承認フローのベストプラクティスとは?組織内のワークフローを最適化する方法

目次

承認フローとは

承認フローとは

承認フローとは、承認作業や手順を自動化するためのシステムや手順のことです。このフローは、特定のタスクや作業に対して複数の人が必要な承認を行うことを可能にします。承認フローのカスタマイズ性が高いシステムを利用することで、承認作業を効率的に行い、関係者の入力ミス、記入漏れ等を最小限に抑えることができます。

 

例えば、購買リクエストの承認や決算報告の承認など、特定のタスクに対して決定や承認を必要とする作業に利用することができます。承認フローを整理し、承認作業を効率的に行うことで、より高い業務生産性を実現することができます。

カスタマイズ性の高い承認フローの5つのメリット

承認フローのカスタマイズ性が高いシステムを利用する利点は大きく5つあります。

 

1. 効率性の向上

紙で申請内容を記載した後に、直接上長の元に出向いて確認を依頼するよりも、自動化された承認フローを利用して申請を実施する方がより効率的です。作業が自動化されることで、手間や時間の節約が期待できます。

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2. 業務手順の標準化

承認フローを設定する際に、承認作業を行うための標準的な手順を会社毎に定義する必要があります。これにより、業務毎に申請フォームの承認フローが確立され、一貫性と正確性が向上します。

3. 情報の追跡と分析

承認フローは、承認作業に関する情報を追跡し、分析することができます。これにより、作業の進捗状況や問題点を簡単に把握することができます。SmartFlowでは、承認フローのステップ毎に誰が申請するユーザーなのか、実際に承認者ユーザーは誰なのかを確認できるため、進捗状況の確認だけでなく、承認催促等のアクションもスムーズに実行することが可能です。

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4. 責任が明確になる

承認フローは、承認作業に関わるユーザーの責任を明確にすることができます。これにより、アカウンタビリティが向上します。

5. 相互理解の向上

承認フローは、関係者間の相互理解を向上させることができます。承認フローは、承認作業に関わるすべての人が一貫した情報を得ることができるようになるため、申請内容に関する相互理解が向上します。

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承認フローの活用シーン

承認フローは、さまざまなビジネスシーンで利用されます。今回は承認フローが利用される業務の例を7つご紹介します。

製品のリリース

製品のリリース前に、マーケティング、技術、法務などのチームからの承認を得る必要があります。

法的承認

特定の法律に従っていることを確認するために、法務チームからの承認が必要な場合があります。

契約の調整

契約を調整する前に、法務チームからの承認が必要な場合があります。

人事手当

社員の人事手当を決定する前に、人事チームからの承認が必要な場合があります。

資金調達

資金調達を決定する前に、財務チームからの承認が必要な場合があります。

プロジェクトのアプローチ

プロジェクトのアプローチを決定する前に、経営チームからの承認が必要な場合があります。

広告キャンペーン

広告キャンペーンを開始する前に、マーケティングチームからの承認が必要な場合があります。

これらはあくまで一例であり、承認フローは多様なビジネスシーンで利用されています。

組織に浸透させる承認フローの作成方法

承認フローの4つの型とその特徴

1. 承認者指定型の承認フロー

承認者指定型の承認フローは、申請者が順番に承認者を指定して承認作業を行うタイプです。このタイプは、承認作業において重要性の高いものに適しています。SmartFlowでは、管理者が制限した中から申請者が承認書を選択出来るようになっており、業務によって柔軟な承認フローを回すことが可能です。

承認者指定型の承認フロー

2. 並列型の承認フロー

並列型の承認フローは、複数の承認者が同時に承認作業を行うタイプです。このタイプは、承認作業が早期終了を目的とするものに適しています。SmartFlowでは、所属や役職単位で承認ステップを選択することができるようになっており、その中で特定のユーザーが承認すれば、次のステップにすすむことができます。

並列型の承認フロー

3. 階層型の承認フロー

階層型の承認フローは、承認者を階層的な構造に割り当てて承認作業を行うタイプです。このタイプは、大きな組織での承認作業に適しています。SmartFlowでは、50以上の階層ステップを追加することが可能になっており、大企業での承認作業や承認するために数年間の検討が必要な承認にも対応することが可能です。

