申請フォームとは？
ワークフローシステムにおける役割とSmartFlowの特徴を解説
申請フォームとは？
申請フォームとは、「〇〇申請書」「〇〇報告書」などの社内文書の様式を、ワークフローシステムとしてデジタル化したものです。申請や報告の目的に合わせて、その後の処理・手続きのために必要な情報を漏れなく確実に収集するための様式です。
申請フォームは誰が管理すべきか
多くの企業のケースでは、システムで業務管理する場合も、紙で業務管理する場合も主管部署は変わりません。
申請フォームの主管部署はシステム部門ではなく、業務部門であるのが一般的です。
（例えば、出張申請の主管部門は、システム化されても総務部門が担当する）
その分、ワークフローシステムにおいては、システムに詳しくない人でも直観的に操作できる仕組みであることが求められます。
申請フォームで定めていくこと
タイトル
申請の目的が分かりやすいタイトルを名付けます。
申請/報告事項
申請の理由、費用などの詳細情報
申請者情報
社員ID、社員名、連絡先、申請日
例）
タイトル
出張申請
申請/報告事項
出張目的、出張先情報（相手先、住所）、出張経費（金額と用途）、その他
申請者情報
社員ID、社員名、メールアドレス、申請日 ※システムから自動設定
SmartFlow
申請フォームの２つの基本思想
スマホでかんたんに
入力できるシステムにしたい！
・外出先からでもかんたんに入力できる仕組みとすることで、様々な申請・報告業務をためずに・即時に行う習慣が身につきます。
・この目的のため、SmartFlowはスマホやＰＣでの入力を最適化するＷＥＢフォーム型の入力としています。入力サポート機能も充実しており、迷わず・正確に・かんたんに入力を進めることができます。
従来どおりの書類の
様式を守りたい！
・紙で回していた際の様式（書類のフォーマット）には大きな意味があり、同じ様式で出力できることで見やすさや業務の継続性を担保することができます。
・この目的のため、SmartFlowでは、申請フォームに入力された情報を任意のフォーマットに出力できる機能をご用意しています。
SmartFlow
申請フォームの特徴
①80種類以上のテンプレートを利用可能！
SmartFlowでは、一般的な申請書類のテンプレートを80種類以上ご用意しています。テンプレートをそのまま社内利用することも、自社向けに編集して利用することも可能で、手早く必要な申請フォームを整備することができます。
②ドラッグ＆ドロップで必要な項目を選んでいくだけ！
誰でも直観的な操作でかんたんに申請フォームを組み立てることができます。
ドラッグ＆ドロップで入力パーツを選んでいき、あとは項目の名称や並び順を設定していけば、申請フォームの土台ができあがります。
③充実の項目パーツによる入力サポート/入力制限
25種類もの項目パーツがあります。例えば、項目を選択形式やチェック形式、カレンダー形式、自由入力形式などを選択することができます。
汎用マスタからの選択や、生年月日を入力すると自動的に年齢を計算するコンポーネントなど、一歩進んだ入力パーツもご用意しています。
④ダイナミック（動的）な申請フォーム
申請書の選択肢によって、その後の入力・設問項目をダイナミックに変更することができます。
申請者にとって必要最低限の項目のみを表示することで、迷わず入力させることができます。
紙では実現できない、システムならではの機能です。
⑤申請者への浸透を図る
申請者は数が多く、会社規程を浸透させるのは大変です。多くの人は、事前に十分な会社のルールや手続きを理解をすることなく、実行時に必要な理解を行おうとするものです。
SmartFlowでは申請フォームに説明文を加えたり、記入例の設定などをきめ細かく行えるようにしており、実行時の説明を支援します。
⑥任意の帳票フォーマットへ出力可能！
書類の様式は、承認者や業務担当者にとっての見やすさ・処理のしやすさを担保するだけでなく、業務の継続性を図る上でも、システム導入後にも踏襲できたほうが望ましいものです。
SmartFlowでは、申請フォームに入力された情報/データは、任意の帳票フォーマットへ出力可能です。
5月末リリース予定
申請フォームの機能に関する想い
■スマートフォン/PCでの入力を想定したUI/UXを開発
・オフィスでまとめて書類を作成するのではなく、出先や仕事の合間などの時間を活用しながら、機動的かつ発生主義で申請を行うことを想定し、スマートフォン/PCでの入力を想定したUI/UXを開発しています。SmartFlowは企業特有の業務にも柔軟に対応するために、非常にカスタマイズ性の高い機能になっていますが、従来の紙をそのままデジタル化するというUIは考えておりません。
従来の紙で行っていた書式をそのままデジタル化すると、非常に入力がしづらくなり、デメリットが大きくなってしまうと考えているためです。ただし、完成品の様式を従来どおりの形で保存したいというニーズにお応えするために、従来使っていたEXCELフォームを活用し、PDF化 して自動帳票出力する機能も開発予定です。
■大規模企業のニーズに応える充実した制限機能
・会社の規模が大きくなればなるほど、社内ルールを浸透させることが難しくなったり、ワークフロー全般にかかる時間が肥大化し、業務も担当者毎に細分化されていきます。SmartFlowでは、法務やIT面でのリスクを解消するために、入力サポート機能やバリデーション機能を充実させています。具体的には、書類毎に申請できる人間に制限を掛けたり、申請フォーム単位ではなく、項目の要素毎に編集可、閲覧のみ、非表示等の制限を細かく設定できるようにしています。
また、申請フォームに関する機能毎に担当者を設定することで、業務単位での管理を可能にしています。将来的には、より簡単に申請フォームの権限設定を登録、メンテナンスができるように改良していきます。
■オールペーパーレスを実現させたい
・SmartFlowでは、社内のオールペーパーレスを実現したいと考えています。手作業による紙の稟議申請を電子化するだけでなく、業務がスタートする提出依頼機能から開発し、申請された情報を元に経費精算を連携させたりLINE WORKS等の外部サービスに申請内容を飛ばして、LINE WORKS内で承認ができる機能を開発しました。
大企業様にも満足いただけるように、承認された申請を元に、申請フォームの情報をAPIで基幹システムに飛ばし、次の業務アクションを行うためのキーにするなど、上流から、下流まで一気通貫でペーパーレス化をしなければ、社員がどこにいても働ける状況は実現できないと考えて取り組んでいます。
■どんどん改善
・SmartFlowの最大の魅力は、お客様のニーズに即応し、どんどん機能を改善/追加していくところです。SmartFlowはまだ若いサービスですが、開発メンバーがインド人で構成されていることもあり、お客様からご要望をいただいた機能の中から、 SmartFlowのビジョンに合うもの選び、高速で開発することができる体制になっています。具体的には、Azure Devopsを利用したアジャイル開発を実施しており、2週間を1スプリントとして、定期的な機能開発及びリリースを行なっています。
機能を高速で開発、リリースしていると不具合が発生するリスクも大きくなるため、お客様からの信頼を損なってしまう可能性もあると考えています。この課題を解決するために、自動テストツールの取り入れ、QAチームの増員、一部の有志環境にのみ新機能をリリースし実際に使ってもらってから全体にリリースする等の対策を行っています。
VeBuIn株式会社
SmartFlow プロダクトオーナー
髙橋 和樹
