申請フォームとは？
申請フォーム作成までの手順を簡単に解説
申請フォームとは
目次
■申請フォームとは？
申請フォームとは、会社組織や団体が、何かを申請する際に使用する統一的なドキュメントのことを指します。従来は、「〇〇申請書」として紙で作成していたものをデジタル化したものです。
このフォームには、申請者の情報や、申請の目的などが記載されています。
申請フォームは、手作業で入力するか、オンラインの申請フォームを使用するかによって業務が大きく異なります。オンラインの申請フォームの場合は、デジタル上にデータがあり、手作業で入力する必要がないため効率的です。
申請フォームの目的
申請フォームの目的は、申請者の情報を正確かつ統一された形式で収集することです。これにより、会社組織や団体が申請者の情報を確認して、適切な対応をすることができます。また、申請フォームによって、申請の手続きをスムーズかつ効率的に行うことができます。さらに、申請フォームによって、申請者が提出する情報を記録することもできます。これにより、将来的な参照や利用が簡単になります。
申請フォームのバリデーションの重要性
申請フォームのバリデーションルールは非常に重要です。バリデーションルールを設定することで、申請者が常に正しいデータを入力することできます。
正確なデータの収集：バリデーションルールを設定することにより、申請者が正確なデータを入力することを強制されます。これにより、不正確なデータや誤りのあるデータが申請されることはなくなります。
効率的な処理：正確なデータを収集することにより、手作業によるデータ整理や校正の作業時間が大幅に短縮されます。
データ保証：正確なデータを収集することにより、後続の業務処理や分析に適切なデータが利用されることが保証されます。
申請フォームのバリデーションルールは非常に重要です。バリデーションルールを設定することで、申請者が常に正しいデータを入力することできます。
正確なデータの収集：バリデーションルールを設定することにより、申請者が正確なデータを入力することを強制されます。これにより、不正確なデータや誤りのあるデータが申請されることはなくなります。
効率的な処理：正確なデータを収集することにより、手作業によるデータ整理や校正の作業時間が大幅に短縮されます。
データ保証：正確なデータを収集することにより、後続の業務処理や分析に適切なデータが利用されることが保証されます。
申請フォームの種類
社内で利用する申請フォームの種類は、組織の構成や利用目的によって異なりますが、一般的な申請書を紹介します。
休暇申請フォーム
社員が休暇を申請する際に使用する申請フォーム。
出張申請書
社員が出張や仕事に関連する費用を申請する際に使用する申請フォーム。
購買申請書
社員が社内業務での購入に関連する申請をする際に使用する申請フォーム。
社内研修申請書
社員が社内の研修に参加する際に使用する申請フォーム。
改装依頼申請書
社内の施設改装等に関連する申請をする際に使用する申請フォーム。
社内で利用する申請フォームを挙げ出したらキリがありませんが、SmartFlowでは70種類以上の申請フォームテンプレートを持っているので、管理者はコピーして簡単に利用することができます。
申請フォームの記入方法
申請フォームの要素は、申請者が情報を入力することを想定して作成されたものです。
申請者の氏名
申請者の識別に必要な情報。電話番号：連絡先として利用するための情報。
メールアドレス
メールアドレス
申請日
申請が行われた日時の情報。
申請目的
申請をする理由などの説明。
費用
申請する際に必要な費用などの情報。
詳細情報
申請に関連する詳細情報。
これらはあくまで一例ですので、申請フォームの要素は用途や組織によって異なります。
SmartFlowでは、これらの要素を詳細にカスタマイズすることが可能です。
申請フォームの操作オプション
申請フォームを記入し終えたら、申請や承認の業務を行なっていきます。
下記では、申請フォーム内で行う操作オプションを紹介します。
申請:申請フォームに記入して、申請を行います。
承認:承認者は、起案者の申請内容を確認して、承認を行います。
取戻し:申請者が申請完了後の申請書において、記入の誤りを見つけた際に、承認者から申請フォームを取戻します。申請者は内容を修正して、再申請を行います。
差戻し:承認者が、申請者の申請内容を確認して、不備がある場合は、コメントをつけて差戻します。承認ステップが複数ある場合はどのステップに差戻すかを選択します。