階層型の承認フロー

4. 条件分岐型の承認フロー

条件分岐型の承認フローは、特定の条件が満たされた場合のみ承認作業が実行されるタイプです。このタイプは、承認作業に特定の条件が必要なものに適しています。SmartFlowでは、申請フォーム内の項目によって、柔軟に経路を分岐することが可能になっているため、組織内の複雑なルールにも対応することが可能です。
また、分岐した後に、分岐をすることも可能になっているので、複数の条件を申請フォーム内に組み込むことが可能です。

条件分岐型の承認フロー

承認フローを作成する手順

承認フローを作成する手順をご紹介します。

製品のリリース

製品のリリース前に、マーケティング、技術、法務などのチームからの承認を得る必要があります。

ビジネス要件の確認

承認フローが必要なビジネス上の要件を確認します。これには承認のタイミング、承認のステップ数、承認権限などが含まれます。

ワークフローの設計

承認フローのフロー図を作成します。業務毎に承認が必要なユーザーを確認し、どのステップに割り当てるのか、どういった条件の際に割り当てるのかを設定していきます。

権限の設定

承認フローに対する権限を設定します。ステップ毎、項目毎に閲覧権限や編集権限を明確にします。承認が必要ないユーザーは回覧ユーザーに設定したり、経費精算のワークフローにおいて、貸方の勘定科目の編集が必要な場合は財務承認者の権限を付与するなど、業務に合った形で権限の設定を詳細に詰めていきます。

テスト

承認フロー実際に動かして期待通りに動いているかをテストします。

トレーニング

承認フローに関連するユーザーに操作方法や概要を説明しトレーニングを実施します。

これらは一般的な承認フロー作成手順であり、会社毎のルールや文化に応じて柔軟に手順を実行することをお勧めします。

承認フローの設定はなぜ重要なのか?

承認フローを設定する事によって、内部統制が強化されます。具体的には、申請フォーム毎(業務毎)に承認フローを取り決めて、設定することによって、全従業員があるべきルールに従って、業務手続を行い、適切な申請、承認が行われるようになります。 承認フローの設定によって、いつまでに、誰が、どの申請を承認するのかという証跡も管理することが出来るようになります。承認フローを明確に設定すれば、申請承認の状況を把握するが困難になる状況を防ぎつつ、誤った承認者に、誤ったフォーマットで申請してしまい、後から不備が発覚するといった問題も無くなります。

 

また、承認フローは、適切な意思決定を支援する機能もあります。

承認フローを柔軟に設定できることで、企業としての適切な判断、意思決定を行うことが可能になります。

承認フローが設定されていない場合、適切な人物の承認を得ないまま決裁されてしまう可能性が高まり、誤った判断を下した結果、現場の業務を混乱させてしまう問題が発生しやすいと言えます。

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SmartFlow承認フローの特徴①

柔軟な条件分岐が可能

機能概要

SmartFlowでは、承認フローを作成する際に、無数の承認ステップを作成することが可能です。

主に20名〜50名の中小企業で使用される3〜5ステップはもちろん、500名以上の大企業で利用する際の5~10ステップ、医療施設など重大な稟議を申請する際に利用する20ステップでも、難なく設定する事が可能です。

さらに、分岐条件を設定した後に、さらに詳細な分岐条件を設定可能。ステップだけでなく、分岐条件も無数に設定出来ます。

柔軟な条件分岐方法

  ・申請フォーム内の入力項目の内容に応じて分岐の設定が可能です

    項目例:所属、合計金額、日数などの入力内容、ラジオボタンやチェックボックスの選択内容など

  ・分岐条件を豊富に選べます

    条件例:≧、≦、>、<、=、≠

活用例)

  ・製品購入費 10万円未満なら課長へ、10万円以上なら部長へ、など

  ・支店が東京ならステップは3つ、支店がそれ以外ならステップは2つなど

SmartFlowでは、承認フローを作成する際に、無数の承認ステップを作成することが可能です。

主に20名〜50名の中小企業で使用される3〜5ステップはもちろん、500名以上の大企業で利用する際の5~10ステップ、医療施設など重大な稟議を申請する際に利用する20ステップでも、難なく設定する事が可能です。

