申請フォームのメンテナンスは最小限に

柔軟な承認経路の分岐、 自分の会社にあった、承認経路の構築で業務の効率化ができます。

柔軟な承認経路の分岐

500以上で利用する顧客の複雑な業務フローにも難なく対応可能

且つ分岐の設定で、大企業ならではの、詳細設定が必要な業務フローにも広く対応

役職や所属だけでなく。申請フォームの入力情報を分岐する為の条件に設定が可能。

1. 柔軟な承認経路の分岐

承認ステップや条件分岐が詳細に設定出来る為、人数が多く複雑な組織でも、思い通りに設定が可能です。 会社の組織に適応した承認経路を作成する事で、最小限の申請フォームでの運用が可能になり、管理者は申請フォームをメンテナンスする手間を削減出来ます。
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2. 500名以上で利用する顧客の複雑な業務フローにも難なく対応可能

Smart Flowでは、承認経路を作成する際に、無数の承認ステップを作成することが可能です、主に20名〜50名の中小企業で使用される、3〜5ステップはもちろん、500名以上の大企業で利用する際の5~10ステップ、医療施設で重大な稟議を申請する際に利用する20ステップでも、難なく設定する事が可能です。

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3. 且つ分岐の設定で、大企業ならではの、詳細設定が必要な業務フローにも広く対応

承認経路を作成する際は、分岐条件を設定した後に、さらに詳細な分岐条件を設定可能。ステップだけでなく、分岐条件も無数に設定出来るので、500名以上の大企業で利用する際のレアケースにも柔軟に対応が可能です。

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4. 役職や所属だけでなく。申請フォームの入力情報を分岐する為の条件に設定することが可能。

申請書を内容によって、別の承認者に分岐させる際は、申請書の役職や所属の情報だけでなく、申請書類の入力情報で分岐させる事が可能です。例えば、チェックボックスやラジオボタンで特定の選択をしたユーザーの申請書は、別の承認者に回すなどの運用が可能です。また、金額によって、5,000円以上の稟議申請は、2名の承認ステップを必要とし、4,999円以下は1名の承認ステップで完了とするなどの設定も可能。会社の業務や実態に合わせて柔軟な編集が出来ます。

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承認経路の設定はなぜ重要なのか?

承認経路を設定する事によって、内部統制が強化されます。具体的には、申請フォーム毎(業務毎)に承認経路を取り決めて、設定することによって、全従業員があるべきルールに従って、業務手続を行い、適切な申請、承認が行われるようになります。 承認経路の設定によって、いつまでに、誰が、どの申請を承認するのかという証跡も管理することが出来るようになります。承認経路を明確に設定すれば、申請承認の状況を把握するが困難になる状況を防ぎつつ、誤った承認者に、誤ったフォーマットで申請してしまい、後から不備が発覚するといった問題もも無くなります。

承認経路は、適切な意思決定を支援する機能である

承認経路を柔軟に設定できることで、企業としての適切な判断、意思決定を行うことが可能になります。

承認経路が設定されていない場合、適切な人物の承認を得ないまま決裁されてしまう可能性が高まり、誤った判断を下した結果、現場の業務を混乱させてしまう問題が発生しやすいと言えます。

承認ルートはどのようにして決めるのか

承認経路を初めて作成する際、全て同じルートで作成してしまうと、最終決定者だけでは、承認タスクを処理しきれなくなり、決裁までに多くの時間が掛かってしまいます。管理者は「申請の内容、重要度に沿った承認ルート」を作成すべきでしょう。

具体的には、各人物にどのような職務を任せるかを明文化した「職務権限規定」を確認し、この内容に沿って承認経路を作成することをお勧めします。企業によっては、職務権限規定は存在するものの、承認経路は申請書類毎に明確に決めておらず、ツールを導入する際に初めて承認経路を明確に決定する企業様もいらっしゃいます。

組織には、多くの申請の種類がある為、全ての申請書の承認経路を同じに設定すると、一定の人物に承認依頼が集中することになってしまいます。

規定に沿った承認経路を作成することで、円滑な組織運営が出来るようになります。

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