企業内ワークフローの利用状況を
分析するメリットとは？
ワークフローを分析するメリット
ワークフローの効率化
ワークフローの利用状況を分析することで、作業の手間や時間を減らすことができる箇所を見つけることができます。たとえば、承認待ちの業務が多い場合には、承認のプロセスを簡略化したり、承認者を見直したりして、改善策を打ち出すことができます。
また、任意のヘッダー項目を選択してレポートを作成することによって、より広い視点で、申請フォームに関わる業務を確認することができます。
ワークフローの分析でできること
申請フォームを作成して業務完了ではなく、定期的にその申請フォームが従業員によって、どのように使われているかをチェックすることで、運用がうまくいっているかをチェックする必要があります。
グラフ分析によってワークフローに蓄積されたデータを可視化することで、業務プロセスの改善やビジネスの成果を向上させることができます。
プロセスの改善
データを可視化することで、改善するべき点を見つけることができます。
例えば、承認が完了するまでの時間が長いことが判明した場合、承認経路の見直しや、代理承認機能の利用、スキップ機能の利用など対策を講じることができます。
業務の見直し
データ分析により、使われていない申請フォームがある場合、担当部署に確認し、使用を促すことで、自動化が進み人的コストの削減や、業務の効率化を実現することができます。
業務の品質向上
出力データの分析により、業務の品質向上につながる情報を得ることができます。
申請書の取り消し件数、差戻し、拒否などの発生率を分析することで、業務プロセスの改善や社員のトレーニングの必要性を見つけることができます。
業務の進捗管理
業務の進捗管理が可能になります。
承認完了までの時間や、未処理の申請書の件数を可視化することで、業務の達成率や提出期限の遵守状況を把握することができます。
グラフで分析することで、どんどん社内の紙申請をデジタル化し業務の効率化を実現することができるようになります。
ワークフローの出力
申請データの出力機能により、全ての申請書をCSV,PDF,Excelなど多様な形式で出力することができます。
レポート出力では、申請フォームごと、申請者ごとだけでなく、四半期などの期間を絞って、一覧に出力することができます。
出力する項目も、任意のヘッダー項目を選択して作成ができるため、より広い視点で、申請フォームに関わる業務を確認することができます。
ワークフローの出力の活用方法
1. 進捗管理
一覧で「進行中」や「完了」といったステータスを指定して出力することができるため、業務の状況や進捗状況を可視化し、上層部や関係者に報告することができます。
例えば、承認の進捗状況や承認者の稼働状況などのデータを一覧で出力し、レポートに出力することができます。
2. データ保存
出力したデータを、ファイルサーバーや社内で利用している文書管理システムに保管することもできます。
3. 監査対応
出力の形式も多様な形式でデータを出力できるため、監査の対応も安心して行うことができます。
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「SmartFlow」とは
SmartFlow（スマートフロー)とは
クラウド型ワークフロー・経費精算システムで、3000社以上の導入実績を誇ります（2022年11月時点）。
「SmartFlow」の仮払金機能なら以下のことが実現できます。
SmartFlowの機能①
グラフ分析
機能概要
SmartFlowのグラフ分析はワークフローと経費精算に分けて表示されています。
ワークフローでは、申請書の起案数、進行中、完了数に分けてステータスの管理ができます。また、起案された曜日や時間帯のグラフから、いつ申請される数が多いのかを確認することができるため、業務スケジュールの調整にも役立ちます。
申請書の利用件数のグラフでは、利用頻度の低い申請フォームを確認できることで、担当部署へ利用を促し、業務効率化を実現させます。
経費精算のグラフ分析では、従業員別、取引先別、プロジェクト別の経費申請額のグラフが確認できます。いつ、誰が、何に経費を使用しているのかを確認することにより、経費の使い方やコスト削減のポイントを見つけ出すことができます。
また、勘定科目別申請額のグラフでは、交通費、接待費、備品購入費などの利用状況が確認できるため、経費管理や業務プロセスの改善、コスト削減に役立てることができます。
SmartFlowの機能②
レポート出力
機能概要
SmartFlowでは、レポート機能を使って、データの出力を行うことができます。
出力時は、申請フォームごと、申請者ごとだけでなく、四半期ごとなどの期間を絞って、出力することができます。
CSV、PDF、Excelなど、必要に応じて多様な形式でデータを出力できるため、監査の準備も安心して行えます。
※出力機能については、監査に着手するための支援を行う機能であり、監査の完了を保証するものではありません。
経費精算システムも同時に導入できる
「SmartFlowワークフロー」には、
経費精算・請求書処理にも対応した
「経費精算システム」の
機能をつけることが可能です。
電子帳簿保存法に対応しJIIMA認証を取得した安心のシステム。レシートもスマホ撮影で簡単に申請可能です。
請求書処理にも対応し、インボイス制度にも標準対応しています。
