承認フローとは？
SmartFlowの承認フローの
特徴を紹介

申請フォームの
デジタル化

承認フローとは?

承認フローとは、稟議や申請業務において、申請者により作成された社内文書が、
組織内の適切な権限を持つ人々を経由して、承認、確認、または処理される一連のプロセスを指します。
企業の意思決定や業務実行プロセスにおいて、効率性、透明性、アカウンタビリティを向上させるために必要な仕組みです。

承認フローをどのように設定すべきか？

多くの企業では、職務権限表によって、プロセスごとに誰が立案し、誰が承認し、誰が決裁を行うかを定めています。
紙の書類で行う際もワークフローシステムで行う際も、承認フローの設定に向けた基本的な考え方は同じであり、規程に沿った設定が必要です。

ワークフローシステムにおける留意点

承認・確認プロセスについて、紙で運用しているときには、ある意味柔軟で臨機応変な対応が可能です。
例えば、公式な承認フローには含まれていない人だけれども、この案件では関りが深いので承認フローに含めよう、というケースや、
Aさんが不在なので先に並列のBさんには承認をもらっておこう・・・などのケースです。

こうした現場で発生しうる状況に柔軟に対応可能なワークフローシステムを選ばないと、
システム化したことでかえってプロセスがストップしてしまうことがあるので要注意です。

SmartFlowをお勧めしたいポイント

SmartFlowは、日本企業の様々な承認フローや、
日常仕事現場で起こりうるシーンを想定して、必要な機能を取り揃えています。
また、ユーザー企業の皆様のご要望を積極的に取り入れ、
新機能の追加や既存機能の改善もどしどしと行っておりますので、ぜひお試しください！

書類

稟議（意思決定・決裁を求める）、申請（特定の処理・手続きを求める）、報告（実行結果を報告する）などの目的によって、
さらには書類ごとに承認フローが異なってきます。SmartFlowでは、個別の書類ごとに承認フローを設定することができます。

申請

申請が承認フローのスタートです。
SmartFlowでは、書類毎の立案・起案可能な権限に沿って、ユーザーごとに取り扱い可能な書類を絞ることが可能です。

システムならではのきめ細かな設定

個人情報を取り扱う場合などで、項目ごと・承認ステップごとに表示・非表示の設定をきめ細かく行うことができます。
例えば、採用書類などで、住所や電話番号等の項目について、申請者と人事部には表示されるが、承認行為には不要な情報のため、承認者には非表示とする、といった設定が可能です。これは、紙の書類では実現のできない、システムならではの機能と言えます。

現場のニーズにお応えした提出依頼機能

申請・報告業務では、業務管理者が提出を求めることをスタートとすると業務がスムーズになるケースが多く、SmartFlowでは現場のニーズにお応えした提出依頼機能もご用意しています。

承認

かんたん操作で設定可能

適切な権限を持つ人が承認を実行します。承認者は、組織内の役職、権限、責任に応じて設定してください。
SmartFlowの承認フローは、ワークフロー図を作成するイメージで、かんたんな操作で設定することが可能です。

業務シーンで必要なアクションを網羅

SmartFlowでは申請～承認だけでなく、実際の業務シーンで必要なアクションをすべて網羅しています。

取戻し

申請者が、申請完了後に誤りに気が付いたときや、承認依頼先の誤りが発覚した際などに、承認ステップを自分に取戻すことができます。内容を修正して、再申請を行うことが可能です。

取消し

申請者が、申請書を取消しする際に利用します。

差戻し

承認者が、申請内容の不備を発見した場合は、コメントをつけて差戻すことができます。
承認ステップが複数ある場合は、どのステップまで差戻すかを選択することができます。

拒否

承認者が申請内容を確認して、申請すべき内容でないことが判明した際、申請を終わらせたい時に利用します。

代理申請/代理承認

申請者または承認者について、代理者を事前に設定しておくことで、申請および承認行為について代理実行を行うことができます。

引上承認

承認者が臨時で不在の場合などに、次の承認ステップの承認者（例えば、課長の代わりに部長）が承認ステップを引き上げて承認することができます。

紙レベルで使いやすい承認機能

承認業務は、申請よりも責任が重い上、上位レイヤーになればなるほど承認依頼が集約され、業務ボリュームが大きくなってきます。SmartFlowでは、承認業務における「正しい判断」と「利便性・スピード」の両立を目指した機能の充実を進めています。

WEB画面ではなく、見やすい帳票の様式（添付資料も含めて）で承認を実行できる機能です。タブレットやPCなどの画面サイズで実行すれば、紙で行っていた際と同レベルの承認実行が可能になります。
(8月末実装予定)

SmartFlowでは、書類ごとに一覧表示で確認できる情報をカスタマイズすることができます。この特性を活かし、書類について1件1件詳細確認せずとも、重要なポイントのみ一覧で確認した上で、一括承認を行うことが可能です。
(表示情報のカスタマイズについて8月末実装予定)

承認フローのパターン

一般的に、承認フローは組織階層に合わせていくつかの段階を経る必要があります。
Smartflowでは、様々な業務ニーズに即した承認フローのパターンをご用意しており、事前に設計したとおりに自動で書類が回っていきます。

階層別承認

もっともオーソドックスな承認パターンであり、上位役職者を承認者として設定していきます。SmartFlowでは、個人名による設定だけでなく、部署・役職での設定を行うこともできます。

