振替休日申請書・代休取得申請書とは？
最適なテンプレートもご紹介
振替休日申請書とは
振替休日申請書は、従業員が休日出勤や振替休日を取得するために、企業内の所属部署や人事部などに提出する書類です。
従業員からの申請ではなく、会社側から、休日の振替日を指定して通知する書類を、休日振替通知書と言います。
振替休日申請書の記載内容
振替休日申請書には、次のような情報が記載されていることが一般的です。
申請者の氏名や所属部署
休日出勤または振替休日の希望日程
休日出勤または振替休日を取得する理由
代休取得日程
所属部署や上司の承認欄
企業によっては、振替休日申請書の書式や提出先が異なることがありますので、所属する企業の規定に従って書式を確認してください。
代休取得申請書とは
代休取得申請書とは、休日出勤をした場合に、その勤務日数に相当する休暇を申請する書類のことです。代休を取得する場合、事前に代休取得申請書を提出し、上司や人事部からの承認を得る必要があります。
代休取得申請書には、取得希望日や取得理由、個人情報などが記載されます。また、上司が承認したことを示す印鑑やサインも必要となります。企業によっては、オンライン申請システムを導入している場合もあります。
振替休日と代休の違い
振替休日と代休は、どちらも休日出勤した場合に取得できる休日ですが、その取得方法や法的な扱いに違いがあります。
休日の振替の注意点
振替休日は、予め休日と定められていた日を労働日とした時に、かわりに他の労働日を休日とすることを言います。これにより、予め休日と定められた日が「労働日」となり、そのかわりとして振り替えられた日が「振替休日」となります。変更された労働日に労働しても休日労働ではないため、年少者の禁止や割増賃金の問題は生じません。なお、振替えられるべき日は、週の法定労働時間（40時間）を意識してその週に取得することが望ましいとされています。
振替が他の週との間で行われ、その週の法定労働時間を超えることとなる場合には、その超えた時間は時間外労働となり、36協定・割増賃金の支払を要します。つまり、振替を同一週内で行えば、時間外労働の問題は生じないということになります。
代休付与と割増賃金について
一方、代休とは、休日出勤をした場合に、その勤務日数に相当する休暇を取得できる制度です。企業は、勤務日数に相当する休暇を取得できるよう、代休を取得できるようにすることが義務付けられています。
使用者が従業員に対して代休を与えたとしても、休日労働の事実は残るため割増賃金の支払を要します。この点が振替休日と異なるため注意が必要です。
この場合に、①就業規則等に休日労働させる旨の規定があり、②36協定があれば、休日労働させることができ（年少者を除く）、割増賃金を支払う限り、別に代休を与えることを要しません（与えるか否かは労使の自由です）。
振替休日の申請期限と取得タイミング
振替休日は労働日と休日を入れ替えることが定義となるため、労働日より前に休日を決めておく必要があります。
振替休日を設定する前に休日出勤をしてしまった場合には、振替休日の申請はできないため、代休扱いとなります。
注意点として、振替休日は、同一賃金支払い期間内で行われることが一般的なため、給料の締日よりも前に休みを設定するようにします。
また、前述したように、振替休日の設定日によっては、労働日とした日を含む週が法定労働時間を超える可能性があります。法定労働時間を超えた分は時間外労働となるため、36協定・割増賃金の支払い義務が発生する点にも注意が必要です。
参考
振替休日申請書のワークフロー
休日出勤申請書は、PRイベントへの出席など事前に予定がたっているケースもありますが、トラブルの発生や期限に追われ出勤するなどの場合には急に決定するケースも珍しくないでしょう。
しかし、承認者の不在や承認プロセスの複雑さ、申請書の不備などによってすぐに承認が得られないことも考えられます。
申請書の性質上、なるべくスピーディーな申請・承認プロセスを確立することが望ましく、社内で休日出勤申請の承認プロセスがスムーズにいっていない場合には、フローの見直しで解決する場合があります。
また、休日出勤申請書を電子化することで、承認フローの迅速化や申請手続きの簡素化が期待できます。
休日出勤申請書の電子化のメリットは以下のような点が考えられます。
申請手続きの簡素化
休日出勤申請書を紙媒体で提出する場合、書類の準備や受領、保存などの手続きが必要となります。これに対し、電子化することで、申請手続きを簡素化できます。
時間の短縮
紙媒体で提出する場合、申請書の印刷、記入、提出、受領などの作業が必要です。これに対し、電子化することで、これらの作業を短縮できます。
情報の共有化
休日出勤申請書を電子化することで、情報を共有しやすくなります。例えば、上司が離れた場所にいる場合でも、休日出勤申請書を共有することで、迅速に申請の承認や否認を行うことができます。
ファイリングの省力化
休日出勤申請書は5年保管が義務付けられています。休日出勤申請書を電子化することで、ファイリングや保管の手間が省けます。また、電子化された申請書は、検索や閲覧が容易になります。
以上のように、休日出勤申請書を電子化することで、申請手続きの簡素化や時間の短縮、情報の共有化、ファイリングの省力化、環境にやさしい取り組みを実現できます。
振替休日申請書のワークフロー
振替休日申請書には、一般的に次のようなワークフローが存在します。
申請者が振替休日申請書を提出する
申請者は、企業内の所属部署や人事部に振替休日申請書を提出します。申請書には、振替希望の日程や理由などを記入する必要があります。
上司の承認
申請書は、上司が承認する必要があります。上司は、申請者の業務状況や振替希望日程が他のスタッフとのスケジュール等に影響を及ぼすかどうかなどを考慮し、申請を承認または却下します。
人事部の確認
上司が承認した振替休日申請書は、人事部が確認を行います。人事部は、労働法規や企業の規定に従い、申請を承認または却下します。
申請者への結果通知
申請結果は、人事部から申請者に通知されます。承認された場合には、振替休日の日程や手続きの詳細が伝えられます。
勤務実績の管理
振替休日が承認された場合には、企業内の勤怠管理システムなどで、勤務実績が管理されます。
企業によっては、上記のワークフローに少しの違いがある場合があります。申請前に、所属する企業の規定に従って申請方法を確認することをおすすめします。
SmartFlowと振替休日申請書・代休取得申請書
SmartFlowでは、休日出勤申請書・代休取得申請書のテンプレートがあるので、管理者は、コピーして簡単に作成することができます。
振替休日申請書は、申請日、所属、氏名、休日出勤予定日時、理由、休憩時間、振替休日予定日の項目が作成されます。
代休取得申請書は、申請日、所属、氏名、休日出勤日時、代休取得予定日の項目が作成されます。
作成された項目を元に、会社規定に則って、柔軟にカスタマイズして運用することができます。
