提出依頼機能
「ワークフローで効率的に申請書を集めよう」
SmartFlowは申請書の提出依頼の手間を「かんたんに」解決できます。
目次
提出依頼
提出依頼とは？
提出依頼とは、あるタスクや作業、申請書において、特定の人に対して提出を求めることです。これは通常、企業内での申請書の管理やタスクのステータスを確認するために利用されます。
提出依頼は通常、メールやチャットツールなどを使って行われますが、ワークフローシステムを採用することで、一気通貫でより効率的かつスムーズな提出依頼が行えるようになります。
ワークフローシステムはタスクの自動化や手順の管理、進捗の監視などができるため、提出依頼を行う際にとても役立ちます。SmartFlowなら、提出依頼に関する手間をかんたんに解決します。
提出依頼に関連するトラブル
提出期限を間違えている
提出期限が明確でない、または誤って設定されている場合、従業員の提出が遅れてしまうことがあります。管理者は提出期限をしっかりと定めて、申請者に通知する必要があります。
SmartFlowでは、提出依頼を実行する際に、必ず提出期限を設定するので、このようなトラブルは起こりません。
情報の不備
従業員が提出に必要な情報を取得できていない場合、提出が遅れたり、不正確な情報が含まれていたりする可能性があります。 特定の業務で利用する申請書では、事前申請と情報がつながっている為、提出に必要な情報を別の申請書と紐つけて取得する必要があります。
SmartFlowでは申請書の紐つけ機能（2023年05月30日リリース予定）を開発中です。
コミュニケーション不足
提出依頼者と従業員（申請者）の間で充分なコミュニケーションがとれていない場合、従業員は何をどこに記載して、いつまでに提出すれば良いかがわからず、管理者が求めている情報を記載した申請書を正確に提出すること行うことができない可能性があります。
これらの問題を回避するためには、明確な提出期限の設定、明確な提出指示の作成、必要な情報の提供、および十分なコミュニケーションの確保などが重要になります。SmartFlowはこれらのトラブルを未然に防ぐことを考えて開発されているため、スムーズに提出依頼を行うことができます。
ワークフローシステムを導入する以外で、この業務に対応する代表的な例としては、メールで申請者に提出を依頼するというものがありますが、メールで提出依頼をすると、どの部署の誰に依頼をするのか、誰が未提出なのかの管理が大変です。
提出されても、入力漏れがあり再提出の依頼が必要だったり、依頼した内容の進行状況がわからないという問題が発生します。
提出依頼業務に関する申請者の困った事
悩み１
従業員A 提出依頼のメールを見落としてしまう
山ほどあるメールに埋もれて、提出依頼のメールを見落としてしまうことがあります。悩み２
従業員B どの申請書を利用するば良いかわからない
提出依頼のメールがきたが、在宅で勤務しているため、気軽に概要を聞ける人がいない。どの申請書で提出をしていいのかもわからない。悩み３
従業員C 提出期限を過ぎてしまい、トラブルになった
後でやれば良いやと思って後回しにしていたら、タスクの管理ができず、提出期日を過ぎてしまいました。結果として、管理者から催促をされ、全体の作業のスケジュールに影響を及ぼしてしまいました。SmartFlowなら、提出依頼に関するトラブルを全て解決！
ユーザーは、申請書の管理者から明確な提出期限を提示された提出依頼を受け取ることができるので、いつまでに何をすれば良いのかがすぐにわかります！
どんな書類の提出を依頼するのか？
ここでは、企業が提出を依頼することがある書類の具体例を紹介します。
年次報告書
従業員が過去1年間の仕事内容や成果をまとめたものです。
→人事部では、人事考課を実施するために、従業員の成果や業務内容を集めることがあります。この申請書が提出されない場合、会社の規定に沿って、従業員を正しく評価することができなくなる可能性があります。
休暇申請書
従業員が休暇を取るための書類です。
→日本では、平成31年４月より、法定の年次有給休暇が10日以上の全ての労働者 に対し、毎年５日間、年次有給休暇を確実に取得させることが必要となっています。従業員の有給日数が不足している場合に、管理者は休暇申請書の提出を求める場合があります。
資格申請書
従業員が修了試験や試験などで資格を取得するための書類です。
→専門的な知見やスキルが必要とされる会社では、従業員に対して、資格の取得を推奨していたり、合格したら一定額の報酬を出している企業があります。これらの活動を正確に管理するために、管理者は、視覚に関する申請書の提出を依頼する場合があります。
勤怠申請書
従業員が勤怠に関連する申請を行うための書類です。
→働き方改革や世界的なパンデミックを背景として、従業員がいつ、どこで、どれだけ働いているかを正確に把握することが難しくなりつつあります。会社の基本ルールに沿わない働き方をしている従業員に対しては、勤怠に関する申請書の提出を依頼する場合があります。
ヒヤリハット報告書
重大事故を防ぐために、申請してもらう報告書です。
→企業は自発的にヒヤリハット報告に取り組み、集めた事例から適切な対策を取ることが必要になります。
作業報告書
作業報告書はその日の作業内容を上司が確認するうえで必要となる書類です。
→作業報告書は作成する人によってはわかりづらい内容になったり、全く意味を成さないものとなったりしてしまうこともあるので、誰でも書きやすいフ申請ォーマットにして、準備すること重要になります。
提出依頼をシステム化することが重要である理由
提出依頼機能があるワークフローシステムを利用する必要がある理由としては、以下のようなものがあります。
情報の集約
従業員から提出物を集めることで、効率的に情報管理ができます。
手間の軽減
従業員に対して提出依頼をすることで、手間のかかるフォローアップや問い合わせのコミュニケーションを最小限に抑えることができます。
正確な情報の集約
提出依頼をすることで、正確な情報を集めることができます。
時間の節約
仕提出依頼機能を利用することで、従業員からの提出物を効率的に受け取り、確認する時間の節約が期待できます。
チームの効率的な運営
提出依頼をすることで、従業員からの提出物を一括して管理することができるようになるので、チーム全体の運営がより効率的になります。
SmartFlowなら！
提出依頼機能を利用して、従業員から申請を正確に回収！
SmartFlow提出依頼の特徴①
ユーザーを選択し、提出依頼を一括送信
機能概要
所属・役職ごとにユーザーを検索、絞り込みが出来るので、提出を依頼するユーザーを選択するだけで提出依頼を一括送信することができます。
SmartFlow提出依頼の特徴②
管理者は提出依頼した申請のステータスを簡単に確認
機能概要
管理者は誰に提出依頼を送信して、誰が未提出なのかを一覧画面で確認可能です。
一覧画面では、申請者が申請をしていないのか、申請者は申請をしたけれど、承認者が承認をしていないのかも、ステータス毎に一覧で確認することができます。
提出待ちのステータスに対しては、申請者に催促通知を飛ばすことができ、承認待ちのステータスになっているものは、承認を止めているユーザーに通知が飛びます。
また、誤って対象ではないユーザーに対し提出依頼をしてしまった場合には、削除ボタンから提出依頼の取り消しが可能です。
SmartFlow提出依頼の特徴③
申請依頼が届いたユーザーは、下書きで作成された申請フォームに内容を入力するだけ
機能概要
申請依頼が届いたユーザーは、決められた申請フォームに内容を入力するだけなので、入力漏れもありません。
