SmartFlow経費精算
(交通費精算)
交通費精算の3つの「困った！」をラクラク解決！
SmartFlowは交通費精算の3つのお悩みを「ラクに」「正しく」自動化できます。
困った！その1
困った！その2
不正チェックが大変
手入力の申請フォームだと不正が横行…
↓
自動化で
不正をSTOP
入力の自動化と規定設定で社員の手入力を最小限に。
社内ルールに反する申請に対してはブロック機能で除外できます！
困った！その3
経費の分析が困難
コストが適切か分からない…
↓
分析機能で正しい
コスト管理
交通費精算に関する情報をまとめて管理。
過去のデータもかんたん検索。
経費の利用状況を可視化できて、分析業務も効率化！
SmartFlowの「よかった!」Point①
入力の手間を最小化
アプリで簡単に精算可能だから
交通費精算が遅れない・漏れない・滞まらない！
- 交通系ICカードから、アプリでラクラク読み取りOK
- 申請がいつでも・どこでもできるから、抜け漏れを防止
- 正確な利用実態を担保できて、修正の手間を削減
- 最新データのみ読み取るので、不正防止にもつながる
SmartFlowの「よかった!」Point②
自動化で不正をSTOP
自動計算・自動入力で手入力を最小化
だから、交通費精算が正確・適正！
- IC読み取りで入力を自動化
- NAVITIME連携でルートから運賃を検索可能
- 車を使った移動も、支給金額を算出可能
- 定期区間の自動控除
- 日当申請も、自動化で社内規定通りに
- 社内ルールに反する経費申請に対して自動でブロック
SmartFlowの「よかった!」Point③
分析機能で正しいコスト管理
レポート機能で旅費交通費の利用状況を見える化
正しいコスト管理を実現可能！
- 旅費交通費の自動集計でかんたん分析
- 利用項目や所属など、目的に合わせた分析が可能！
- 予算管理機能で、期間や部門別の予実管理もタイムリーに(※)
- 自動算出できない費用が適切か、過去の申請データを検索して比較が可能(※)
※ 予算管理機能についてリリース予定
交通費精算とは
交通費精算とは
交通費精算とは、出張や業務において利用した交通手段の費用を、会社や団体に請求し、実際に支払われた金額を精確に計算して、請求書や支払い申請書などで申請することを指します。
交通費には、交通機関の利用料金や駐車場代、高速道路料金などが含まれます。また、出張先での移動や、業務での外出などによる交通費も含まれます。
交通費精算は、会社や団体が従業員や関係者に対して、公正かつ適正な費用の支払いを行うために必要な手続きの一つです。また、交通費精算には、法律で規定された上限金額や、細かいルールが存在するため、正確な記録を残し、細かいルールに従うことが求められます。
交通費精算においては、利用した交通手段の種類や金額を明確に記録することが重要です。具体的には、交通機関の切符や領収書を収集し、日付や目的とともに管理し、必要に応じて請求書や支払い申請書にまとめて提出することが一般的です。
交通費精算業務が負担に感じる理由
記録が面倒
規則が複雑
お金のやりとりが面倒
人的ミスが起こりやすい
以上のような理由から、交通費精算業務が負担に感じる人も多いと考えられます。
しかし、正確な記録を残し、ルールに従うことは、会計処理の正確性を保つために重要なことです。
交通費精算が楽になる！SmartFlowの機能
計算や申請が手間に感じたり、面倒だと思う人も多い交通費精算業務ですが、申請者にとってだけでなく、承認者や経理担当者にとっても面倒が楽になるSmartFlow交通費精算の機能をさらに詳しくご紹介します。
SmartFlowは、交通費精算業務の自動化を追求していきます。
- 電子帳簿保存
電子帳簿保存法に対応し、領収証や請求書を電子保管し、紙の原本を保管・送付不要とする機能です。
- 規程違反チェック
社内の規程違反チェックをシステム的に行い、アラートなどを発する機能です。
- 日当計算
宿泊手当、出張手当などの日当を自動計算する機能です。
- ICカード読み取り
SuicaなどのICカードからデータを抽出し、経費精算する機能です。
- NAVITIME連携
NAVITIMEと連携し、交通費（電車・車）を精算する機能です。
- スマホアプリ
スマホアプリについてご紹介します。
- モバイルSuica
モバイルSuicaで支払った経費・交通費を精算する機能です。
2023年6月末リリース予定
システム化で交通費精算業務がどう変わる？
手作業による交通費精算の業務フローとその問題点
一般的に手作業による交通費精算の業務フローは、以下のような流れになります。
１
従業員は出張や業務で交通費を支払う。
２
従業員は支払った交通費に関する領収書を集める。
３
従業員は、支払った交通費の領収書をもとに、手書きの交通費精算書を作成する。
４
