日当はシステム化できる！日当について完全解説
目次
日当とは
日当とは？
「日当」とは、出張や外出先での交通費や食事代などの経費に対して、後日精算するための仕組みのことです。後日精算することで、経費の精算の迅速化や費用の確実な管理を図ることができます。経費精算システムを活用することで、より効率的な経費管理が可能になります。
多くの会社では、出張時に利用するもので、出張時にかかる従業員出費の補填を目的としています。
日当の計算方法
日当計算は、 出張先の地域や予算などに応じて異なりますが、一般的には会社内で基準額を決め、その基準額に応じて支払われます。
計算方法は企業によって異なりますが、通常は以下の手順に従って行われます。
1.出張先の地域や予算などを考慮して、基準額を決定する。
2.出張期間を考慮する。
3.決定した期間と基準額から日当額を算出する。
SmartFlowでは、日当マスタを利用して、地域や役職毎に日当の基準を設定することができます。申請者は、出張日数を入力するだけで経費精算の申請が可能です。
日当のメリット・デメリット
日当は、従業員に対する報酬の一種であり、出張や外出先での業務に対する報酬として用いられることがあります。日当には以下のメリットとデメリットがあります。
日当のメリット
費用の補填
出張や外出先での作業に伴い生じる費用（食費や交通費など）を補填することができます。
労働者のモチベーションの向上
従業員が出張や外出先での作業に対して不満を感じないように、日当を支払うことで業務に対する従業員のモチベーションを向上させることができます。
日当のデメリット
費用の負担
日当の支払いにより、企業には費用の負担が生じます。日当を支払うということは、従業員の労働に応じて日々報酬を支払うことになります。このため、従業員が働いた日数に応じて、企業はその分の人件費を支払う必要があります。日当制度を採用する場合、月給制度に比べて人件費が高くなる場合があります。
計算が複雑
日当の計算方法は複雑であり、従業員にとっても理解しにくい場合があります。正当な日当支払いのために、従業員の労働時間を正確に把握する必要があります。そのため、企業は労働時間を記録するためのシステムやプロセスを整備する必要があります。
また、従業員の勤務実績を正確に把握するために、従業員との打ち合わせや連絡が必要になる場合もあります。
不公平な報酬
従業員の職種や責任などによって、日当の額が異なっている場合があり、不公平な報酬になってしまう可能性があります。日当は、従業員が働いた日数に応じて支払われるため、従業員にとっては安定した収入が得られない場合があります。特に、業務の需要が低い場合や、天候によって出張の仕事ができない場合など、収入が不安定になることがあります。
日当は、適切な計算方法と報酬のポリシーを会社が明確に持って運用することで、従業員のモチベーション向上や出張時のパフォーマンス向上につながります。
日当トラブルとシステム化による対策
日当に関するトラブル
デメリットでご紹介したように、日当は従業員に対する報酬の一種であり、内容やルールが明確化されていないことによるトラブルによって、従業員が日当に対して不満を持つことがあります。ここでは代表的なものをご紹介します。
ケース１
日当の額が不十分
日当が実費よりも少ない場合。出張先や外部での作業に多くの時間と費用を費やす場合など、実際の負担よりも少ない日当が支払われると従業員が不満を感じることがあります。
ケース２
日当の支払いタイミング
従業員が予想していたよりも日当の支払いタイミングが遅いことが原因でトラブルになることがあります。
ケース３
日当の計算方法
従業員が理解しにくい日当の計算方法が原因でトラブルになることもあります。特に従業員が自分で計算していた日当額と異なった金額が支払われた場合は、トラブルになる場合があります。
これらの問題は、従業員への説明を明確に行い、日当のルールを明確にしたり、日当の計算方法を改善することによって回避できます。
日当ルールを明確にするためには、システム化がおすすめです。
システム化することで、従業員の不満を解消だけでなく、従業員のモチベーションの向上や労働生産性の向上につながり、組織全体の成果向上にも繋がります。
SmartFlowでは、日当マスタを利用して、経費の精算を行うので、会社内で決めたルールに則って全ての従業員が正確に経費を申請し、支払いを受けることが可能になります。
日当をシステム化する方法
日当を以下の手順でシステム化することができます。
適切に日当のシステム化を実施することで、従業員のモチベーション向上や経営の有効性向上などが期待できます。
日当ルールの明確化
