申請書類や
報告書類の提出依頼

～対象者全員から、期限内に確実に書類を集めるために～

申請フォームの
デジタル化

SmartFlowなら、今まで紙で運用していた見やすい書類様式を踏襲することができます。さらに、スマホでもPCでもかんたんに入力できる充実したサポート機能で、申請者を手厚くサポートします。

申請・報告業務の実情

申請書や報告書について、担当者がいつも自発的に行動し、会社のルールや期日どおりに、記入漏れや記入ミスがなく、確実に実行してくれれば苦労はありません。
しかし、実際には担当者は忙しく、また、会社のすべてのルールに精通してはいないので、期限通りにすべての書類が完璧に揃うことはなかなかありません。
業務部門からは催促や確認の連絡を何度も入れながら、やっとすべての書類が出揃う、というのが実際のところですよね。

提出依頼機能の目的

このような状況を打破したい！というお客様の要望から、提出依頼機能は生まれました。
会社のルールを熟知している業務部門の担当者が申請・報告業務を積極的にコントロールすることで、書類を確実に集めよう、という機能です。

提出依頼の基本的な流れ

01 提出依頼を行う

業務部門が提出依頼を行います。
① 対象書類　②提出期限　③対象者　を設定して依頼を行います。
申請者や対象者は検索できるため、かんたんに設定可能です。
対象者を一括で登録可能なエクセル登録機能・依頼者が把握している項目を入力済の形で提出依頼をかける機能を現在開発中です。
※エクセル一括登録は2023年9月末リリース予定

02 進捗確認・催促の実施

提出状況の確認を行います。依頼を行った対象者ごとに、申請・報告の実施状況をまとめて確認することができます。
提出期限が迫ると、自動的に催促のメールをシステムから送ります。また、提出状況一覧から個別に催促メールを送ることも可能です。

実体験を活かして生まれた機能

前職での経験

私はある大手小売企業で、店舗からの様々な申請や報告を受け付けて、それを元に処理を行ってきました。

申請については、受け付けた後に速やかな処理手続きを進めなければなりません。
例えば、店舗から備品の手配についての申請が回ってきた場合、要望された期日までに対象の備品が届くように、取引先と調整していかなければなりません。

報告についても、無数に届く報告を、タイムリーに正しく情報として整理して社内共有を図っていかなければ、報告を受けたこと自体が無意味になってしまいます。

一方、相手は何百もの店舗と店長、そして何千人ものスタッフです。私個人が責任を全うしようとしても、相手があまりにも多いゆえに、思い通りに進行しないという悩みも抱えていました。

期日通りに、あるいは必要なリードタイムで申請が回ってくれば良いのですが、間に合わないようなタイミングで申請がくることもしばしばありました。

また、申請書や報告書の内容に記入漏れや記入ミスがあることが分かった場合は都度確認が必要ですが、多拠点展開の場合、確認を１つ１つとることも大変でした。

真因を考える

最初の頃は、期日までに提出されないことや、かんたんな記入ミスなどに対して、「何でこんなかんたんなことを正しく実行してくれないのだろう」とストレスに感じてしまったものです。

一方、現場で働く人のことを知れば知るほど、店長は営業活動やスタッフ教育のために常に忙しく、また、店舗の手続きをすべて実行するためには理解しなければならないことがあまりにも多い、ということが見えてきました。

そうした気づきから、ミスを指摘して店長の行動を是正しようとするのではなく、ミスが発生しないような仕組みをつくったり、先回りの行動がとれるようにしたいと考えるようになりました。

経験を活かして生まれた「提出依頼機能」

私は現在、SmartFlowでカスタマーサクセス（導入支援）の業務を行っています。その中で、多くのお客様も同様の悩みを抱えていることに気が付きました。そこで、解決策を社内提案して生まれたのが「提出依頼機能」です。

提出依頼機能では、業務担当者が先回りして、申請者のサポート的な動きをとることができます。提出期限を明確にして依頼をかけたり、期日が近づいた場合には再度催促のメールを送ることができます。忙しい中でも、期日が明確にされている分、忘れずに合間の時間で申請を行えるようになります。

また、今後の開発予定としては、

①さらなる入力サポート
申請書で、埋められる項目はできるだけ埋めた形での提出依頼を実行できるようにしていきたいと考えています。

②提出依頼の自動化
他システムやSmartFlowの他機能でのアクションやアラートを発生源として、提出依頼を自動的に行える機能も検討していきます。これにより、提出依頼によりサポートできる申請・報告業務の対象も大きく広がってくると考えています。

終わりに

最前線で働く人も、各業務を管理・実行していく人も、それぞれ仕事に目的があり、課題があり、悩みもあります。決して両者を対立構造とせず、円滑に業務を実行できる業務基盤づくりができるよう、SmartFlowを進化させていきたいと考えております。ユーザー企業様のご意見も非常に大切ですので、ぜひ積極的なご要望をお待ちしています。