支払通知書が発行可能な経費精算システムならSmartFlow
支払通知書の基本知識から発行機能までご紹介
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目次
支払通知書
支払通知書とは
支払通知書とは、取引が完了した後に請求書を受領し、支払いが確定しているものに限り、取引先に対して取引の内容を通知するための書類です。
基本的に、支払通知書は発注側が支払いを行う前に作成するもので、基本的には、支払先から請求書を受け取って社内承認が完了したタイミングで作成します。
支払通知書には、支払通知番号に加え、取引が行われた日付や案件名、金額等が記載されています。
支払通知書は、法的に作成が義務付けられているわけではありませんが、発行しておくことで、取引を円滑に進めることが可能となります。
支払通知書を発行するメリット
前述の通り、支払通知書は発行が義務付けられているものではありませんが、支払通知書があることで、支払業務が円滑になります。
支払通知書のやり取りがなかった場合、実業務では、支払元と支払先で金額に相違が発生する可能性があります。
請求書を発行したあとに相違が発覚し、請求書の再発行が必要になると、締め日に近い日で余分なやり取りが発生し、経理部門のストレスになることも少なくありません。
しかし、支払通知書を発行することによって、双方の手間を省くことができ、管理もれ、確認漏れによるトラブルを未然に防ぐことができるようになります。
支払通知書と請求書の違い
支払通知書は、支払が確定した取引に対して、支払側が支払先に[この内容で支払いますということ]を通知するための書類です。
一方請求書は、支払先が支払側へ、提供した商品やサービスの対価としての支払いを請求する文書です。
支払通知書は、請求書を受け取った側が、発行するものになります。
支払通知書に記入が必要な項目
支払通知書に記入すべき項目と内容をご紹介します。
1. タイトル
支払通知書であることがわかるように、書類の一番上にわかりやすく記入します。多くの支払通知書では、フォーマットに最初から記載されているため心配する必要はありません。
2. 支払い先の取引先情報
支払い先の取引先情報を記入します。 取引先名称を記入する際に、敬称である「御中」「様」などが混在しないよう、注意して使うようにしましょう。 また、 取引先の住所や担当者名などの情報も入力する必要があります。
3. 支払い元の取引先情報
請求書を受け取って、支払通知書を発行する発注者側の企業名と連絡先を誤りのないように記入します。 具体的には、住所および電話番号、メールアドレス、担当者名などを記入します。
4. 発行日
支払通知書の発行日を記載します。 いつ発行した請求書に対しての支払い通知書なのか、すぐにわかるように、日付の記入は忘れずに行っておきましょう。
5.取引年月日
それぞれの取引について、取引が行われた年月日を正しく記入します。
6.支払通知書番号
支払通知書を発行する際に、支払通知番号を発番します。支払い通知書を管理する際に、支払通知番号があることで、管理がしやすくなります。
7. 明細毎の内容
それぞれの取引における具体的な取引内容や備考を記載します。
8. 明細毎の単価
それぞれの取引における単価を記載します。
9. 消費税額
それぞれの取引における消費税額を記載します。
10. 備考
それぞれの取引において注意点や備考がある場合に記載します。
11. 支払金額
取引で支払う予定の金額を記入します。原則、総合計の金額を記載します。
12. 小計
単価合計と消費税合計についてそれぞれ記載します。
13. 総合計
単価と消費税額を合算した金額を記載します。
これらの項目の中で、請求書に記載する項目（取引内容や単価、消費税や総合計など）については、同様に記載しておくようにしましょう。
支払通知書と電子帳簿保存法について
2024年1月には、電子帳簿保存法の改正により、「電子的に受け取る取引データ（取引先から電子メールで受け取る支払通知書や請求書など）」は、電子データでの保存が義務付けられます。
電子帳簿保存法の対象となるのは国税関係帳簿と国税関係書類ですが、支払通知書は国税関係書類に分類されるため、電子帳簿保存法の対象となります。
例えば、取引先からPDFで支払通知書を受け取った場合、電子取引に適用されるため、従来の様に紙に出力しての保存が認められなくなります。
電子で受け取ったものは、電子で保存しなければなりません。
そのため、企業は電子帳簿保存法に対応しているシステムを導入し、電子帳簿保存法の改正に備える必要があります。
支払通知書とインボイス制度について
