経費精算システムの決定版
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登録社数3000社以上

その課題に、『SmartFlow経費精算』という選択肢を。

SmartFlow経費精算なら、こんなお悩みを解決します！

悩み１

電子帳簿保存法に対応したいけど、そもそも難しくてよくわからない。
どう対応したらいいの？

SmartFlowなら、電子帳簿保存法対応のシステムなので安心！

電子帳簿保存法の法的用件を満たしていることを証明するJIIMAの認証を受けた経費精算システムです。

悩み２

経費精算をシステム化してみたい。
でも、紙の申請のほうが簡単そうだし、紙のような柔軟さも欲しい。

SmartFlowなら、多機能さで柔軟に経費精算ができます！

承認経路は豊富な条件や分岐をもとに作成可能です！AI機能でレシートの読み取りも簡単楽々！

悩み３

システムを導入するとなると、コストが心配。
万が一導入してみてうまくいかなかったら！？

SmartFlowなら、業界最安クラスで全ての機能を使えます！

わかりやすい料金設定で安心。30日間の無料トライアルで使いやすさ、便利さ、対応範囲の広さをじっくりお試しいただけます。
多機能なのに安い。そんなコスパのよさが人気の理由です。

SmartFlow経費精算で出来ること

請求書処理

請求書払いに対応。頻繁に取引のある取引先の情報を登録しておけば、都度入力の手間なしです。

立替経費精算

経費精算業務を効率化！スマホアプリで出先でも。AI読み取りで楽々入力。社内規定チェック機能も充実。

交通費・出張費精算

AI機能・ICカード読み取りやNAVITIME連携による手入力の手間を徹底的に削減！

電子帳簿保存法対応

JIIMA認証された電子帳簿保存法対応の経費精算システムのため安心。レシートもスマホ撮影で簡単申請できます。

インボイス制度対応

インボイス制度にも標準対応予定！デジタルインボイスに対応し、会計・税務業務の全工程をデジタルデータでつなぎます。

ワークフロー連携（稟議書・見積書と紐付け）

SmartFlowワークフローと共に導入することで、稟議書・見積書と紐付けでき、承認時に簡単に確認できます。

自動読み込み・読み取りチェック

NAVITIME等を利用した自動取り込みと、高性能AI機能を利用した自動読み取りで入力をサポートします。

会計・銀行システム
グループウェアetcの連携

各種連携による申請・処理のスピードアップと効率化が可能です。業務の自動化をとことん突き詰めました。

SmartFlow経費精算の機能を詳しく>>

あらゆる経費精算・管理をDX化！
なのに業界最安級の料金

SmartFlow経費精算は、「とにかく多くの企業の経費精算業務を改善・軽減したい」という思いから、大企業でも満足できる最新鋭の機能を業界最安級の価格にてご提供しています。
SmartFlowワークフローと併せて導入することで、ユーザー情報/組織情報などの運用の手間も一元化されるほか、セット価格でさらにお得になりますので、ともにご検討ください。

導入費用

基本料金

0円

※サポートサービスに応じた課金

従量料金

テスト運用

300円/人

30日無料

※年間契約や、ワークフローとのセット導入により割引あり

SmartFlowで経費精算のDX化に成功！お客様の声

紙での管理は大変だったけど
電子化してからは楽になった！

システムを導⼊する際は、必ず前の⽅法が良いという⼈がいますが、システムを導⼊してからすぐに皆使⽤できるようになっていました。
⼀般的には、出退勤管理、IC カード出退勤の時刻訂正、備品管理、接待交際費などの申請に使⽤しています。以前は、⼿書きで作成した申請書を使⽤しておりましたが、そちらよりも、もれがなくきちんと申請できているような気がします。また、外出中でも思いついた際に申請ができるので⼤変便利です。

カメイ・プロアクト株式会社様

ペーパーレス化で捺印を押す手間が無くなり効率が上がった！

元々は、稟議書を紙ベースで管理しそこに捺印を押してもらう方式でやっていました。しかし、承認がどこまで飛んだかわからない、申請や承認のために帰社しなければならないなど、社員同士の負担がすごく大きかったです。
どこで承認が止まったのかが一目でわかったり、海外への出張をする社員も多いので、彼らがオフラインの場合でも、代理で確認ができたりと、滞りなくワークフローができています。

アルジョ・ジャパン株式会社様

どこからでも申請と承認が可能で楽になった！

過去の申請書を見返したいときは検索機能があるので、思い立ったらすぐに閲覧できるという点は非常に好評です。以前だと重たいファイルを書庫から取ってきて、何百枚とある申請書の中から一枚ずつ確認して見つけ出さなければなりませんでしたので。そしてやはり、どこからでも提出や確認ができるようになったというところはほぼ全員一致で「楽になった！」と実感するところかと思います。

