文書管理台帳を
デジタル化
SmartFlowなら、今まで紙で運用していた文書管理の手間や課題をシステム側で解消！自動採番機能や検索機能によって適切な業務実行の実現をサポートします。
申請フォームの
デジタル化
SmartFlowなら、今まで紙で運用していた見やすい書類様式を踏襲することができます。さらに、スマホでもPCでもかんたんに入力できる充実したサポート機能で、申請者を手厚くサポートします。
文書管理台帳とは？
文書管理台帳とは、企業内で作成される稟議書や申請書など様々な文書管理を組織的に行うための仕組みです。
具体的には、文書のタイトル、作成者、申請日付、決裁日付などを管理していきます。
文書ごとに作成し、文書をファイリングする際に文書一覧として一番上に綴じて管理するのが一般的です。
文書管理台帳作成の目的
1
検索性の担保
一覧管理することで、検索性を担保します。特に大量の文書を扱う場合は、台帳を作成しておかないと後から書類を見つけ出すことが困難になります。
2
文書紛失の防止
管理台帳に記載された情報をエビデンスとして、文書の紛失や故意の抜き取りなどを第三者的にチェックできるようになり、文書管理の信頼性と透明性を担保できます。
3
適正な業務実行
時系列に、日付や書類の通し番号管理を行うことで、第三者的に事前稟議（申請）か事後稟議（申請）かが確認できる状態となります。これにより、適正な業務運用を担保する環境を整えます。
SmartFlowで文書管理台帳を作成するメリット
01
自動採番
- 文書ごとに採番ルールを設けて、自動採番を行うことができます。システムによる実行により、業務負担が軽減されるほか、番号が飛んでしまうなどのミスを避けることができます。
- SmartFlowでは、申請時・決裁時に様々な採番ルールを設定することができます。
02
自動化・一元管理
- SmartFlowにより文書を電子化することで、ファイリングや保管といった文書管理にかかる作業がなくなります。
- 申請～承認～決裁などの各アクション実行時の情報が自動的に管理台帳に転記され、管理台帳を作成業務もなくなります。
- 紙で運用する場合、それぞれの文書ごとに管理されていた台帳が、一元管理されてきます。
03
検索性の向上
- 権限を持つ人であれば、どこからでも文書にアクセスできるようになります。
- 様々な軸で検索することができ、確認したい文書を瞬時に検索することができます。
- 文書ごとに、任意の項目を一覧表示させることができます。
04
操作ログ
- 文書の変更・削除については操作ログが残ります。
- 文書ごとに、削除ができないようにする設定も可能です。
- 文書を電子化することで、保管スペースの問題もなくなり、文書を削除するメリットはそれほど大きくありません。ミスも含めてすべての履歴を残すことで、次の改善や不正防止につなげることができます。
台帳管理の課題とSmartFlowの解決策
台帳管理の課題
とある企業では、ワークフローシステムを導入して、申請プロセスを電子化しました。しかし、領収書の原本を郵送・回覧するという作業が、依然残っており、従業員は、いまだにシステムと領収書を、細かく確認しながら業務を進めています。
これは、SmartFlowのように「AIによる領収書の画像データ確認機能」を持たないため、不正を防ぐ観点から避けることができない業務運用と考えられます。
また、管理台帳の作成で、ワークフローシステムで採番された番号や各種情報をエクセルの管理台帳に転記しなければならない、というケースもありました。
これは、ワークフローシステムで申請書を削除する機能の制御が不十分なために、誰でも自由に削除ができる状況を、その転記業務で回避したためと考えられます。
SmartFlowの解決策
ワークフローシステムの導入により、一定の業務改善はできたものの、その効果は十分なものでしょうか？
SmartFlowは、上記のような課題解決に特化した、業務を深く理解した機能開発に注力しています。お客様が、価格に見合う以上の効果を感じられるよう、新しい機能の開発と既存機能の向上に、絶えず取り組んでいきたいと考えています。
お役立ち情報
文書管理台帳の手間を徹底解説！紙ベースの運用からシステム化へのメリットもご紹介。
ぜひチェックしてみて下さい
お役立ち
文書管理台帳とは？