日当の額や支払いタイミング、計算方法などを明確にすることが大切です。
SmartFlowの導入
日当の計算には専用の経費精算システムを導入することをお勧めします。このツールは自動的に日当を計算し、支払うべき金額のデータを保存することができます。
会計システムとの連携
日当は会計システムと連携することで、統一された方法で管理することができます。これにより、日当の額や支払いのタイミングなどを一元管理することができます。
日当のレポート
経営陣は日当に関する費用状況を把握し、経営判断の材料にすることができます。
従業員とのコミュニケーション
日当に関するポリシーや計算方法などを従業員に説明することで、スムーズに運用することが可能です。
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「SmartFlow」とは
SmartFlow（スマートフロー)とは
クラウド型ワークフロー・経費精算システムで、3000社以上の導入実績を誇ります（2022年11月時点）。
「SmartFlow」の仮払金機能なら以下のことが実現できます。
SmartFlow日当機能の特徴
日当額の自動計算
機能概要 管理者設定
SmartFlowは日当のマスタを作成することができます。
このマスタを利用して、日当の基準額を地域毎や役職毎に設定することが可能です。
機能概要 申請
申請ユーザーは日当の内訳を選択し、プルダウンから作成した条件を選択するだけで、自動で金額等が入力されるので、簡単且つ、正当に日当を申請することが可能です。
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1ユーザー月額300円で利用できる「SmartFlow」
数ある経費精算システムの中でも、
1ユーザー月額300円（税別）・初期費用0円という非常に良心的な費用で利用できる「SmartFlow」。
AI技術やAPI連携、電子帳簿保存法対応などの技術を搭載していながら低価格なのが特徴で、すでに3,000社以上に登録されている経費精算システムです。
電子帳簿保存法に標準対応
電子帳簿保存法に標準対応しているため、追加コストなしで経費精算業務の原本管理が不要に。レシートの原本などの送付、それらの整理・ファイリングにかかっている手間やコストが削減できます。
高機能
専用アプリがあり高精度のAI-OCR機能が標準搭載されているので、レシートを撮影するだけで日付・店舗名・金額などを読み取って伝票起票が可能。伝票に入力された内容についてはチェック後にエラーや警告メッセージが出せるので、申請の重複防止・会社のルールに沿った運用ができます。
多彩な連携
さらに、基幹システムとのAPI連携だけでなく交通費精算が楽になる交通系ICカード、LINEWORKS・Slack・Teamsなどのグループウェア、会計や銀行システムとの連携もできるため、申請や処理のスピードアップや効率化にも繋がります。
ワークフローシステムも同時に導入できる
「SmartFlow経費精算」には、
申請・承認手続きの流れまで
自動化できる
「ワークフローシステム」の
機能をつけることが可能です。
申請者や承認者が外出やリモートワークなどで出社していなくても専用アプリでスマホなどから承認フローを進行でき、申請・承認の操作ログが残るので書類の不正を発見・防止する効果も。
代理申請者や回覧者などの多彩な役割設定や、申請・承認・却下以外のアクション設定、複雑な条件分岐など、さまざまな企業のニーズに応える機能を実装しています。
使い方は、用途に合わせてテンプレートから申請書を選択・申請者が申請・承認者が承認…という簡単な3ステップ。
ITに不慣れな方でも安心して操作できる仕様となっています。
経費精算システム・ワークフローシステムはそれぞれ1ユーザー月額300円（税別）ですが、同時に導入すると1ユーザー月額500円（税別）とお得な価格でご利用いただけます。
ご利用料金
(1ユーザーあたり)
初期費用
プランについて
ワークフロープラン
経費精算・支払依頼プラン
300円/月
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どちらもご利用頂くとオトクに! 500円/月
0円
0円
社内の申請業務を電子化したい方向けのプランです。申請フォーム・承認経路を柔軟に変更可能です。社内のあらゆる申請書を電子化可能です。
経費精算・交通費精算・支払依頼に特化したプランです。AI-OCR機能や、仕訳データの作成が可能なため、経理業務の効率化や電子帳簿保存法に対応したい方向けのプランです。