さらに、分岐条件を設定した後に、さらに詳細な分岐条件を設定可能。ステップだけでなく、分岐条件も無数に設定出来ます。

 

柔軟な条件分岐方法

・申請フォーム内の入力項目の内容に応じて分岐の設定が可能です

項目例:所属、合計金額、日数などの入力内容、ラジオボタンやチェックボックスの選択内容など

・分岐条件を豊富に選べます

条件例:≧、≦、>、<、=、≠

 

活用例)

・製品購入費 10万円未満なら課長へ、10万円以上なら部長へ、など

・支店が東京ならステップは3つ、支店がそれ以外ならステップは2つなど

SmartFlow 承認フロー特徴

SmartFlow承認フローの特徴②

承認者の選択方法が豊富

機能概要

承認者の選択方法が豊富です。

  ユーザー指定、所属・役職指定、次の承認者を指定、自分の上司に承認してもらう、
  特定の所属の全役職など

また、財務承認にチェックを入れると、承認時に貸方の勘定科目を変更可能です。

 

活用例)

  ・人事書類など人事部の誰かに承認して貰えばいい場合:特定の所属の全員を指定

  ・残業申請など申請者の上司が第一承認となる場合:申請者の所属の指定役職

  ・経費精算の最終承認:経理部の部長に指定など

承認者の選択方法が豊富です。

ユーザー指定、所属・役職指定、次の承認者を指定、自分の上司に承認してもらう、特定の所属の全役職など

また、財務承認にチェックを入れると、承認時に貸方の勘定科目を変更可能です。

 

活用例)

・人事書類など人事部の誰かに承認して貰えばいい場合:特定の所属の全員を指定

・残業申請など申請者の上司が第一承認となる場合:申請者の所属の指定役職

・経費精算の最終承認:経理部の部長に指定など

SmartFlow 承認フロー

SmartFlow承認フローの特徴③

業務毎に明確な権限を設定できる

機能概要

承認ステップ毎に申請内容の編集・閲覧・非表示を選択できるため、関係者のみが必要な情報を確認できます。

活用例)

採用届などパーソナルな情報が書いてある申請書

 ・採用部署にはパーソナル情報は非表示

 ・人事部のみ閲覧可能

SmartFlow 承認フロー

SmartFlow承認フローの特徴④

申請フォーム一覧画面から承認経路の確認が可能、テンプレートで楽々管理

機能概要

申請フォーム一覧画面から承認フローの確認が可能です。

テンプレート化しておくことで、申請フォーム一覧画面からどのような承認フローを利用しているかがすぐにわかります。

また、退職や人事異動などで承認経路見直しの際にも、テンプレートから編集することで管理しやすくなっています。

SmartFlow 承認フロー特徴

SmartFlowはすべての機能を『無料』でお試しできます!
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経費精算システムも同時に導入できる

「SmartFlowワークフロー」には、

経費精算・請求書処理にも対応した
「経費精算システム」の
機能をつけることが可能です。

電子帳簿保存法に対応しJIIMA認証を取得した安心のシステム。レシートもスマホ撮影で簡単に申請可能です。
請求書処理にも対応し、インボイス制度にも標準対応しています。
電車やバスだけでなく自動車の交通費精算にも対応。NAVITIME連携で出発・到着を入力するだけでルート候補が出てきます。請求書やレシートをAIで読み取るため、手入力の手間を省きます。

ワークフローシステム・経費精算システムはそれぞれ1ユーザー月額300円(税別)ですが、同時に導入すると1ユーザー月額500円(税別)とお得な価格でご利用いただけます。

ご利用料金
(1ユーザーあたり)

初期費用

プランについて

無料トライアル

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30日間無料ですべての機能がをお試し可能です。
まずはじっくり試したうえで導入をご検討いただけます。

ワークフロープラン

経費精算・支払依頼プラン

300円/月

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どちらもご利用頂くとオトクに! 500円/月

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社内の申請業務を電子化したい方向けのプランです。申請フォーム・承認経路を柔軟に変更可能です。社内のあらゆる申請書を電子化可能です。