2023年10月より、インボイス制度（適格請求書等保存方式）が開始します。
支払い元から支払い先へ送付する支払通知書に関しても、仕入税額控除を受けるためのインボイスとして交付・保存が可能です。
その際には、取引相手（支払先側）の登録番号（Tから始まる13桁の番号・適格請求書発行事業者登録番号）や税率ごとに区分した消費税額等といった、インボイスとしての項目を記載する必要があるので注意しましょう。
税率ごとに区分した消費税額が記載されていなかったり、登録番号を入力することができない支払通知書では、インボイス制度に対応することができません。
支払通知書原本の保存期間
証憑書類は、法令で保存期間が定められており、法人の場合、帳簿とともに原則7年間保存する義務があります。
起算日は書類発行日または受領日から、7年後の法人税申告期限日までです。
支払通知書には、発行の義務はありませんが、証憑書類の一つとして保管しておく必要があるため、システムを導入して、すぐに検索できるように保管しておきたいところです。
実業務では、取引終了後に過去の支払通知書を確認したり、見直したりする必要があります。
支払通知書はシステム化できる
支払通知書は発行することで、請求業務の負担を軽減でできます。しかしながら、取引の中でやり取りされる支払い通知書をエクセルなどで作成し発行、郵送、証憑が到着した後に目視で確認していくのは、支払い通知書を発行する側にも、発行される側にも面倒な手間が発生します。
また、金額の記載ミスなどにより、大きなトラブルになる可能性もあるため、細心の注意が必要になります。
このような経理負担を軽減するために、請求業務をシステム化し、支払通知書を電子で発行、保存することをお勧めします。
システム化とは、従来紙でやりとりしていた書類を電子データ化し、Web上でやりとりできるようにしたものです。
企業は、支払通知書を発行、送信、管理することができるシステムを導入することで、支払通知書をシステム化することができます。
支払通知書をシステム化する事は、請求業務の負担軽減に直結するでしょう
支払通知書をシステム化するメリット
支払通知書をシステム化するメリットとして、支払先から請求書を受領して、支払い業務を完了するまでの時間を削減できることが挙げられます。
支払元が受領した請求書データをもとに、自動で支払い通知書を発行し、支払い元に送信することができます。
また、紙で作成・郵送していた支払通知書をデータ作成・送信することで、業務コスト、発送コストを大幅に削減できます。社内で最終確認者の承認が完了し、支払いが確定している請求書の情報を元に、支払い通知書が自動発行されるので、入力ミスなどをなくすことも可能です。
電子帳簿保存法の要件を満たしたシステムを利用すれば、文書の保存が電子データでも認められるようになり、紙の原本の保存が不要になります。
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「SmartFlow」の仮払金機能なら以下のことが実現できます。
SmartFlow支払通知書の特徴①
自動発行・一括送信
機能概要
支払通知書は、支払い確定した請求書の情報を元に、自動で発行する方法と、1つ1つ担当者が発行する方法を選択することができます。
会社内で定められている請求書の受領から支払いまでのルールをもとに、柔軟に設定を変更することが可能です。
また、SmartFlowでは支払通知書を一覧画面から一括選択し、支払い先に対して支払い通知書の電子データを添付したメールを送信することが可能です。
取引先マスタに担当者のメールアドレスを登録しておくことで、SmartFlowを契約していない方にも、支払い通知書の送信が可能です。
SmartFlow支払通知書の特徴②
全銀データとの連携
機能概要
SmartFlowでは全銀システムと連携するためのXMLファイルを出力することができます。
XMLファイルを出力するための項目として、支払通知番号と支払い通知発行日が情報項目名として定義されています。
支払い通知機能を使って発行したこの項目を利用することで、全銀システムと連携するためのXMLファイルも簡単に出力することができます。
SmartFlow支払通知書の特徴③
支払通知書の受領
機能概要
SmartFlowでは、支払通知書だけでなく、見積書や契約書、発注請書といった書類も、電子帳簿保存法に則って保存することが可能です。
具体的には、書類データを添付した後に、電子帳簿保存法の必須項目である取引年月日、取引先、金額情報を入力して証憑を保存します。SmartFlowでは、 スキャナ保存要件に対応したJIIMA認証を取得しているため、写真で撮影したデータも登録することが可能です。この時、データの画素数が足りない場合エラーメッセージが表示されます。