グループ承認

部署などのグループでの承認設定ができます。部署の全員の承認を求めるパターン、または部署の誰かが承認を行えば次のステップへ進めるパターンを選択することができます。

指名承認

オフィシャルな承認フローには含まれていないものの、案件の内容的にこの人にも承認を得ておきたいといった際に、次の承認者を指名することができます。

並列承認

複数の承認者を設定して、同時に承認フローをまわすことができます。（開発予定機能）

回覧

SmartFlowでは、各ステップで情報共有目的の回覧設定も可能です。

階層ステップに制限なし

SmartFlowでは、階層のステップに制限がありません。この特性を活かし、申請～承認までにとどまらず、業務の実行までを承認フローに含めることが可能です。

条件分岐

承認フローでは、条件に基づいてルートが設定することができます。
例えば、10万円以下であれば課長承認でＯＫだが、10万円を超えると部長の承認まで必要になる、といったケースです。

設定可能な項目

・申請フォーム内の入力項目の内容に応じて分岐の設定が可能です。

所属、合計金額、日数などの入力内容
ラジオボタンやチェックボックスの選択内容など

設定可能な条件

・分岐条件は以下のとおりです。

等しい（＝）、等しくない（≠）
以上（≧）、以下（≦）、超（＞）、未満（＜）

状態と通知

申請に関わるメンバーは、承認ステップがどこまで進行しているか進捗をリアルタイムで確認することができます。
申請が滞留した場合も、どこでストップしているかがすぐに確認できます。

承認の進捗確認

承認フローのステータスは、「申請中」「決済済み」「完了」となります。現在は申請中か完了のみで、ステップの進捗状況が見えるのみですが、承認フローにおける決裁完了の設定ができる機能を開発予定です。なお、申請した時・決裁が完了した時には、それぞれ自動採番で申請NO、決裁NOを発番していきます。

自動採番

自分に承認依頼などのタスクが回ってきたときや、自分が行った申請の決済がおりた際などには、メールやビジネスチャットによる通知を行います。SmartFlowでは、ビジネスチャットの連携に力を入れており、他社にはない一歩進んだ連携方式を取り入れています。　

LINEWORKS、TEAMS、SLACK連携

履歴と監査

ワークフローシステムの基本機能として、承認フローの履歴を記録し、必要に応じて監査に利用できるようにしています。これにより、過去の承認プロセスを確認でき、アカウンタビリティが向上し、組織内のコンプライアンスが維持されます。

すべての申請～承認の状況はデータ化されており、業務の分析を実行することが可能です。ダッシュボードやレポート機能から、承認フローの効率性や効果性を向上させるためのインサイトを得ることができます。

統合と自動化

SmartFlowでは、積極的に作業的な業務の自動化を図る機能を開発しています。
プロセス間の統合を行う機能により、１つの申請が終わると、次の申請をタスクとしてつなげることができます。
事前稟議と事後報告など、無数の業務パターンを想定しています。

外部連携

LINE WORKS連携

Teams連携

Slack連携

Docusign連携

OneDrive連携

API連携
Web hook

承認フローの機能開発にあたっての私たちの想い

業務のシーンに合わせた柔軟な
柔軟なアクションが可能であること

紙ベースで書類を運用する際には、自由で柔軟な運用が可能です。例えば、通常のフロー以外の人からも承認を得たい場合には、簡単に説明してから欄外などにハンコをもらうことができます。また、課長が急にお休みになったものの、緊急で進行が必要な案件には、部長に一時的に承認を得て進行させることもできます。

システム化により、通常の承認フローが自動化されるのは当然ですが、上記のようなケースにも柔軟に対応できることが求められます。そうでなければ、「システムは融通が利かない」と感じられ、避けられてしまうかもしれません。SmartFlowでは、このような業務のシーンに沿った機能を開発し、指名承認や引上承認などの機能を提供しています。

承認者に対する機能の充実

業務を考慮すると、「申請」よりも「承認」の方が、圧倒的に責任が重く、また一人当たりの業務量も大きいです。しかし、多くのワークフローシステムでは申請書の作成・データ入力のサポートが優先され、承認者の業務サポートが十分でないことが少なくありません。

例えば、一括承認という便利な機能があります。SmartFlowでもこれを実装しています。これは、複数の申請を一覧からまとめて承認する機能です。しかし、その一方で、内容を十分に確認できないというデメリットがあり、欠点を改善できないままであるシステムも少なくありません。SmartFlowでは、一覧表示する情報を申請書に合わせて変更し、「十分な情報を確認した上で一括承認する」機能を開発しています。

また、今後の目玉機能として「帳票ビュー承認」機能を挙げます。その名の通り、この機能は、WEB画面ベースではなく、従来どおりの申請書・稟議書の様式で承認作業を行うことができます。帳票の形式は、業務の歴史的継続性を担保するだけでなく、見やすさ・理解のしやすさ・判断のしやすさという観点からも重要な要素です。SmartFlowでは、まさに紙レベルの扱いやすさで承認できる機能を提供し、承認業務をしっかりとサポートしていきます。

改善を止めないこと

最後に、SmartFlowは常に改善を追求しています。

第一に、ITの技術は日々進化しており、新たな技術を取り入れることで業務サポートをさらに強化する可能性があります。私たちは常にその可能性を探求しています。

第二に、法令の要求に対応することです。法令によって、企業が従業員や取引先などの関係者から新たに特定の情報を取得する必要が生じることがあります。SmartFlowでは、関連法令に目を向けて、クライアント企業が法令対応をスムーズに行える機能を常に準備していきたいと考えています。

最後に、お客様からの要望に対応することです。私たちが想像する以上に、様々な業務パターンやケースが存在します。ユーザー企業様からは、新機能の要望をたくさんいただいており、私たちはスピード感をもってお応えしていくことを目指しています。

承認フローだけでなく、SmartFlowの機能全般に対して、上記のポイントに沿って改善を止めません。