請求書の相殺処理にもしっかりと対応
請求書管理
相殺処理とは
相殺処理は、自社と取引先の債権と債務を帳消しにする処理です。相殺処理をすれば実際に金銭のやりとりをする必要がないため、手続きにかかる手間や手数料のコストを削減することができます。
相殺処理は、両社が合意すれば実行することができます。相殺処理は両社の合意の下で行う必要があるので、取引先に対して事前に相殺処理をすることを伝えて許可を得る必要があります。
請求書に相殺内容を記載する際は、第三者が見ても理解できるようにしたうえで会計処理を行います。
請求書の相殺方法
相殺明細が含まれている請求書を発行する際は、請求書にマイナスの記載をした上で、相殺処理の詳細を記載する必要があります。
請求書を受け取った側は、相殺処理の理由がわかるように、金額だけでなく内容も記載されているかを確認し、相殺したものも含め、仕訳を作る必要があります。
SmartFlowでは、 相殺処理を行う際に、金額だけでなく内容も必須項目としております。そのため相殺が発生した場合、内容が記載されていないという問題は起こりません。
相殺処理のメリットとデメリット
相殺取引のメリットは、大きく３つあります。
1.金銭移動の手間の削減
2.セキュリティの向上
3.経費の削減
両者間で動かす必要のない資金を動かさなくて済むので、金銭の移動を管理する手間が削減されます。また、現金が出入りしないため、セキュリティ上の心配も軽減され、手数料や印紙代などの節約にもつながります。
相殺取引のデメリットとしては、大きく２つあります。
1.請求書発行など事務負担の増加
2.認識の相違によるトラブル
相殺処理を行うメリットとして金銭移動の手間は削減されますが、売り手と買い手の双方で領収書や請求書を発行し合うので双方の事務負担が増える可能性があります。
相殺領収書は必ずしも発行しなければならないものではありませんが、内部統制のために相殺領収書を必須としている会社も多くあります。
例えば、 取引先から未払いが発生していると言われた場合に、相殺領収書があれば自社が相手先から同額の支払いをなされていない取引があることを証拠として提示することが可能です。
SmartFlowでは、 請求書の添付のほかに、領収書等を添付する項目が存在するので、相殺が発生した場合など、請求書のほかに紐付けるべき領収書があった場合でも1つの申請書にデータが全て紐ついているので安心して管理することができます。
他にも2つの相対する債権が存在することで取引内容が曖昧になり、取引先と認識を統一しておかないとトラブルに発展する可能性もあるため、慎重に処理を進める必要があります。
勘定科目ごとの相殺方法例
ここでは、売掛金と買掛金の仕訳から説明します。同じに企業に対して商品を2,000,000円で売り上げ、商品を1,000,000円で購入した際の仕訳は以下のようになります。
（借方）売掛金 2,000,000円 （貸方）売上 2,000,000円
（借方）仕入 1,000,000円 （貸方）買掛金 1,000,000円
この仕訳を相殺すると、以下のようになります。
（借方）買掛金 1,000,000円 （貸方）売掛金 1,000,000円
この例では相殺が可能となるのは対当額1,000,000円までです。SmartFlowでは、 請求書で受け取った合計金額を超えて相殺処理の明細を作成することはできません。
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「SmartFlow」とは
SmartFlow（スマートフロー)とは
クラウド型ワークフロー・経費精算システムで、3000社以上の導入実績を誇ります（2022年11月時点）。
「SmartFlow」の仮払金機能なら以下のことが実現できます。
SmartFlowの調整明細機能の特徴
調整明細マスタ
機能概要
SmartFlowでは、調整明細のマスタを登録することができます。
管理者が、社内で利用する調整明細の名称・金額・内容情報等を登録することで、ユーザーは支払請求申請書で相殺処理が可能となります
ユーザーは、相殺処理が必要な場合、支払請求申請書の調整明細から必要項目を入力するだけで金額の相殺処理がなされた支払請求申請書が作成できます。
請求書の入力項目とは別に調整明細を入力する項目があるため、申請者にとっても承認者にとってもわかりやすく入力ミスが起きづらい仕様になっています。
上長や財務担当などの承認者に設定されているユーザーは、請求書の情報と相殺情報、および請求書とは別に添付されている領収書等の情報を確認した上で、承認を行うことができます。
最終承認が完了した請求書は、一覧画面で財務担当や経理担当が管理することが可能です。
まとめ
相殺は管理や処理に手間がかかります。 金額や内容等を適切に入力していないと、取引先との関係が一瞬にして壊れてしまう可能性もあります。
システムを導入し、請求書の管理機能を駆使して相殺等の調整明細を処理することが重要です。
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1ユーザー月額300円で利用できる「SmartFlow」
数ある経費精算システムの中でも、
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AI技術やAPI連携、電子帳簿保存法対応などの技術を搭載していながら低価格なのが特徴で、すでに3,000社以上に登録されている経費精算システムです。
電子帳簿保存法に標準対応
電子帳簿保存法に標準対応しているため、追加コストなしで経費精算業務の原本管理が不要に。レシートの原本などの送付、それらの整理・ファイリングにかかっている手間やコストが削減できます。
