社内規定違反に対するチェック機能
社内規定に違反する経費申請に対して、警告の表示や申請ブロックをするような設定が可能です。
また、二重申請を疑う証憑に対しては、領収書を添付した時点で過去に申請した領収書を照合し、メッセージが表示されます。
申請のチェック・差し戻しの作業が削減されるのはもちろん、内部統制の強化やコンプライアンスの順守にもつながります。
社内規定違反チェック・
不正防止機能一覧
規定違反
チェック機能
規定違反申請に対し
警告/ブロックを
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二重申請
防止機能
レシート画像の使い回しによる
ミスや不正を防ぐ
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規定違反チェック機能
社内規定に反する経費申請に対して、警告の表示や申請ブロックをするような設定が可能です。
警告表示やブロックの際に一緒に出すメッセージの内容も自由に作成可能。申請者が経理担当者に確認したいこと、経理担当者が申請者に伝えたいことも、メッセージ表示により自動でお伝えします。
- 規定の内容毎にエラーメッセージと警告メッセージが選択できます
- 規定の内容毎に設定開始と終了の期間を選択できるため、一時的な規定や規定変更時などにも事前に対応可能です
- カテゴリ・内訳ごとにさまざまな項目の条件を設定可能なため、細かい設定ができメッセージの内容も自由に作成可能です
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この「規定違反チェック機能」を利用すれば、社内規定を順守したものしか申請されないので、不正な申請を行うことができず、社内から不正が撲滅されることになります。
経費精算システムを導入しておらず手書きで経費精算業務を行っていた場合、規定が守られている申請書も守られていない申請書も提出されてしまいます。その申請書が承認者の手元に届いたときに、承認者が社内規定を熟知していて、社内規定に沿っていない申請書を申請者に差し戻すことができれば問題はありません。
しかし、実際には承認者自身も社内規定の理解が曖昧で、時間がないため、部下を信じてとりあえず「承認」をしてしまうという管理職も少なくないのが実情です。結果として経理部門の負担ばかりが増えるケースも多いようです。
では経費精算システムが導入されていた場合はどうでしょうか。内容に不正があった場合には、その申請を提出させないことが可能です。また、申請内容に不備があった場合にも、システム上でメッセージを表示して、申請者にその場で修正を促すことができます。承認者や経理担当者が対応しない分申請スピードも向上します。
そして、承認者の元に申請が上がってきたときには、すでに社内規定には違反していないということが明らかなので、申請を一つひとつ確認する必要もなくなります。
このように、「規定違反チェック機能」のある経費精算システムを導入している場合、意図的な不正を行うことは難しくなりますし、無意識に社内規定に反しているものはその場で修正させることができるので、差し戻しが非常に少なくなります。
また、承認者・経理担当者も社内規定に違反していないかを考える必要もなくなるため、不正撲滅とともに、精算業務のスピードアップ、効率アップにも役立ちます。
二重申請防止機能
過去に利用した証憑との一致率を判定し、あらかじめ設定した一致率を超えた場合にメッセージが表示される設定が可能です。
一致率や判定に利用する期間を任意で設定できるため、申請したか忘れ再度申請してしまうことや、他者や自身の申請済みレシートを悪用した重複申請の防止に役立ちます。
- 二重申請をチェックする期間や対象を設定できるため、会社規模などに応じて柔軟に適用範囲を変更できます
- 高度AI読み取りにより少しの違いも検知するため、会社の近所のコンビニで同じものを買った場合など、レシートが似てしまう時にも100％同じと判断されません
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平成28年度の税制改正により電子帳簿保存法の領収書の読み取りを行うスキャナ保存についての要件が緩和され、領収書を受領した本人がスマートフォン等を利用して電子化することができるようになりました。
これにより経費精算システムでの申請は、領収書をスマホで撮ってアップするだけで申請が可能となるため、オフィス外でも簡単に申請ができ申請者の業務負担軽減というメリットとなります。
一方、受領者本人による領収書の電子化が認められたことは、申請後も手元に領収書が残ることから従来の紙ベースの申請と異なり、領収書使い回しによる二重申請等のミスや不正が発生しやすくなるデメリットでもあり、経費精算のシステム化に踏み切れない要因とも言えるでしょう。
二重申請防止機能を利用すれば、そのようなデメリットも自動で解決できます。申請時から過去に申請に利用した領収書との類似性を表示するため、承認者が領収書の使い回しに気付けるのはもちろん、経理担当者にとって大きな負担となる証憑のチェックも領収書の類似を知らせるアイコン等で確認すべき申請が一目でわかりシステムがサポートしてくれます。
経理担当者にとって
「SmartFlow」を選ぶメリット
- 社内規定チェック機能や二重申請防止機能は経理担当者の業務負担の軽減に役立ちます。
経費精算に対して最終承認する経理担当者は、いわばミスや不正行為を発見する最後の砦とも言えるでしょう。
大抵は複数の承認を経て経理担当者までくる経費精算ですが、経理担当者まできて申請内容に誤りがあり差し戻しになったり、不正が発覚されたなんてこともあるかと思います。
経理担当者は膨大な数の経費精算を隅々まで確認し、ミスや社内規定に沿っているかのチェックまでするのはかなりの負担です。
- SmartFlowの経費精算には社内規定チェック機能や二重申請防止機能があるため、経理担当者のそんな負担を軽減することができます。
社内規定チェック機能は、申請者が申請する段階で規定違反に気づけます。
二重申請防止機能では、類似レシートには申請する段階からメッセージが表示されるため、申請者の重複申請防止になり、承認者も類似レシートにすぐ気付くことができます。
社内規定チェック機能や二重申請防止機能は経理担当者の業務負担の軽減に役立ちます。経費精算に対して最終承認する経理担当者は、いわばミスや不正行為を発見する最後の砦とも言えるでしょう。
大抵は複数の承認を経て経理担当者までくる経費精算ですが、経理担当者まできて申請内容に誤りがあり差し戻しになったり、不正が発覚されたなんてこともあるかと思います。
経理担当者は膨大な数の経費精算を隅々まで確認し、ミスや社内規定に沿っているかのチェックまでするのはかなりの負担です。
SmartFlowの経費精算には社内規定チェック機能や二重申請防止機能があるため、経理担当者のそんな負担を軽減することができます。
社内規定チェック機能は、申請者が申請する段階で規定違反に気づけます。
二重申請防止機能では、類似レシートには申請する段階からメッセージが表示されるため、申請者の重複申請防止になり、承認者も類似レシートにすぐ気付くことができます。
