担で先に支払ってから、後日精算する形になります。このため、自己負担が必要であるため、自己負担の経費が多い場合は、負担が大きくなることがあります。 負担額によっては、仮払い処理を行います。
会計処理に関するミスのリスク
立替経費には、証憑に関する情報を正確に記載する必要があります。特に、個人の経費については、確定申告に影響することもあります。そのため、記載漏れや誤りがあると、経費の計算が合わず、会計処理に関するミスが生じる可能性があります。
