仮払金管理ならSmartFlow経費精算
仮払金の「困った!」を
ラクラク解決！
SmartFlowは仮払金管理業務の
お悩みを「ラクに」「正しく」
解決できます。
仮払金について
仮払金とは
仮払金とは、用途や金額が定かでないものの、一定のお金が必要になることがわかっているものに対して、事前に会社が社員に対して支払いをした際に用いる勘定科目です。
例えば、長期出張をするときなど、宿泊や移動手段にかかる費用がいくらなのかは実際に出張が終わるまでわかりませんが、まとまったお金が必要なことは確実です。そのお金を、出張をする社員に事前に渡したときに用いる勘定科目が仮払金となります。
仮払金を使って仕訳した場合、社員は出張が完了して、交通費、宿泊費などの用途と金額が確定したらすみやかに経費精算し、しかるべき勘定科目へ振り替えなければなりません。
仮払金のメリット・デメリット
仮払金は、出張・高額な経費精算が発生する場合、社員自らが費用を立て替える必要がないことがメリットと言えます。
しかし仮払金は事前申請・残高の管理や、実際に使用された用途の管理が行えず不正利用が行われる可能性もあり、管理者側の負担が大きく管理業務が煩雑となってしまうデメリットがあります。
立替経費精算と仮払い精算の違い
仮払い精算とは、申請した仮払金を然るべき勘定科目に振り分けることです。
仮払い精算を行う場合、立替経費精算とは異なり、仮払い事前申請・仮払い精算申請のフローが発生します。
仮払金管理のワークフローと管理上のポイント
仮払金管理には、仮払金の受け取りを申請する仮払い申請・承認・仮払金支払い、仮払金による支払いが完了したら行う仮払い精算・承認・返金の流れと、仮払金管理に伴う、経理担当者による残高管理、会計仕訳の業務があります。
仮払金の申請手続き
申請が承認された場合、仮払金を受け取ることができます。余った仮払金は、後日返済する必要がありますので、返済期限に注意しましょう。
仮払金の精算手続き
仮払金の残高管理
仮払金の残高管理は、誰がいつ申請し、いつまでに精算を行う必要があるかの確認や、期限までに精算が済んでいない場合の催促・済んでいても残高の返済が終わっていない場合はその返金を促したりと、管理する項目が多いため、仮払金を支払っている従業員が多ければ多いほど複雑になります。
仮払金の残高管理には、以下のポイントがあります。
仮払金の会計仕訳
仮払金の仕訳の流れは以下のようになります。
会社が仮払金を従業員に支払ったときの仕訳
まずは、従業員に対し仮払金を支払ったときの仕訳について説明します。出張費用として、振り込みで10万円を渡した場合の仕訳はこのようになります。
会社の資産から振り込みで10万円が減るため、貸方の勘定科目は普通預金になります。現金が減った理由は仮払金を従業員に支払ったことなので、借方の勘定科目は仮払金です。
従業員が出張費を精算した時の仕訳
かかった費用が支払った仮払金の金額を超えた場合には、超えた分を借方に普通預金として20,000円を記入し、借方と貸方の金額を一致させます。
仮払金の運用をいきなりなくすべきか？
仮払金の運用については、従業員が高額な立替を行う必要がない点がメリットとして挙げられるものの、仮払金管理業務は、仮払申請・精算やそれに伴う承認業務、仮払金残高管理など工数や管理する点が多く業務が煩雑になりやすいです。
また、多くの経費精算システムでは、経費申請〜精算までのプロセスを電子化することで立替払いから支払いまでの期間を短縮したり、クレジットカードなどのキャッシュレス決済を中心とすることで仮払金の運用自体をなくしてしまおうという風潮があります。実際に、仮払金の機能自体がなかったり、仮払い申請・精算機能はあっても管理システムが確立されていない経費精算システムもあります。
キャッシュレスが主流になりつつある昨今、現金での管理や業務フローの煩雑さを見ると、仮払金の運用は果たして必要なのかと感じたり、経費精算システムの導入のタイミングで仮払金の運用をやめてしまおうと思うケースもあるかと思います。