高機能
専用アプリがあり高精度のAI-OCR機能が標準搭載されているので、レシートを撮影するだけで日付・店舗名・金額などを読み取って伝票起票が可能。伝票に入力された内容についてはチェック後にエラーや警告メッセージが出せるので、申請の重複防止・会社のルールに沿った運用ができます。
多彩な連携
さらに、基幹システムとのAPI連携だけでなく交通費精算が楽になる交通系ICカード、LINEWORKS・Slack・Teamsなどのグループウェア、会計や銀行システムとの連携もできるため、申請や処理のスピードアップや効率化にも繋がります。
ワークフローシステムも同時に導入できる
「SmartFlow経費精算」には、
申請・承認手続きの流れまで
自動化できる
「ワークフローシステム」の
機能をつけることが可能です。
申請者や承認者が外出やリモートワークなどで出社していなくても専用アプリでスマホなどから承認フローを進行でき、申請・承認の操作ログが残るので書類の不正を発見・防止する効果も。
代理申請者や回覧者などの多彩な役割設定や、申請・承認・却下以外のアクション設定、複雑な条件分岐など、さまざまな企業のニーズに応える機能を実装しています。
使い方は、用途に合わせてテンプレートから申請書を選択・申請者が申請・承認者が承認…という簡単な3ステップ。
ITに不慣れな方でも安心して操作できる仕様となっています。
経費精算システム・ワークフローシステムはそれぞれ1ユーザー月額300円（税別）ですが、同時に導入すると1ユーザー月額500円（税別）とお得な価格でご利用いただけます。
ご利用料金
(1ユーザーあたり)
初期費用
プランについて
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経費精算・支払依頼プラン
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SmartFlow機能のご紹介
ー 申請・承認の機能 ー
自動分岐
承認金額や条件に応じて、承認経路を自動で分岐させることができます。
段階別の入力制御
データを複数人で処理する際、入力できる場所を制御することで誤入力を防げます。
差し戻し／取り戻し
申請に回しながらの相談・確認が可能なため、意思決定のスピードを落としません。
代理での申請・承認
申請者や承認者が不在時でも代理対応ができます。
AND・OR承認
承認設定のAND・OR承認の設定が可能です。
ー 運用の機能 ー
リマインドメール
一定期間処理されない場合、リマインドメールを送信し処理漏れを防ぎます。
停滞書類検索
処理が停滞している書類を検索できるため、停滞書類を見逃しません。
リストビュー機能
任意の条件で、申請書の絞りこみ表示が可能です。
連携機能
LINE WORKS以外にも、SLACKやSSOと連携して承認・通知が可能。必要に応じてAPI連携も可能です。
ー 設計の機能 ー
帳票出力
決済されたデータをpdf、Excel形式でダウンロードすることが可能です。
承認経路の管理
承認経路のテンプレートを作ることができるため、都度入力の手間を省けます。
スマホ対応
スマホに対応しているため、パソコンがない時でも申請・承認ができます。
簡単な申請フォーム
ドラッグ&ドロップで簡単に申請フォームの作成が可能です
簡単なユーザー登録
CSVファイルでユーザーの一括登録ができます。
組織変更の予約機能
組織変更の予約登録ができるため、人事異動後に慌てて対応しなくて済みます。
SmartFlow機能のご紹介
自動分岐
承認金額や条件に応じて、承認経路を自動で分岐させることができます。
段階別の入力制御
データを複数人で処理する際、入力できる場所を制御することで誤入力を防げます。
差し戻し／取り戻し
申請に回しながらの相談・確認が可能なため、意思決定のスピードを落としません。
代理での申請・承認
申請者や承認者が不在時でも代理対応ができます。
AND・OR承認
承認設定のAND・OR承認の設定が可能です。
リマインドメール
一定期間処理されない場合、リマインドメールを送信し処理漏れを防ぎます。
停滞書類検索
処理が停滞している書類を検索できるため、停滞書類を見逃しません。
リストビュー機能
任意の条件で、申請書の絞りこみ表示が可能です。
連携機能
LINE WORKS以外にも、SlackやTeamsと連携して承認・通知が可能。必要に応じてAPI連携も可能です。
採番機能
申請フォーム単位で、申請番号を管理することが可能です。
回覧・共有機能
承認完了時に共有するユーザーに通知が届くため、申請内容を共有することができます。
帳票出力
決済されたデータをpdf、Excel形式でダウンロードすることが可能です。
承認経路の管理
承認経路のテンプレートを作ることができるため、都度入力の手間を省けます。
スマホ対応
スマホに対応しているため、パソコンがない時でも申請・承認ができます。
簡単な申請フォーム
ドラッグ&ドロップで簡単に申請フォームの作成が可能です
簡単なユーザー登録
CSVファイルでユーザーの一括登録ができます。
組織変更の予約機能
組織変更の予約登録ができるため、人事異動後に慌てて対応しなくて済みます。
安心のサポート体制あり
「SmartFlow」は
チャットボットを完備しており、
お問い合わせにはCSチームが
タイムリーに対応。
また、ユーザーガイドやシステム管理者向けガイド、経費精算初期設定ガイドなど、豊富なサポート記事と動画で導入後の操作をサポートしていますので、いざという時にも安心です。
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