自動採番機能
SmartFlowの自動採番機能
SmartFlowの自動採番機能は、申請フォームに簡単かつ効率的に通し番号を割り当てる機能です。これにより、手作業での採番作業が不要になり、業務の効率化が図られます。
さらに、文字列を通し番号に追加することで、文書の種類や部門ごとに分類しやすくなり、管理が容易になります。また、採番のタイミングやリセットするタイミングをカスタマイズも可能で個々の業務フローに合わせた採番管理が行え企業のニーズに応じた柔軟な文書管理が実現できます。SmartFlowの自動採番機能で、より効率的かつ簡単な文書管理をお試しください。
採番の管理方法（完了時、自動割り当て）
SmartFlowではかんたん3ステップで採番管理が可能です。
- まず、管理画面で採番ルールを設定し、登録しておきます。
- 次に、稟議書を申請します。
- 最終承認者が承認を完了したら、事前に設定したルールに従って稟議書に自動的に採番が割り当てられます。
SmartFlowを使うことで、紙書式での運用時に発生する台帳管理の手間や番号の重複リスクを回避できます。システム上での採番管理は効率的であり、さらにスムーズな業務運用が実現できます。SmartFlowで、手間とリスクの少ない採番管理を始めましょう。
自動採番機能 設定における3つのポイント
SmartFlowは、申請書や稟議書の番号を自動でつけることができる自動採番機能によって、業務の流れがよりスムーズになります。ここからは、実業務に合わせて各自で選択、設定いただけるポイントを3つご案内します。
1
採番構成設定
連番の桁数や日付・テキスト組み合わせによる柔軟な設定が可能です。さまざまな採番パターンを簡単に作成できます。
2
タイミング選択
実業務に合わせたタイミングで採番を割り当て可能です。業務フローに合わせた効率的に運営いただけます。
3
リセット周期選択
リセット周期を日毎、月毎、年毎から選択して設定できます。業務ニーズに応じて効率的で柔軟な文書管理が可能です。
01
柔軟な採番構成の設定
SmartFlowの自動採番機能では、柔軟な採番設定が可能です。連番の桁数を自由に設定できるだけでなく、日付やテキストを組み合わせて、よりわかりやすい番号を作成することができます。例えば、西暦の4桁や2桁表示、日付や月の表示を選択できるだけでなく、ゼロ埋めの有無も設定可能です。これにより、以下のような多様な採番パターンが作成できます。
- YYYYMMDD-0001（2023年5月1日の申請書：20230501-0001）
- YYMM-0001（2023年5月の申請書：2305-0001）
- APJYYYYMM-0001（Aプロジェクトの2023年5月分申請書：APJ202305-0001）
このように、SmartFlowの自動採番機能を活用することで、業務に合った柔軟な採番設定が可能になります。これにより、文書の管理がより効率的で、追跡しやすくなります。
02
採番のタイミングを選択可能
※決裁時の採番機能について開発中機能です。
SmartFlowの自動採番機能では、採番のタイミングを柔軟に設定できます。 申請時、決裁時、完了時の3つのタイミングから選択して、自社の業務フローに合わせた採番管理が可能です。 例えば、申請時に採番した場合、申請書を申請したと同時に、一意の番号が割り当てられ、管理しやすくなります。 また、決裁時に採番する場合は、決裁が得られた申請書にのみ番号が付与されるため、承認済みの文書のみが追跡・管理できるようになります。 申請書に応じ、必要なタイミングでの管理がスムーズに行え、効率的な業務運営が実現できます。
03
カスタマイズ可能なリセット周期設定
SmartFlowの自動採番機能では、採番のリセット周期を自由に設定できます。 デフォルトではリセットされない設定になっていますが、日毎、月毎、年毎から選択して、採番をリセットすることができます。 例えば、報告書や関連書類など、申請数が多いフォームでは、月毎にリセットして管理することができます。 これにより、毎月の業務をスムーズに追跡・管理でき、文書の整理が容易になります。また、年度ごとに番号をリセットすることで、年度別の文書管理が行いやすくなります。 このように、業務のニーズに応じてリセット周期をカスタマイズすることで、効率的で柔軟な文書管理が実現できます。
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