ICカードから経路・金額を読み取り、交通費申請が可能
申請・承認業務の効率化、誤申請・不正を防止

SmartFlowではスマホアプリからICカードの利用データの読み取り、交通費精算・経費精算ができます。
ICカードから取得したデータには乗降駅・支払額が取得できるため申請・承認業務効率を大幅に削減できます。

交通費精算時、ICカード読み取りが行えるメリットとは

交通費精算は、頻繁に発生する業務でありながら、非常に面倒な作業が多い業務です。申請者が業務で使用した交通費を申請し、承認者や経理担当者が確認・承認する業務です。細かい経路や金額の確認が必要で、適正な精算を行うためには大きな労力がです。
SmartFlowではICカードのデータを読み取る事が出来るため、交通費精算にかかる工数を大幅に削減可能です。

申請者にとってのメリット

交通費の承認書を紙で提出する場合、経路と金額を手書きするので、申請内容に誤りがないか確認に時間がかかります。さらに、申請者が定期券を利用した場合、承認者はその定期区間が申請された経路に該当するかどうか確認しなければならず、とても面倒です。しかし、ICカードを使えば、自動的に経路と運賃が記録されます。このため、承認者は実際に利用した金額しか承認しなくて良いので、確認作業が楽になります。そのため、承認者の手間が大幅に削減されます。

承認者・経理担当者にとってのメリット

紙書式で承認を行う場合、記載された経路の利用金額に誤りがないか確認をする事は非常に手間がかかります。更に定期区間の控除を行う場合は、申請者に登録されている定期区間を調べ申請された経路に該当するのか確認が必要なため確認業務は更に煩雑になります。ICカードのデータは実際に利用した金額しか登録されていないため、承認者は交通費が妥当な料金かを調べるだけで済みます。

管理者

ICカードから運賃を読み取ることで、入力の不正や不備を予防することができます。人為的なデータが介入しないため、従業員が不正に交通費を申請したり、意図せず定期区間との重複分を申請したりする事態を未然に防ぐことができます。これにより、内部統制の強化にもつながります。

以上のように、ICカード読み取りを利用することで、経費精算システムにおいて入力・承認・記録の工数を削減し、不正や不備を予防することができます。