取消:申請者が申請書を取消する際に利用します。
拒否:承認者が申請内容を確認して、差戻しではなく、申請すべき内容でないことが判明した際、申請を終わらせたい時に利用します。
申請フォームは必ずしも、スムーズに進むわけでなく、業務毎に必要な確認をする中で差戻しをしたり、取り消しを行うことがあります。適切なコミュニケーションをとりながら、申請を完了することが大切です。
申請フォームの平均回答時間
申請フォームの平均回答時間は、申請先の状況や承認プロセスによって異なります。一般的には、簡単な申請フォームは数時間以内に回答され、複雑な申請フォームは数日から数週間以上かかることもあります。また、回答のボリュームや混雑状況も影響することもあります。
申請フォームの送信後、回答が遅れている場合は、申請先に確認することが有効です。また、申請先が定めている回答の期限を確認することも大切です。
SmartFlowでは、申請フォームが完了するまでの期間をグラフで確認することが可能です。
また、承認を止めてしまっているユーザーを確認したり、緊急性の高い申請書の場合は承認催促を実施することも可能です。
申請フォーム毎に承認期限を設定することもできるので、管理者は、申請が完了するまでのおおよその時間を決めることが可能です。
申請フォームの平均回答時間は、申請先の状況や承認プロセスによって異なります。一般的には、簡単な申請フォームは数時間以内に回答され、複雑な申請フォームは数日から数週間以上かかることもあります。また、回答のボリュームや混雑状況も影響することもあります。
申請フォームの送信後、回答が遅れている場合は、申請先に確認することが有効です。また、申請先が定めている回答の期限を確認することも大切です。
SmartFlowでは、申請フォームが完了するまでの期間をグラフで確認することが可能です。
また、承認を止めてしまっているユーザーを確認したり、緊急性の高い申請書の場合は承認催促を実施することも可能です。
申請フォーム毎に承認期限を設定することもできるので、管理者は、申請が完了するまでのおおよその時間を決めることが可能です。
申請フォーム作成の流れ
ここでは、SmartFlowを利用して、実際に申請フォームを作成する際の流れをご紹介します。
■社内で利用している申請書類の洗い出し
上記で紹介したように、会社組織では稟議書、勤怠に関する届出、発注に関する申請書など、多数の書類が利用されていることがわかります。
まずは、それらの書類を全て洗い出して、業務担当者と連携をとりながら、一つずつ電子化して行きましょう。
■電子化する書類が決まったら、申請の要素を検討する
一般社員が利用することができる汎用稟議書の場合
1.申請日
2.社員ID
3.申請者名
4.内容
5.金額
6.添付資料等が必要そうだ、、、
■項目を実際に電子化してみる
上記で紹介したように、会社組織では稟議書、勤怠に関する届出、発注に関する申請書など、多数の書類が利用されていることがわかります。
まずは、それらの書類を全て洗い出して、業務担当者と連携をとりながら、一つずつ電子化して行きましょう。
■編集権限等を設定する
要素毎に閲覧制限を掛けたり、編集権限を持たせたりして、業務に合った形にカスタマイズしましょう。
SmartFlowでは、承認ステップ毎に、編集可能にしたり非表示にしたり細かく設定することができます。
■申請フォームの管理者や共有者を設定する
管理者に設定されたユーザーは、提出依頼等の機能を利用することが可能になります。
共有者を設定することで、この申請フォームを利用して、申請が実施された際にスムーズにチームに共有することが可能になります。
■採番方法や承認期限を設定して、一般ユーザーに公開する
申請フォーム毎に、独自の採番方法を設定して、承認期限を設定します。その後、一般ユーザーに向けて、申請フォームを公開します。
SmartFlowの申請フォームの特徴①
フォーム作りが簡単
機能概要
ドラッグアンドドロップで簡単にフォームを構築できます。
申請フォームは1から作成することも可能です。左側の項目一覧から、必要な情報をドラッグアンドドロップで右側に移動させるだけで、簡単に申請フォームの構築が可能です。ラジオボタンや計算項目など、20種類以上の項目を選択して、会社の業務に合わせた申請フォームを柔軟に作成することが可能です。
また、コンポーネントの利用で、必要項目を一気に作成することも可能です。