日本オートライフ株式会社様

SmartFlow経費精算なら最新鋭の機能が定額で使い放題

経費精算の疑問・お悩みをまるごと解決！

経費精算とは？

経費精算とは、出張費や交通費・交際費など、事業活動の中で発生した経費を精算すること。
従業員が一時的に立て替えているものを清算する場合や、事前申請した対象者に仮払金を振り込み、活動終了後に差分を清算する場合などがあります。

立て替えをしている従業員に支払う方法は、小口精算と振込による支払いの2種類。
小口精算とは、支払いや少額の経費精算のために会社が用意している小口現金で精算を行うことで、基本的に手渡しでの払い戻しとなります。その場ですぐに清算することができる点がメリットですが、いつでも過不足なく払えるように現金を管理しておくことが必要となり、支払いを行った際に小口現金出納帳へ記帳する必要があります。
振込の場合は現金の管理や現金出納帳への記載をする工数がなくなりますが、金融機関を介するため即時の支払いはできません。加えて、振込手数料などのコストがかかるといったデメリットもあります。

「経費」と「費用」の違い

会社が支払った金銭を指す「経費」と「費用」。

経費とは「経営費用」の略称で、会社の所得から差し引くことができる費用のことで、経費が増えれば所得が減って納める税金の額も減るため、経費として計上することには大きな意味があります。

対して費用はもっと広い意味を持っており、商品の仕入れや従業員の給与など会社が経営活動のために支出したすべての金銭を指し、税務会計上の「損金」と同じ意味で使われます。「費用の中に経費が含まれている」とイメージすると分かりやすいでしょう。

経費になる費用とは？一例を紹介

経費になる費用を判断するために必要な作業が「仕訳」。

仕訳とは、金銭の出入りがあるすべての取引の「勘定科目」と金額を仕訳帳に記録する簿記の作業を指します。会社の決算や確定申告に関わる重要な作業なので、取引があるたびに行う必要があります。

勘定科目とは仕訳を行う際、取引内容を分かりやすく分類するための科目のこと。勘定科目は全部で200種類ほどありますが、経費精算でおもに使用するのは以下のような科目になります。

交通費

交通費は、会社への通勤費や商談や打ち合わせなどで取引先へ向かう際の移動費などを指し、経費精算でよく使用される勘定科目のひとつです。

旅費交通費

旅費交通費は、おもに遠隔地へ出張する際にかかった公共交通機関の料金やタクシー代、ホテルでの宿泊費用などのこと。交通費と名称が似ていますが、はっきりと区別されています。

会議費

会議費とは、取引先や社内での打ち合わせの際にかかった会場の費用や、お茶・お菓子、手みやげ代などのこと。1人あたり5,000円以下までを会議費として仕訳できます。

消耗品費

消耗品費とは、取得価格が10万円未満または使用可能期間が1年未満の消耗品の購入費用のこと。文房具やコピー用紙、プリンターのインクのほか、10万円以下であればパソコンやソフトウェアなども消耗品費として計上することができます。

通信費

通信費とは、業務遂行のための通信手段にかかる費用のこと。インターネットの利用料や携帯電話料金のほか、切手代金や送料なども含まれます。ただし、はがきや封筒は消耗品費にあたるため注意しましょう。

研修費

研修費とは、社内研修や外部のセミナーへの参加費用などを指します。

新聞図書費

新聞図書費とは、業務に関する書籍・新聞の購入費や定期購読のための費用などのこと。電子書籍やメールマガジンの購読料、データベースの使用料なども含めることができます。

福利厚生費

福利厚生費とは、企業が給与以外で従業員に使用する費用のこと。雇用保険や労災保険、健康診断、慶弔見舞金のほか、社員旅行など従業員全員が対象のイベントにかかった費用も含まれます。

雑費

雑費とは、他の勘定項目に当てはまらず、少額で頻度の低いもの。クリーニング代やごみの処理手数料などがこれにあたります。

広告宣伝費

広告宣伝費とは、不特定多数に向けた宣伝費用のこと。ホームページやメルマガ、バナー広告などWEB媒体での宣伝のほか、新聞やポスターなどの紙媒体、名刺や販促物の費用も含まれます。

経費には該当しない費用

会社の売上につながらない以下のような費用については、経費には該当しませんので気を付けましょう。

仕事で着用するスーツ

勤務中に従業員が制服を着用する必要がある場合の制服代は経費にできますが、日常的に着用するビジネススーツやネクタイ・靴などは経費には該当しません。
従業員はこういった費用として使えるように「給与所得控除」により年収に応じた控除を受けているためです。