ですが、これまで仮払金の運用を行なっていた会社にとっては、仮払金管理機能がない経費精算システムを導入した場合、システム導入のタイミングで社内の業務プロセスの変更を同時並行的に行わなければならない負担が発生してしまいます。
どのようなシステムでも、導入にはそれなりの準備期間や手間がかかります。仮払金の廃止をしないと解決できない課題でなければ、仮払金に限らず現状のスタイルをなるべく維持できる経費精算システムを導入した方が得策と言えそうです。
また、仮払金管理の機能が充実したシステムであれば、効率性や正確性の向上、セキュリティの問題もクリアし、従業員のニーズに応えつつ業務負担軽減がかないます。
仮払金管理をシステム化するメリット
紙ベースの仮払金管理は、手作業によるデータ入力、保管、検索などの作業が必要で、時間と手間がかかります。
仮払金管理をシステム化することで、これらの作業を自動化し、作業時間を大幅に削減することができます。
仮払金管理を手作業で行う場合、人為的なミスが発生する可能性があります。
システム化することで、入力ミスや計算ミスを防止し、より正確な仮払金管理が可能になります。
紙ベースの仮払金管理は、紛失や盗難、不正使用などのリスクがあります。
しかし、システム化することで、アクセス制限や監視機能などを導入することができ、セキュリティを向上させることができます。
SmartFlowなら！
仮払金の申請〜精算の
複雑なお金の流れも
「ラクに」「正しく」自動化
SmartFlowは低価格・高機能を特徴とするワークフロー・経費精算システムで、
仮払金の申請・承認・精算業務にも柔軟に対応しています。
申請者はもちろん、承認者も経理担当者も、自動化されたSmartFlowの経費精算システムで負担軽減。
簡単・高機能・格安！
「SmartFlow」とは
SmartFlow（スマートフロー)とは
クラウド型ワークフロー・経費精算システムで、3000社以上の導入実績を誇ります（2022年11月時点）。
「SmartFlow」の仮払金機能なら以下のことが実現できます。
SmartFlow仮払金の特徴①
申請・承認業務
お悩み
仮払金は、予想される経費の決済額を事前に社員へ支給するため、精算には事前申請と精算申請の2つを管理する必要があり、仮払金の申請・承認業務は立替経費精算と比較しても複雑で手間も多くなります。
手間が増える分だけ、仮払金が適切に利用されていたことの確認も複雑になります。
解決策
SmartFlowでは、仮払金の精算申請時には事前申請をすぐに検索・表示できるため、事前申請を確認しながら精算申請が実施可能。申請者の負担を軽減できます。
承認時には、事前申請の内容と実際に利用した証憑を確認しながら承認ができるため、仮払金が適切に利用されていたことの確認も容易です。
SmartFlow仮払金の特徴②
残高管理
お悩み
事前に支給した仮払金は、過不足金が発生した場合従業員に追加支給をしたり返金を求める必要があります。
経理担当者は仮払金を誰に・いくら支給したのか、精算額が仮払金との差額はあるか管理をする必要があり、残高管理の負担はとても大きいです。
解決策
SmartFlowでは、申請者ごとに、いつ事前申請が行われ、精算申請を行ったかかんたんに確認可能です。
返金が行われていない従業員に対して、システム側から返金通知を行う事もできるため、仮払金の返金漏れも防止します。
SmartFlow仮払金の特徴③
会計仕訳
お悩み
仮払金の仕訳作業は、申請時の仕訳データを探したり、精算申請やレシート等を照会するため時間がかかってしまいます。
また、仮払金を渡してから時間が経つと何の取り引きに使われたか、それを証明する書類はどこにあるかがわからなくなり、その使途や内容がわかりにくくなってしまいます。
解決策
SmartFlowでは、従業員が仮払⾦の申請を⾏うと、承認フローに沿って申請されるだけでなく⾃動で仕訳データが適切に作成されます。
また、仮払精算が⾏われると、⾃動で仕訳データの借⽅・貸⽅が登録されるため、経理担当者が手作業で勘定科目を割り当てる必要がありません。