SmartFlowは、コンポーネント機能を搭載しています。名前や連絡先などの個人情報だけでなく、パスポートやマイカー情報、在留カードやマイナンバーなどの詳細情報もまとめて作成できるので、人事書類を集めるための申請フォームも瞬時に作成する事が可能です。
※パスポート、在留カード、マイナンバーコンポーネントも2023年開発予定
ドラッグアンドドロップで簡単にフォームを構築できます。
申請フォームは1から作成することも可能です。左側の項目一覧から、必要な情報をドラッグアンドドロップで右側に移動させるだけで、簡単に申請フォームの構築が可能です。ラジオボタンや計算項目など、20種類以上の項目を選択して、会社の業務に合わせた申請フォームを柔軟に作成することが可能です。
また、コンポーネントの利用で、必要項目を一気に作成することも可能です。
SmartFlowは、コンポーネント機能を搭載しています。名前や連絡先などの個人情報だけでなく、パスポートやマイカー情報、在留カードやマイナンバーなどの詳細情報もまとめて作成できるので、人事書類を集めるための申請フォームも瞬時に作成する事が可能です。
※パスポート、在留カード、マイナンバーコンポーネントも2023年開発予定
SmartFlowの申請フォームの特徴②
80種類のテンプレートからコピーして、かんたんに申請フォームを作成！
稟議や勤怠関連、総務申請など、80種類以上のテンプレートを用意しています。ユーザーは、テンプレート一覧から利用したい申請フォームをコピーして、簡単に作成するが可能です。そのまま利用できるので、申請フォーム作成の工数を大幅に削減できます。
機能概要
稟議や勤怠関連、総務申請など、80種類以上のテンプレートを用意しています。ユーザーは、テンプレート一覧から利用したい申請フォームをコピーして、簡単に作成するが可能です。そのまま利用できるので、申請フォーム作成の工数を大幅に削減できます。
稟議や勤怠関連、総務申請など、80種類以上のテンプレートを用意しています。ユーザーは、テンプレート一覧から利用したい申請フォームをコピーして、簡単に作成するが可能です。そのまま利用できるので、申請フォーム作成の工数を大幅に削減できます。
SmartFlowの申請フォームの特徴③
項目毎に制限を掛けて、承認者の管理工数を大幅に削減
機能概要
・入力制御(半角・数値)や必須項目の設定ができる。
SmartFlowでは、申請フォーム内の項目毎に、詳細な設定をする事が可能です。入力制限を掛ける事で、申請時のスムーズな入力をサポートし、必須項目を設定することで、情報の回収漏れを防止し、不要な差し戻し作業などを削減することができます。
・単一行テキストの項目で、詳細な入力制限を設定できる。
Smart Flowでは、単一行でテキストの情報を回収する際に、数値やEメール、ひらがな、カタカナ、半角文字などの入力制限を掛ける事が可能です。具体的には、稟議書類を作成する際に、金額（数値）の項目を作成する。採用届を作成する際に、個人情報を入力する（カタカナ、ひらがな、半角文字）上申書を申請する際に、詳細資料のURLを添付するなど、入力制限をしっかりと行うことで、会社単位で統一された情報を安定して回収する事が可能になります。
・管理者による入力案内や入力方法の説明が記載できる。
項目毎に、どのように情報を入力して欲しいといった入力案内を付けることで、申請者の混乱を防ぐことができます。また、項目についての説明も記載できるため、申請書類毎に柔軟な対応が可能です。例えば、マイナンバー情報を回収する際に、どんな目的で回収するかの説明を記載したり、出張の事前稟議を申請する際に、一定の金額を超える場合は、〜〜の追加情報を記載してもらう旨の説明を記載する事が可能です。
・入力制御(半角・数値)や必須項目の設定ができる。
SmartFlowでは、申請フォーム内の項目毎に、詳細な設定をする事が可能です。入力制限を掛ける事で、申請時のスムーズな入力をサポートし、必須項目を設定することで、情報の回収漏れを防止し、不要な差し戻し作業などを削減することができます。
・単一行テキストの項目で、詳細な入力制限を設定できる。
Smart Flowでは、単一行でテキストの情報を回収する際に、数値やEメール、ひらがな、カタカナ、半角文字などの入力制限を掛ける事が可能です。具体的には、稟議書類を作成する際に、金額（数値）の項目を作成する。採用届を作成する際に、個人情報を入力する（カタカナ、ひらがな、半角文字）上申書を申請する際に、詳細資料のURLを添付するなど、入力制限をしっかりと行うことで、会社単位で統一された情報を安定して回収する事が可能になります。