保存した証憑は一覧画面に表示され、誰がいつ登録したのかを確認することが可能です
また、保存した証憑に対して、コメントを入力することも可能です。電子帳簿保存法の要件において、一度登録した証憑は 削除することができないため、誤った情報を登録してしまった場合は、コメント機能で対応することも可能です。
まとめ
支払通知書は、必ず発行しなければならない書類ではないものの、作成しておくことで、スムーズな支払業務が可能となります。
支払通知書を作成する際には、法的に定められた必須項目はないものの、最低限、請求書に記載されているような項目については記載しておく必要があります。
SmartFlowでは、請求書を受け取った際にAIが項目を自動で読み取り、 ユーザが確認して、申請、最終承認されたデータをもとに、自動で支払通知書を発行するため、最初から必要項目が記載されています。
またJIIMA認証を取得しており、電子帳簿保存法にも対応しているため、支払い通知書を簡単に電子化することが可能です。
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SmartFlow機能のご紹介
ー 申請・承認の機能 ー
自動分岐
承認金額や条件に応じて、承認経路を自動で分岐させることができます。
段階別の入力制御
データを複数人で処理する際、入力できる場所を制御することで誤入力を防げます。
差し戻し／取り戻し
申請に回しながらの相談・確認が可能なため、意思決定のスピードを落としません。
代理での申請・承認
申請者や承認者が不在時でも代理対応ができます。
AND・OR承認
承認設定のAND・OR承認の設定が可能です。
ー 運用の機能 ー
リマインドメール
一定期間処理されない場合、リマインドメールを送信し処理漏れを防ぎます。
停滞書類検索
処理が停滞している書類を検索できるため、停滞書類を見逃しません。
リストビュー機能
任意の条件で、申請書の絞りこみ表示が可能です。
連携機能
LINE WORKS以外にも、SLACKやSSOと連携して承認・通知が可能。必要に応じてAPI連携も可能です。
ー 設計の機能 ー
帳票出力
決済されたデータをpdf、Excel形式でダウンロードすることが可能です。
承認経路の管理
承認経路のテンプレートを作ることができるため、都度入力の手間を省けます。
スマホ対応
スマホに対応しているため、パソコンがない時でも申請・承認ができます。
簡単な申請フォーム
ドラッグ&ドロップで簡単に申請フォームの作成が可能です
簡単なユーザー登録
CSVファイルでユーザーの一括登録ができます。
組織変更の予約機能
組織変更の予約登録ができるため、人事異動後に慌てて対応しなくて済みます。
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自動分岐
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段階別の入力制御
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承認設定のAND・OR承認の設定が可能です。
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リストビュー機能
任意の条件で、申請書の絞りこみ表示が可能です。
連携機能
LINE WORKS以外にも、SlackやTeamsと連携して承認・通知が可能。必要に応じてAPI連携も可能です。
採番機能
申請フォーム単位で、申請番号を管理することが可能です。
回覧・共有機能
承認完了時に共有するユーザーに通知が届くため、申請内容を共有することができます。
帳票出力
決済されたデータをpdf、Excel形式でダウンロードすることが可能です。
承認経路の管理
承認経路のテンプレートを作ることができるため、都度入力の手間を省けます。
スマホ対応
スマホに対応しているため、パソコンがない時でも申請・承認ができます。
簡単な申請フォーム
ドラッグ&ドロップで簡単に申請フォームの作成が可能です
簡単なユーザー登録
CSVファイルでユーザーの一括登録ができます。
組織変更の予約機能
組織変更の予約登録ができるため、人事異動後に慌てて対応しなくて済みます。
安心のサポート体制あり
「SmartFlow」は
チャットボットを完備しており、
お問い合わせにはCSチームが
タイムリーに対応。
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