SmartFlowなら、仮払い申請〜精算の複雑なお金の流れも「ラクに」「正しく」自動化！
SmartFlowはすべての機能を『無料』でお試しできます！
30日間、じっくり使ったメリットを実感してみて下さい。
SmartFlow 仮払金管理機能のよくあるご質問
仮払金管理機能の利用に別途料金は発生しません。
SmartFlow経費精算の標準機能のため、利用に追加費用は発生しません。
CSVファイルを利用して会計ソフトへ連携可能です。
SmartFlowでは仕訳データのCSV出力が可能です。出力形式のカスタマイズも可能です。
利用料金は1ユーザー月額300円（税別）です。
30日間の無料トライアルで安心してご利用頂けます。
1ユーザー月額300円で利用できる「SmartFlow」
数ある経費精算システムの中でも、
1ユーザー月額300円（税別）・初期費用0円という非常に良心的な費用で利用できる「SmartFlow」。
AI技術やAPI連携、電子帳簿保存法対応などの技術を搭載していながら低価格なのが特徴で、すでに3,000社以上に登録されている経費精算システムです。
電子帳簿保存法に標準対応
電子帳簿保存法に標準対応しているため、追加コストなしで経費精算業務の原本管理が不要に。レシートの原本などの送付、それらの整理・ファイリングにかかっている手間やコストが削減できます。
高機能
専用アプリがあり高精度のAI-OCR機能が標準搭載されているので、レシートを撮影するだけで日付・店舗名・金額などを読み取って伝票起票が可能。伝票に入力された内容についてはチェック後にエラーや警告メッセージが出せるので、申請の重複防止・会社のルールに沿った運用ができます。
多彩な連携
さらに、基幹システムとのAPI連携だけでなく交通費精算が楽になる交通系ICカード、LINEWORKS・Slack・Teamsなどのグループウェア、会計や銀行システムとの連携もできるため、申請や処理のスピードアップや効率化にも繋がります。
ワークフローシステムも同時に導入できる
「SmartFlow経費精算」には、
申請・承認手続きの流れまで
自動化できる
「ワークフローシステム」の
機能をつけることが可能です。
申請者や承認者が外出やリモートワークなどで出社していなくても専用アプリでスマホなどから承認フローを進行でき、申請・承認の操作ログが残るので書類の不正を発見・防止する効果も。
代理申請者や回覧者などの多彩な役割設定や、申請・承認・却下以外のアクション設定、複雑な条件分岐など、さまざまな企業のニーズに応える機能を実装しています。
使い方は、用途に合わせてテンプレートから申請書を選択・申請者が申請・承認者が承認…という簡単な3ステップ。
ITに不慣れな方でも安心して操作できる仕様となっています。
経費精算システム・ワークフローシステムはそれぞれ1ユーザー月額300円（税別）ですが、同時に導入すると1ユーザー月額500円（税別）とお得な価格でご利用いただけます。
ご利用料金
(1ユーザーあたり)
初期費用
プランについて
ワークフロープラン
経費精算・支払依頼プラン
300円/月
300円/月
どちらもご利用頂くとオトクに! 500円/月
0円
0円
社内の申請業務を電子化したい方向けのプランです。申請フォーム・承認経路を柔軟に変更可能です。社内のあらゆる申請書を電子化可能です。
経費精算・交通費精算・支払依頼に特化したプランです。AI-OCR機能や、仕訳データの作成が可能なため、経理業務の効率化や電子帳簿保存法に対応したい方向けのプランです。
証憑スキャナ保存プラン
0円
無料で
電帳法対応可能！
0円
領収書・請求書・見積書など、あらゆる資料を電子保存可能なプランです。導入費用・基本料金が発生せず、保存容量5GBまで無料でご利用いただく事が可能です。
SmartFlow機能のご紹介
ー 申請・承認の機能 ー
自動分岐
承認金額や条件に応じて、承認経路を自動で分岐させることができます。
段階別の入力制御
データを複数人で処理する際、入力できる場所を制御することで誤入力を防げます。
差し戻し／取り戻し