・管理者による入力案内や入力方法の説明が記載できる。
項目毎に、どのように情報を入力して欲しいといった入力案内を付けることで、申請者の混乱を防ぐことができます。また、項目についての説明も記載できるため、申請書類毎に柔軟な対応が可能です。例えば、マイナンバー情報を回収する際に、どんな目的で回収するかの説明を記載したり、出張の事前稟議を申請する際に、一定の金額を超える場合は、〜〜の追加情報を記載してもらう旨の説明を記載する事が可能です。
申請フォームの機能に関する想い
■スマートフォン/PCでの入力を想定したUI/UXを開発
・オフィスでまとめて書類を作成するのではなく、出先や仕事の合間などの時間を活用しながら、機動的かつ発生主義で申請を行うことを想定し、スマートフォン/PCでの入力を想定したUI/UXを開発しています。SmartFlowは企業特有の業務にも柔軟に対応するために、非常にカスタマイズ性の高い機能になっていますが、従来の紙をそのままデジタル化するというUIは考えておりません。
従来の紙で行っていた書式をそのままデジタル化すると、非常に入力がしづらくなり、デメリットが大きくなってしまうと考えているためです。ただし、完成品の様式を従来どおりの形で保存したいというニーズにお応えするために、従来使っていたEXCELフォームを活用し、PDF化 して自動帳票出力する機能も開発予定です。
■大規模企業のニーズに応える充実した制限機能
・会社の規模が大きくなればなるほど、社内ルールを浸透させることが難しくなったり、ワークフロー全般にかかる時間が肥大化し、業務も担当者毎に細分化されていきます。SmartFlowでは、法務やIT面でのリスクを解消するために、入力サポート機能やバリデーション機能を充実させています。具体的には、書類毎に申請できる人間に制限を掛けたり、申請フォーム単位ではなく、項目の要素毎に編集可、閲覧のみ、非表示等の制限を細かく設定できるようにしています。
また、申請フォームに関する機能毎に担当者を設定することで、業務単位での管理を可能にしています。将来的には、より簡単に申請フォームの権限設定を登録、メンテナンスができるように改良していきます。
■オールペーパーレスを実現させたい
・SmartFlowでは、社内のオールペーパーレスを実現したいと考えています。手作業による紙の稟議申請を電子化するだけでなく、業務がスタートする提出依頼機能から開発し、申請された情報を元に経費精算を連携させたりLINE WORKS等の外部サービスに申請内容を飛ばして、LINE WORKS内で承認ができる機能を開発しました。
大企業様にも満足いただけるように、承認された申請を元に、申請フォームの情報をAPIで基幹システムに飛ばし、次の業務アクションを行うためのキーにするなど、上流から、下流まで一気通貫でペーパーレス化をしなければ、社員がどこにいても働ける状況は実現できないと考えて取り組んでいます。
■どんどん改善
・SmartFlowの最大の魅力は、お客様のニーズに即応し、どんどん機能を改善/追加していくところです。SmartFlowはまだ若いサービスですが、開発メンバーがインド人で構成されていることもあり、お客様からご要望をいただいた機能の中から、 SmartFlowのビジョンに合うもの選び、高速で開発することができる体制になっています。具体的には、Azure Devopsを利用したアジャイル開発を実施しており、2週間を1スプリントとして、定期的な機能開発及びリリースを行なっています。
機能を高速で開発、リリースしていると不具合が発生するリスクも大きくなるため、お客様からの信頼を損なってしまう可能性もあると考えています。この課題を解決するために、自動テストツールの取り入れ、QAチームの増員、一部の有志環境にのみ新機能をリリースし実際に使ってもらってから全体にリリースする等の対策を行っています。
VeBuIn株式会社
SmartFlow プロダクトオーナー
髙橋 和樹
まとめ
申請フォームは、申請者が所定の要件を満たして申請するための手続きをサポートするものですが、意外と奥が深く、自らの会社の業務が複雑であればあるほど、求められる機能も多くなります。SmartFlowを導入し申請手続きを効率化することで、よりスムーズな申請手続きを目指していきましょう。