旅行費用

役員だけの旅行や、社長が家族だけで行く旅行にかかる費用を経費とすることは不可となります。仕事として目的のある出張や社員全員が対象の社員旅行とは違い、会社の利益や全従業員に対する福利厚生につながらないためです。

税金

企業に課される法人税や法人事業税なども経費として計上できません。納税は義務であり、支出として扱わないためです。

余剰在庫

仕入れたのち、まだ売れていない余剰在庫も経費に該当しません。仕入れ費用が経費として扱えるのは売れた分についてだけなので、注意しましょう。

経費精算の流れ

例えば「立て替えた費用の精算申請は1ヶ月以内に行う」「10万円以上の費用がかかると予想される場合は事前に仮払い申請を行う」など、経費精算についての規定は会社ごとに定められています。ここでは事前に仮払い申請を行わずに従業員が経費を立て替えた場合の一般的な経費精算の流れを解説します。

従業員が費用を支出
（立て替える）

交通費や出張費、備品購入代金などを従業員が会社に代わって立て替えます。

領収書をもらい保管する

立て替えを行った証明として、支払い先に領収証を発行してもらい保管します。
宛名欄には社名の正式名称を書いてもらいましょう。

社内ルールに則って
経費精算申請をする

会社指定の経費精算書に必要事項を記入のうえ領収書を添付し、決裁権限者に提出します。一般的に経費精算書には以下のような内容を記載します。

申請日
申請者の氏名
申請者の所属部署
支払い日
支払い先
支払い内容
支払い金額
備考欄
決裁権限者の承認印

記入漏れや誤字による差し戻しが発生しないようにマニュアルやチェックルールを定め、従業員に徹底させるようにしましょう。

決裁権限者が承認する

申請者から経費精算書類を受け取った決裁権限者は、内容に問題がないか確認し、必要に応じて押印をして承認。その後、経理担当者に回します。
決裁権限者が多忙であったり外出が多かったりする場合、紙の申請書を回覧していてはなかなか決裁が進まないことがあります。

経理担当者が承認し、
仕訳をする

経理担当者は申請内容に間違いがないか、申請書に記入漏れがないか、領収書が添付されているかなどを確認して仕訳を行います。

従業員に払い戻しされる

仕訳後、申請内容が経費として認められれば申請者に払い戻しされます。
払い戻しの方法は振込もしくは現金払い。現金での払い戻しの場合、会社が支払い用に用意している小口現金から行われます。

経費精算書の種類

経費精算には「実費精算」と「仮払精算」の2種類があります。
実費精算とは、従業員が立て替えておいた費用を会社へ申請して精算すること。前項でご紹介した経費精算の流れは実費精算の場合となります。
一方、仮払精算は、費用が確定していない状態で概算の金額を会社に仮払いしてもらい、使用した金額が確定した後に差分を精算すること。これらの経費精算は、以下の3種類の申請書を使用して行われます。

仮払経費申請書

仮払経費申請書とは、営業活動や備品購入の前に会社から費用を仮払いしてもらうための申請書。出張時の交通費や宿泊費などを従業員が立て替えると負担が大きくなるため、事前に概算費用を申請して会社から仮払いしてもらいます。
出張先では仮払金を使用するたびに証明として領収書を受領し、精算時に提出が必要です。

仮払経費精算書

仮払経費精算書とは、会社から仮払いしてもらった費用を精算するための申請書。
例えば出張前に仮払いを受けていた場合、実際にかかった費用の内訳を申請書に記載し、領収書を添えて清算の申請をします。経理担当者の確認後、余剰があれば返金し、不足があれば追加で支払ってもらうという流れになります。

出張旅費精算書

出張旅費精算書とは、出張の際に従業員が立て替えた費用を精算するための申請書。申請には費用の内訳とともに領収書を添付するため、従業員は必ず受領して保管しておく必要があります。
出張時の食費や宿泊費、接待交際費などの支給額の上限は「出張旅費規程」として定めておくのが一般的。例えばホテル代を「一泊につき10,000円まで」と規定しておけば、経費として計上できない高級ホテルへ宿泊してしまうといった事態を未然に防げます。「出張の定義」や「出張の際に必要な手続き」なども明確にしておくと従業員は予定を立てやすくなり、会社は出張費の管理をしやすくなります。

経費精算を行うときの注意点とは

経費精算を行うときに経理担当者が注意すべきことは、おもに以下の2点です。

正確な仕訳を行う

経理担当者には正確な仕訳を行うことが求められます。仕訳を間違えば法人税に影響が及ぶほか、修正申告が必要になることもあるためです。

例えば、会議の際の飲食代などは1人あたり5,000円までは会議費として計上ができ、5,000円を超える場合は交際費として扱われます。この際に5,000円以下だったにも関わらず間違えて交際費として仕訳した場合、損金として扱えなくなり節税効果が薄れてしまいます。