電車やバスだけでなく自動車の交通費精算にも対応。NAVITIME連携で出発・到着を入力するだけでルート候補が出てきます。請求書やレシートをAIで読み取るため、手入力の手間を省きます。
ワークフローシステム・経費精算システムはそれぞれ1ユーザー月額300円（税別）ですが、同時に導入すると1ユーザー月額500円（税別）とお得な価格でご利用いただけます。
ご利用料金
(1ユーザーあたり)
初期費用
プランについて
ワークフロープラン
経費精算・支払依頼プラン
300円/月
300円/月
どちらもご利用頂くとオトクに! 500円/月
0円
0円
社内の申請業務を電子化したい方向けのプランです。申請フォーム・承認経路を柔軟に変更可能です。社内のあらゆる申請書を電子化可能です。
経費精算・交通費精算・支払依頼に特化したプランです。AI-OCR機能や、仕訳データの作成が可能なため、経理業務の効率化や電子帳簿保存法に対応したい方向けのプランです。
証憑スキャナ保存プラン
0円
無料で
電帳法対応可能！
0円
領収書・請求書・見積書など、あらゆる資料を電子保存可能なプランです。導入費用・基本料金が発生せず、保存容量5GBまで無料でご利用いただく事が可能です。
SmartFlow機能のご紹介
ー 申請・承認の機能 ー
自動分岐
承認金額や条件に応じて、承認経路を自動で分岐させることができます。
段階別の入力制御
承認設定のAND・OR承認の設定が可能です。
差し戻し／取り戻し
申請に回しながらの相談・確認が可能なため、意思決定のスピードを落としません。
代理での申請・承認
申請者や承認者が不在時でも代理対応ができます。
AND・OR承認
データを複数人で処理する際、入力できる場所を制御することで誤入力を防げます。
ー 運用の機能 ー
リマインドメール
一定期間処理されない場合、リマインドメールを送信し処理漏れを防ぎます。
停滞書類検索
処理が停滞している書類を検索できるため、停滞書類を見逃しません。
リストビュー機能
任意の条件で、申請書の絞りこみ表示が可能です。
連携機能
LINE WORKS以外にも、SLACKやSSOと連携して承認・通知が可能。必要に応じてAPI連携も可能です。
ー 設計の機能 ー
帳票出力
決済されたデータをpdf、Excel形式でダウンロードすることが可能です。
承認経路の管理
承認経路のテンプレートを作ることができるため、都度入力の手間を省けます。
スマホ対応
スマホに対応しているため、パソコンがない時でも申請・承認ができます。
簡単な申請フォーム
ドラッグ&ドロップで簡単に申請フォームの作成が可能です
簡単なユーザー登録
CSVファイルでユーザーの一括登録ができます。
組織変更の予約機能
組織変更の予約登録ができるため、人事異動後に慌てて対応しなくて済みます。
SmartFlow機能のご紹介
自動分岐
承認金額や条件に応じて、承認経路を自動で分岐させることができます。
段階別の入力制御
データを複数人で処理する際、入力できる場所を制御することで誤入力を防げます。
差し戻し／取り戻し
申請に回しながらの相談・確認が可能なため、意思決定のスピードを落としません。
代理での申請・承認
申請者や承認者が不在時でも代理対応ができます。
AND・OR承認
承認設定のAND・OR承認の設定が可能です。
リマインドメール
一定期間処理されない場合、リマインドメールを送信し処理漏れを防ぎます。
停滞書類検索
処理が停滞している書類を検索できるため、停滞書類を見逃しません。
リストビュー機能
任意の条件で、申請書の絞りこみ表示が可能です。
連携機能
LINE WORKS以外にも、SlackやTeamsと連携して承認・通知が可能。必要に応じてAPI連携も可能です。
採番機能
申請フォーム単位で、申請番号を管理することが可能です。
回覧・共有機能
承認完了時に共有するユーザーに通知が届くため、申請内容を共有することができます。
帳票出力
決済されたデータをpdf、Excel形式でダウンロードすることが可能です。
承認経路の管理
承認経路のテンプレートを作ることができるため、都度入力の手間を省けます。
スマホ対応
スマホに対応しているため、パソコンがない時でも申請・承認ができます。
簡単な申請フォーム
ドラッグ&ドロップで簡単に申請フォームの作成が可能です
簡単なユーザー登録
CSVファイルでユーザーの一括登録ができます。
組織変更の予約機能
組織変更の予約登録ができるため、人事異動後に慌てて対応しなくて済みます。
安心のサポート体制あり
「SmartFlow」は
チャットボットを完備しており、
お問い合わせにはCSチームが
タイムリーに対応。
また、ユーザーガイドやシステム管理者向けガイド、経費精算初期設定ガイドなど、豊富なサポート記事と動画で導入後の操作をサポートしていますので、いざという時にも安心です。
自社で対応することが難しい場合には、申請書や承認フロー、組織データの登録などの初期設定代行や操作説明会を実施する「導入時サポートプラン（※サポートサービスに応じた課金あり）」をご用意しています。
30日間の無料トライアルが可能
「SmartFlow」は、
経費精算システム・ワークフローシステム共に30日間無料で
すべての機能が使える無料トライアルが可能です。
申し込みから利用開始までは最短1営業日。利用プランと利用開始日の設定、会社登録、初期設定の簡単3ステップで無料体験を始めていただけます。
無料トライアル後にも、無期限0円で利用できる「freeプラン」をご用意しています。多くの企業様に支持されている使いやすさと機能性を、ぜひお気軽にお試しください。