申請に回しながらの相談・確認が可能なため、意思決定のスピードを落としません。
代理での申請・承認
申請者や承認者が不在時でも代理対応ができます。
AND・OR承認
承認設定のAND・OR承認の設定が可能です。
ー 運用の機能 ー
リマインドメール
一定期間処理されない場合、リマインドメールを送信し処理漏れを防ぎます。
停滞書類検索
処理が停滞している書類を検索できるため、停滞書類を見逃しません。
リストビュー機能
任意の条件で、申請書の絞りこみ表示が可能です。
連携機能
LINE WORKS以外にも、SLACKやSSOと連携して承認・通知が可能。必要に応じてAPI連携も可能です。
ー 設計の機能 ー
帳票出力
決済されたデータをpdf、Excel形式でダウンロードすることが可能です。
承認経路の管理
承認経路のテンプレートを作ることができるため、都度入力の手間を省けます。
スマホ対応
スマホに対応しているため、パソコンがない時でも申請・承認ができます。
簡単な申請フォーム
ドラッグ&ドロップで簡単に申請フォームの作成が可能です
簡単なユーザー登録
CSVファイルでユーザーの一括登録ができます。
組織変更の予約機能
組織変更の予約登録ができるため、人事異動後に慌てて対応しなくて済みます。
SmartFlow機能のご紹介
自動分岐
承認金額や条件に応じて、承認経路を自動で分岐させることができます。
段階別の入力制御
データを複数人で処理する際、入力できる場所を制御することで誤入力を防げます。
差し戻し／取り戻し
申請に回しながらの相談・確認が可能なため、意思決定のスピードを落としません。
代理での申請・承認
申請者や承認者が不在時でも代理対応ができます。
AND・OR承認
承認設定のAND・OR承認の設定が可能です。
リマインドメール
一定期間処理されない場合、リマインドメールを送信し処理漏れを防ぎます。
停滞書類検索
処理が停滞している書類を検索できるため、停滞書類を見逃しません。
リストビュー機能
任意の条件で、申請書の絞りこみ表示が可能です。
連携機能
LINE WORKS以外にも、SlackやTeamsと連携して承認・通知が可能。必要に応じてAPI連携も可能です。
採番機能
申請フォーム単位で、申請番号を管理することが可能です。
回覧・共有機能
承認完了時に共有するユーザーに通知が届くため、申請内容を共有することができます。
帳票出力
決済されたデータをpdf、Excel形式でダウンロードすることが可能です。
承認経路の管理
承認経路のテンプレートを作ることができるため、都度入力の手間を省けます。
スマホ対応
スマホに対応しているため、パソコンがない時でも申請・承認ができます。
簡単な申請フォーム
ドラッグ&ドロップで簡単に申請フォームの作成が可能です
簡単なユーザー登録
CSVファイルでユーザーの一括登録ができます。
組織変更の予約機能
組織変更の予約登録ができるため、人事異動後に慌てて対応しなくて済みます。
安心のサポート体制あり
「SmartFlow」は
チャットボットを完備しており、
お問い合わせにはCSチームが
タイムリーに対応。
また、ユーザーガイドやシステム管理者向けガイド、経費精算初期設定ガイドなど、豊富なサポート記事と動画で導入後の操作をサポートしていますので、いざという時にも安心です。
自社で対応することが難しい場合には、申請書や承認フロー、組織データの登録などの初期設定代行や操作説明会を実施する「導入時サポートプラン（※サポートサービスに応じた課金あり）」をご用意しています。
30日間の無料トライアルが可能
「SmartFlow」は、
経費精算システム・ワークフローシステム共に30日間無料で
すべての機能が使える無料トライアルが可能です。
申し込みから利用開始までは最短1営業日。利用プランと利用開始日の設定、会社登録、初期設定の簡単3ステップで無料体験を始めていただけます。
無料トライアル後にも、無期限0円で利用できる「freeプラン」をご用意しています。多くの企業様に支持されている使いやすさと機能性を、ぜひお気軽にお試しください。