このような仕訳のミスを防ぐため、しっかりと勘定科目を把握し、正確に仕訳をすることが必要なのです。

不正な申請がないかチェックする

経理精算を行う際には、故意によるもの・ミスによるものに関わらず、不正な申請は防がなければなりません。チェックを怠ると以下のような不正が行われる可能性があります。

経費の水増し請求
領収書の金額の改ざん
架空の経費精算申請

このような不正が横行する背景には、人員不足によるチェックの甘さや、手続きの煩雑さから処理がずさんになってしまっているといった要因があります。不正な申請を防止するためには、社内の管理体制や不正防止の仕組みづくりが必要です。

経費精算における企業の課題やリスク

手作業によるミスの発生

経費精算が紙やExcelなどのフォーマットを使用して行われている場合、手作業によるミスが起こりやすくなります。
書類の不備で何度も差し戻しが発生してなかなか処理が進まない…というのは、どの企業でも起こり得る問題。また、経費精算についての問い合わせ対応などで経理担当者の負担が増えることもヒューマンエラーにつながる一因です。そういったミスを防ぐためには経費精算について定期的に周知をしたり申請ルールを徹底させたりといった対策が必要ですが、これには人件費などのコストが余計にかかってしまいます。

保管方法

経費精算の帳簿や領収書は法人税法によって7年間保存しなければならないと定められています。しかし紙の書類は場所をとるほか、紛失や不正持ち出しをされてしまう危険も。加えて、いつでも確認できるよう管理が必要なため、管理をする人員の人件費がかかったり、管理場所を借りたりする場合は利用料・賃貸料といった費用も必要となります。

承認作業の遅延

紙の申請書を回覧して承認を得る必要がある場合、承認者不在などの理由で承認作業が停滞してしまう可能性があります。
承認の流れが止まってしまうと、処理が月末に集中する・月をまたいでしまうといったリスクも。それによって経理担当者の負荷が増えれば、ヒューマンエラーのリスクも高まってしまいます。

経費精算を効率化するには

精算業務を外部に委託する

経費精算に関わる業務を請け負っている企業やサービスなどに外部委託すれば、社内の負担を減らすことができます。委託費用はかかりますが、経理担当者の負担軽減や人件費削減以外にも、第三者の目線が入ることで不正の防止につながるというメリットがあります。

デメリットは、社内にノウハウがたまりにくいこと。経理の知識を持った人材育成が進まず、将来的に社内で経費精算業務を行う必要があった場合に混乱をきたすこともあるでしょう。

業者選びは、委託したい業務範囲と請負範囲がマッチするか、情報に対するセキュリティ対策が万全かといった点がポイント。緊急でも対応してもらえるかどうかなど、サポート体制も確認しておきましょう。

マニュアルを作成してルールを明確にする

自社の経費精算をスムーズに行うために、まずは経費精算におけるルールを明確化しましょう。決められたルールに沿って処理するようになれば、各自の確認工数の削減やヒューマンエラーの減少が見込めます。ルールをマニュアル化しておけば、従業員の認識統一にも有効です。

経費精算システムを導入する

社内でのルール作りが難しい場合や外部に委託することに抵抗がある場合は、経費精算システムを導入するのも有効です。

経費精算システムとは、経費精算における申請や承認など一連の処理を効率的に行うためのシステムのこと。すべての処理がシステム上で完結するので紙の書類が必要なくなり、データの管理も容易なことがメリットです。

デメリットとしては、導入前の社内マニュアル作成や周知に工数がかかること、従業員が操作に慣れるまでに時間を要する点などが考えられます。導入には当然ながらコストもかかるので、工数削減との費用対効果を考えて検討しましょう。

脱アナログで効率化！経費精算システムの導入事例

電子帳簿法対応！1ユーザー月額300円で使える「SmartFlow」

「SmartFlow」は、1ユーザー月額300円で利用可能なクラウド経費精算システム。経費精算業務を網羅的にカバーしており、電子帳簿保存法にも追加費用0円で対応しています。
高精度のAI-OCR機能が標準搭載されており、請求書やレシートなどの画像から伝票起票に必要なデータを読み取ることが可能。申請や承認もスマホから行えるため、経費精算業務の効率化が叶います。
また、紙やメールで届いた請求書を電子データ化してクラウド上で保存できるため、従来の紙の請求書管理にかかるコストも削減可能です。
2024年1月1日から「電子取引」に関わるデータの電子保存の義務化にも完全対応。これらの機能を備えながら、業界トップクラスの低価格で提供しています。