従業員は、交通費精算書を上司に提出する。
５
上司は、申請内容を確認して承認を行う。
６
承認後、会計部門が交通費精算書を確認し、支払いを行う。
このような手作業による交通費精算には、以下のような問題が発生することがあります。
時間の浪費
手作業による交通費精算は、従業員や管理者の負担が大きく、膨大な時間がかかることがあります。精算書の作成や整合性の審査に時間がかかり、従業員への支払いが遅れる可能性があります。
承認の遅延
承認者が多く、上司のスケジュールに合わせて提出・承認が行われるため、承認に遅延が発生することがあります。
データの不備
手作業による交通費精算では、人によって、勘定科目の割り振りが変わってしまうことがあるため、データの正確性、統一性が担保されません。従業員から集めた交通費精算のデータを基にした統計の分析や財務管理に影響を与える可能性があります。
SmartFlowで自動化された交通費精算の業務フローと手作業との違い
SmartFlowに変更した場合の交通費精算の業務フローは、下記のように変わります。
１
従業員は出張や業務で交通費を支払う。
２
従業員は、支払った交通費の領収書をSmartFlowに添付する。レシートを添付した時点でAIが作動して、データが入力される。
３
従業員はデータが入力されているので、内容をチェックして申請ボタンを押す。
４
上司は、申請内容を確認して承認を行う。
５
承認後、会計部門が申請書を確認し、支払いを行う。
６
経営者はデータを元に経費グラフを確認し、判断を行う。
時間の浪費や承認の遅延を防ぎ、支払いまでの業務を効率化すできるだけでなく、データが正確に集められることで、経費のグラフを確認し、次のアクションまで行えるようになります。
交通費精算のよくある質問
可能です。
管理画面で定期区間を登録しておくことで、自動で除外されます。
可能です。
交通系ICカードをスマホにかざすだけで、SmartFlowアプリ内に情報が取り込まれそのまま申請することが出来ます。
対応しています。
NAVITIMEと連携しており、出発地、到着地からルート検索が可能です。
あらかじめ1kmあたりの金額を設定しておくことで、NAVITIMEで算出した距離からガソリン代の申請もかんたんに行えます。
日当計算にも対応しております。
あらかじめ役職や地域などの条件に応じた金額を設定しておくことで、申請者は条件を選択し日数を入力するだけで自動で金額が計算されるため、出張時の経費精算も簡単に行えます。
交通費申請の内容が適切か判断できるような機能があります。
申請者が選択した経路が確認できます。申請されたルートが適切か、かんたんに確認可能です。
NAVITIMEやICカード連携機能を利用すれば、今まで手作業で入力・計算していた交通費精算が自動化されます。（選択した経路の交通費が自動で計算されるため手入力の必要がありません。）規定から外れた申請内容に対し、申請前に自動で警告やエラーを表示させる規定違反チェック機能もあるため、申請内容のミスを減らすことが出来ます。
NAVITIMEやICカード連携機能を利用することで、入力する手間が削減されます。
NAVITIMEでは、出発地・到着地を入力するだけで交通費精算の申請作業の大部分が自動化できます。
電車やバスの運賃の計算はもちろん、自動車にも対応しており、あらかじめ1kmあたりの金額を設定しておくことで、NAVITIMEで算出した距離からガソリン代の申請もかんたんに行えます。
またICカード読み取り機能があるため、ICカードの履歴情報からも簡単に交通費を精算することができます。
出張時の精算にも対応しております。
出張に対する日当も精算が可能です。
申請者の所属・役職・申請金額などによって、承認経路を柔軟に設定することが可能です。
設定した経路で承認が進むので、運用ルールが遵守され内部統制強化にもつながります。
iOS、Android対応のアプリがございます。
アプリにて申請・承認業務が行えるため、出張時や外出先でも経費精算が可能です。
可能です。
Smartflow経費精算では、交通費精算時、プロジェクトを紐づける事が可能です。
申請されたデータをプロジェクト単位で検索する事も可能です。
SmartFlow経費精算は、電子帳簿保存法に対応し、最新機能が標準搭載のクラウド経費精算システムです。
経費精算の申請・承認・経理業務をクラウド管理でき、AI-OCRによる自動読み取りやICカード連携・NAVITIME連携などによる『①申請業務がラクになる機能』、規定違反チェック機能や入力の自動化による『②確認業務がラクになる機能』、LINEWORKSやSlack連携による『③申請・承認業務がラクになる機能』があります。
経費精算に特化した機能を持ち、さらに申請情報から自動的に仕訳・振込データを作成するなど、申請・承認・経理業務を効率化することができます。