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0円
領収書・請求書・見積書など、あらゆる資料を電子保存可能なプランです。導入費用・基本料金が発生せず、保存容量5GBまで無料でご利用いただく事が可能です。
SmartFlow機能のご紹介
ー 申請・承認の機能 ー
自動分岐
承認金額や条件に応じて、承認経路を自動で分岐させることができます。
段階別の入力制御
データを複数人で処理する際、入力できる場所を制御することで誤入力を防げます。
差し戻し／取り戻し
申請に回しながらの相談・確認が可能なため、意思決定のスピードを落としません。
代理での申請・承認
申請者や承認者が不在時でも代理対応ができます。
AND・OR承認
承認設定のAND・OR承認の設定が可能です。
ー 運用の機能 ー
リマインドメール
一定期間処理されない場合、リマインドメールを送信し処理漏れを防ぎます。
停滞書類検索
処理が停滞している書類を検索できるため、停滞書類を見逃しません。
リストビュー機能
任意の条件で、申請書の絞りこみ表示が可能です。
連携機能
LINE WORKS以外にも、SLACKやSSOと連携して承認・通知が可能。必要に応じてAPI連携も可能です。
ー 設計の機能 ー
帳票出力
決済されたデータをpdf、Excel形式でダウンロードすることが可能です。
承認経路の管理
承認経路のテンプレートを作ることができるため、都度入力の手間を省けます。
スマホ対応
スマホに対応しているため、パソコンがない時でも申請・承認ができます。
簡単な申請フォーム
ドラッグ&ドロップで簡単に申請フォームの作成が可能です
簡単なユーザー登録
CSVファイルでユーザーの一括登録ができます。
組織変更の予約機能
組織変更の予約登録ができるため、人事異動後に慌てて対応しなくて済みます。
SmartFlow機能のご紹介
自動分岐
承認金額や条件に応じて、承認経路を自動で分岐させることができます。
段階別の入力制御
データを複数人で処理する際、入力できる場所を制御することで誤入力を防げます。
差し戻し／取り戻し
申請に回しながらの相談・確認が可能なため、意思決定のスピードを落としません。
代理での申請・承認
申請者や承認者が不在時でも代理対応ができます。
AND・OR承認
承認設定のAND・OR承認の設定が可能です。
リマインドメール
一定期間処理されない場合、リマインドメールを送信し処理漏れを防ぎます。
停滞書類検索
処理が停滞している書類を検索できるため、停滞書類を見逃しません。
リストビュー機能
任意の条件で、申請書の絞りこみ表示が可能です。
連携機能
LINE WORKS以外にも、SlackやTeamsと連携して承認・通知が可能。必要に応じてAPI連携も可能です。
採番機能
申請フォーム単位で、申請番号を管理することが可能です。
回覧・共有機能
承認完了時に共有するユーザーに通知が届くため、申請内容を共有することができます。
帳票出力
決済されたデータをpdf、Excel形式でダウンロードすることが可能です。
承認経路の管理
承認経路のテンプレートを作ることができるため、都度入力の手間を省けます。
スマホ対応
スマホに対応しているため、パソコンがない時でも申請・承認ができます。
簡単な申請フォーム
ドラッグ&ドロップで簡単に申請フォームの作成が可能です
簡単なユーザー登録
CSVファイルでユーザーの一括登録ができます。
組織変更の予約機能
組織変更の予約登録ができるため、人事異動後に慌てて対応しなくて済みます。
安心のサポート体制あり
「SmartFlow」は
チャットボットを完備しており、
お問い合わせにはCSチームが
タイムリーに対応。
また、ユーザーガイドやシステム管理者向けガイド、経費精算初期設定ガイドなど、豊富なサポート記事と動画で導入後の操作をサポートしていますので、いざという時にも安心です。
自社で対応することが難しい場合には、申請書や承認フロー、組織データの登録などの初期設定代行や操作説明会を実施する「導入時サポートプラン（※サポートサービスに応じた課金あり）」をご用意しています。
30日間の無料トライアルが可能
「SmartFlow」は、
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すべての機能が使える無料トライアルが可能です。
申し込みから利用開始までは最短1営業日。利用プランと利用開始日の設定、会社登録、初期設定の簡単3ステップで無料体験を始めていただけます。
無料トライアル後にも、無期限0円で利用できる「freeプラン」をご用意しています。多くの企業様に支持されている使いやすさと機能性を、ぜひお気軽にお試しください。
