文書管理台帳

文書管理台帳とは?

文書管理台帳とは、企業内で作成される稟議書や申請書など様々な文書管理を組織的に行うための仕組みです。
具体的には、文書のタイトル、作成者、申請日付、決裁日付などを管理していきます。
文書ごとに作成し、文書をファイリングする際に文書一覧として一番上に綴じて管理するのが一般的です。

文書管理台帳作成の目的

①検索性の担保

一覧管理することで、検索性を担保します。特に大量の文書を扱う場合は、台帳を作成しておかないと後から書類を見つけ出すことが困難になります。

②文書紛失の防止

管理台帳に記載された情報をエビデンスとして、文書の紛失や故意の抜き取りなどを第三者的にチェックできるようになり、文書管理の信頼性と透明性を担保できます。

③適正な業務実行

時系列に、日付や書類の通し番号管理を行うことで、第三者的に事前稟議(申請)か事後稟議(申請)かが確認できる状態となります。これにより、適正な業務運用を担保する環境を整えます。

SmartFlowで文書管理台帳を作成するメリット

①自動採番

  • 文書ごとに採番ルールを設けて、自動採番を行うことができます。システムによる実行により、業務負担が軽減されるほか、番号が飛んでしまうなどのミスを避けることができます。

  • SmartFlowでは、申請時・決裁時に様々な採番ルールを設定することができます。

 ※決裁時の採番は9月末リリース予定

自動採番機能 ワークフロー
文書管理台帳 一元管理 ワークフロー

②自動化・一元管理

  • SmartFlowにより文書を電子化することで、ファイリングや保管といった文書管理にかかる作業がなくなります。

  • 申請~承認~決裁などの各アクション実行時の情報が自動的に管理台帳に転記され、管理台帳を作成業務もなくなります。

  • 紙で運用する場合、それぞれの文書ごとに管理されていた台帳が、一元管理されてきます。

③検索性の向上

  • 権限を持つ人であれば、どこからでも文書にアクセスできるようになります。

  • 様々な軸で検索することができ、確認したい文書を瞬時に検索することができます。

  • 文書ごとに、任意の項目を一覧表示させることができます。(9月末リリース予定)
文書管理台帳 検索性 ワークフロー
文書管理台帳 操作ログ ワークフロー

④操作ログ

  • 文書の変更・削除については操作ログが残ります。

  • 文書ごとに、削除ができないようにする設定も可能です。

  • 文書を電子化することで、保管スペースの問題もなくなり、文書を削除するメリットはそれほど大きくありません。ミスも含めてすべての履歴を残すことで、次の改善や不正防止につなげることができます。

台帳管理の課題とSmartFlowの解決策

■前職での経験

私は前職で、まさに稟議書などの文書管理を行う業務を行っていました。その企業ではワークフローシステムを導入済みであり、一定の業務効率化を図ることはできていましたが、システムの機能が不十分だったために、業務側で対応策を講じなければならないケースが多くありました。

例えば、経費精算業務では、電子申請を行っていたにも関わらず、別途領収書の原本は郵送・回覧し、システムの画面と領収書の原本を照合しながら業務を進める必要がありました。

これは、おそらくSmartFlowのようにAIが領収書の画像データをチェックするという機能がなかったため、不正を防ぐために仕方のない業務運用だったのかと考えています。

また、管理台帳の作成では、ワークフローシステムで採番された番号や各種情報を、エクセルの管理台帳に転記するというケースがありました。

これは、ワークフローシステムにおける申請書削除する機能の制御が不十分のために、何でも自由に削除できてしまう状態を業務で回避したためだと考えられます。

■SmartFlowの解決策

ワークフローシステムの導入により、少なくとも一定量の業務効率化の効果は得られると思われますが、その効果は十分なものでしょうか。

SmartFlowでは業務により沿った機能の開発を継続することにより、上記のようなケースを廃し、必ず価格以上の効果を実感できるように機能の追加・改善を進めていきたいと考えています。

SmartFlow.001

VeBuIn株式会社
SmartFlow マーケティング&セールス

大和健太

 

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