経費精算・交通費精算・支払依頼に特化したプランです。AI-OCR機能や、仕訳データの作成が可能なため、経理業務の効率化や電子帳簿保存法に対応したい方向けのプランです。

証憑スキャナ保存プラン

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無料で
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領収書・請求書・見積書など、あらゆる資料を電子保存可能なプランです。導入費用・基本料金が発生せず、保存容量5GBまで無料でご利用いただく事が可能です。

SmartFlow機能のご紹介

ー 申請・承認の機能 ー

自動分岐

承認金額や条件に応じて、承認経路を自動で分岐させることができます。

段階別の入力制御

データを複数人で処理する際、入力できる場所を制御することで誤入力を防げます。

差し戻し/取り戻し

申請に回しながらの相談・確認が可能なため、意思決定のスピードを落としません。

代理での申請・承認

申請者や承認者が不在時でも代理対応ができます。

AND・OR承認

承認設定のAND・OR承認の設定が可能です。

ー 運用の機能 ー

リマインドメール

一定期間処理されない場合、リマインドメールを送信し処理漏れを防ぎます。

停滞書類検索

処理が停滞している書類を検索できるため、停滞書類を見逃しません。

リストビュー機能

任意の条件で、申請書の絞りこみ表示が可能です。

連携機能

LINE WORKS以外にも、SLACKやSSOと連携して承認・通知が可能。必要に応じてAPI連携も可能です。

ー 設計の機能 ー

帳票出力

決済されたデータをpdf、Excel形式でダウンロードすることが可能です。

承認経路の管理

承認経路のテンプレートを作ることができるため、都度入力の手間を省けます。

スマホ対応

スマホに対応しているため、パソコンがない時でも申請・承認ができます。

簡単な申請フォーム

ドラッグ&ドロップで簡単に申請フォームの作成が可能です

簡単なユーザー登録

CSVファイルでユーザーの一括登録ができます。

組織変更の予約機能

組織変更の予約登録ができるため、人事異動後に慌てて対応しなくて済みます。

SmartFlow機能のご紹介

自動分岐

承認金額や条件に応じて、承認経路を自動で分岐させることができます。

段階別の入力制御

データを複数人で処理する際、入力できる場所を制御することで誤入力を防げます。

差し戻し/取り戻し

申請に回しながらの相談・確認が可能なため、意思決定のスピードを落としません。

代理での申請・承認

申請者や承認者が不在時でも代理対応ができます。

AND・OR承認

承認設定のAND・OR承認の設定が可能です。

リマインドメール

一定期間処理されない場合、リマインドメールを送信し処理漏れを防ぎます。

停滞書類検索

処理が停滞している書類を検索できるため、停滞書類を見逃しません。

リストビュー機能

任意の条件で、申請書の絞りこみ表示が可能です。

連携機能

LINE WORKS以外にも、SlackやTeamsと連携して承認・通知が可能。必要に応じてAPI連携も可能です。

採番機能

申請フォーム単位で、申請番号を管理することが可能です。

回覧・共有機能

承認完了時に共有するユーザーに通知が届くため、申請内容を共有することができます。

帳票出力

決済されたデータをpdf、Excel形式でダウンロードすることが可能です。

承認経路の管理

承認経路のテンプレートを作ることができるため、都度入力の手間を省けます。

スマホ対応

スマホに対応しているため、パソコンがない時でも申請・承認ができます。

簡単な申請フォーム

ドラッグ&ドロップで簡単に申請フォームの作成が可能です

簡単なユーザー登録

CSVファイルでユーザーの一括登録ができます。

組織変更の予約機能

組織変更の予約登録ができるため、人事異動後に慌てて対応しなくて済みます。

安心のサポート体制あり

「SmartFlow」は
チャットボットを完備しており、
お問い合わせにはCSチームが
タイムリーに対応。

また、ユーザーガイドやシステム管理者向けガイド、経費精算初期設定ガイドなど、豊富なサポート記事と動画で導入後の操作をサポートしていますので、いざという時にも安心です。

自社で対応することが難しい場合には、申請書や承認フロー、組織データの登録などの初期設定代行や操作説明会を実施する「導入時サポートプラン(※サポートサービスに応じた課金あり)」をご用意しています。

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