同一日・同一経路の交通費申請をチェックする重複申請防止機能をリリース

2023/05/16

VeBuIn株式会社（本社：〒305-0045 茨城県つくば市梅園2丁目1-13 筑波コウケンビル3F、代表取締役：シャーバビック）は、経費精算システム「SmartFlow」において、同一利用日・同一経路の交通費申請を自動チェックし、交通費精算の重複申請を防止する新機能をリリースしたことをお知らせします。

SmartFlow経費精算は、交通費精算機能において重複申請防止機能をリリースしました。
交通費精算時、過去の申請内容を自動でチェックし、同一利用日・同一経路の申請があった場合、アラート表示を行うことで、同一の申請が発生する事を防ぐ機能です。　

■背景

経費管理における交通費精算は、他の経費精算とは異なり、多くの場合は証憑（レシート）の添付が不要です。

このため、ユーザー自身が既に申請したかどうかが分かりにくく、結果として、無意識のうちに重複申請を行ってしまうリスクがあります。また、発生件数が多いために、承認者や財務担当者が重複していることに気が付くことも困難です。

この要件に対応するため、SmartFlowでは交通費精算機能に重複申請防止機能を実装することと致しました。

■重複申請防止機能の概要

・申請者・利用日・申請経路がすべて同一でないかを自動チェックします。
・車移動・電車・バスそれぞれにチェックをON/OFFすることができます。

・自動チェックをONにした状態で同一申請者・同一利用日・同一経路の交通費申請がされた場合、申請時～承認の各ステップでアラートメッセージを表示します。（往復の場合を除く）

実際の操作イメージは、下記のリンクよりご確認頂けます。

https://app.storylane.io/share/mnjachoakph8

■SmartFlow　交通費精算機能における「正しさ」を担保するための機能
経費精算システムにおいては、「正しい計算」と「充実したチェック機能」が完全電子化のカギであり、この2点が不十分な場合「システムを入れたけれども業務を効率化できない」といった状況に陥るものと考えています。こうした観点のもと、SmartFlowでは財務・経理の実務に即した正しい計算機能・チェック機能を充実させています。

①NAVITIME連携

・出発地～到着地を入力すると、自動で経路を導きだし、正しい交通費金額を算出します。

・電車・バス・車での移動に対応しています。

②定期券区間除外

・定期券の区間については、除外して交通費の計算を行います。

③日当自動計算

・出張手当などの計算を自動で行います。

・規程に沿って任意の条件を設定することが可能です。

④重複申請防止

・同一申請者・同一利用日・同一経路の交通費申請に対してエラーを発出します。

今後の展開におきましても、お客様のご要望にクイックにお応えしていくことで、実務で必要な自動計算機能・チェック機能を充実させてまいります。

■価格
上記機能はSmartFlowの追加機能であり、別途のオプション契約不要でご利用いただけます。
SmartFlowをご契約のお客様について、上記機能は追加オプション契約は不要で、無料でご利用頂けます。

（ご参考）
SmartFlowご提供プラン
・ワークフロープラン：300円（税別）/月/ユーザー
・経費精算プラン：300円（税別）/月/ユーザー
・同時利用で500円（税別）/月/ユーザー

■Smart Flowについて
SmartFlowは、システムが苦手な方でもノーコードで手軽に社内の稟議・申請、承業務を電子化することが可能なクラウドワークフローシステムです。スマホアプリ対応やLINEWORKS等のグループウェア連携も実装されており、申請者、承認者にとっても嬉しい機能が盛りだくさんです。

経費精算機能では、立替経費精算、交通費精算、請求書の支払依頼業務を電子化することができます。インボイス制度や電子帳簿保存法など今求められている法令対応の機能や、AI-OCRによる領収書/請求書読み取り、交通費自動計算機能などの最新機能が、標準搭載されています。

Smart Flowワークフロー
 Smart Flow経費精算

■VeBuIn株式会社概要
社名：VeBuIn株式会社
所在地：茨城県つくば市梅園２ー１−１３筑波コウケンビル３F
代表者：シャーバビック
設立：2015年4月
URL：https://vebuin.com/