ワークフローシステムとは？
機能や導入メリットをまとめて紹介
ワークフローシステムを使う目的や効果とは？
導入のメリットとは
導入時の注意点とは
主な機能
システムの選び方
低コストかつ機能が充実したワークフローシステムなら
ワークフローシステムを使う目的や効果とは？
そもそもワークフローとは何のこと？
ワークフローとは、組織内の業務の中で複数の人が関わるやり取りの流れ、あるいはそれを図式化したもののこと。具体的には、「どの部署が」「いつ・どんなタイミングやきっかけで」「どんな作業を」「どんなふうに行うか」をフローチャートなどで示したものを指します。
たとえばプリンターを会社に買ってもらいたい場合、多くの会社では次のような流れを辿って購入に至ることがほとんどです。
＜プリンター購入申請の流れ＞ 購入申請者→直属部長（承認）→経理部長（承認）→総務部長（承認・購買）→プリンター注文
この一連の流れそのものが「ワークフロー」。ワークフローを整備すれば申請経路が可視化され、工夫次第でバックオフィス業務を効率化することができます。
ワークフローシステムとは
ワークフローシステムとは、企業のワークフローを電子化して業務効率を高められるシステムのこと。稟議システムや電子決裁システムなどと呼ばれる場合もあります。
ワークフローにはさまざまな人が関わっているため、途中で流れが滞ることも。稟議書を手渡しや郵送、メールなどでやり取りしている場合は、時間や手間も掛かってしまいます。
しかし、紙ベースの書類の回付と捺印で行われている情報伝達や承認、決裁を電子的な手段＝ワークフローシステムに置き換えれば、起票者は稟議書が今どこまで回っていてどこで止まっているかを簡単に確認することができるようになり、回付された人はPCやスマートフォンがあれば外出中であれ出張中であれ、どこでも内容を確認して承認・決裁することができるようになります。
紙とは違い、必要に応じて複数の人に同時に書類を回付することも可能に。
ワークフローシステムを導入すれば、スピーディーな回覧と決済が叶ううえ、書類作成や捺印といったアナログ業務に費やす時間とコストを削減することもできるのです。
こんな課題はワークフローシステムで解決！導入のメリットとは
ワークフローシステム導入時の4つの注意点とは？
コストパフォーマンスを見極める
ワークフローシステムには大きく分けて「オンプレミス型」と「クラウド型」があり、それぞれ初期費用や月額費用が掛かりますが、コストパフォーマンスを優先するのであれば断然クラウド型がおすすめ。
オンプレミス型は自社のサーバールームやデータセンター内にワークフローシステムを導入し、ユーザー自身が運用管理を行うタイプ。一方、クラウド型はソフトウェアを動作させるITリソースやサービスはすべてシステムを提供する事業者（クラウドベンダー）が所有しており、ユーザーはそれらをインターネット越しに借りる形で利用します。
そのため、オンプレミス型は初期費用（システムの導入費）が高額となり、導入までは一定の期間を要します。長期的に大きな改変なく利用し続ける場合を除いてはあまりコストメリットがありません。クラウド型は安価な初期費用でスピーディーに導入でき、法律の改訂などの状況に応じた改変にはベンダーが対応してくれます。月額費用は製品や使用アカウント数などによって異なりますが、「まずは特定の部署でミニマムに導入してみたい」「ワークフローの一部をシステム化したい」といったニーズにも柔軟に対応できるため、導入しやすいシステム形態だといえるでしょう。
現状の業務の流れや
承認経路を見直す
ワークフローシステムの導入時には、社内ルールや業務フロー（流れ）を見直し、システムで管理しやすいよう整備する必要があります。
エクセルで作成した申請書をシステムにそのまま流用できるものもありますが、承認ルートなどの機能性は製品によって異なります。たとえば承認ルートを設定するにしても、承認者が欠勤や休暇の場合はどうするか、ワークフローが進行中に関係組織の変更や担当者の異動があったらどうするか…などのイレギュラーを想定して設定をする必要があります。
これはワークフローシステム導入後も同じ。人の異動や退職、法改正による変更など、定期的なワークフローの見直しと改修が必要です。
現場で使ってもらえるように
周知が必要
機能が多ければその分自社のルールに沿ったものを作成できるだろうと考えがちですが、かえって操作が煩雑になる可能性も孕んでいます。
たとえば、現在使っているエクセルの稟議書を忠実に再現できるようなシステムであったとしても、元々の稟議書の自由度が高すぎるがゆえ「どこに何を入れればよいのか分からない…」といった事態になってしまう場合も。
機能の充実度だけを見るのではなく、自社の社員にとって使いやすいのかをしっかりと確認してから導入するのが肝要です。トライアル利用ができるワークフローシステムを複数の社員で試し、使い勝手を確認するとよいでしょう
すでに導入しているシステムとの
連携ができるか
自社のルールや現在のワークフローに合ったものを選ぶことも大切。突然これまでと全く違う仕様のシステムを導入してしまうと従業員がついていけなくなり、かえって作業効率が落ちてしまうリスクすらあります。すでに導入しているシステムと連携ができるシステムや、操作性が近しい・互換が可能なシステムを選べば、新たなシステム導入に対する社員のアレルギー反応も緩和できるでしょう。
業務がスムーズに！ワークフローシステムの主な機能
自社に合ったワークフローシステムの選び方とは
まず、自社の課題を
明確にする
ワークフローシステムを導入するのは、自社の何らかの課題を解消するためだと思います。そのために、まずは自社の課題をしっかりと見極めることから始めましょう。
解決したい課題は何なのか、複数ある場合、優先度はどれが高いのか、きちんと洗い出すことが適切なシステムを選ぶためのポイントです。
その際、一部の人間だけで課題を決めつけてしまうのではなく、ワークフローシステムを利用することになる社員からできるだけ多く意見を集め、解決することでより効率化・トラブルやミスの削減ができる課題を見極めてください。
たとえば総務部は必要な申請がギリギリまでなされないことを課題に感じていたが、申請すべき社員は煩雑なフォーマットから選択・作成するのが困難でつい申請を溜めてしまっていた…というケースなら、まず解決すべきは「目的ごとに分かりやすく入力しやすいフォーマットが簡単に抽出できる」ことです。そのためには、テンプレートが豊富で入力説明などのカスタマイズがしやすいシステムを選ぶべきでしょう。
課題抽出は、システムを選ぶ指針となる工程です。正しく「困っている根本的原因」を突き止め、それを解決するスペックを持った製品を選ぶようにしましょう
自社に合った形態を選ぶ
ワークフローシステムの導入形態は大きく分けて2種類あり、クラウド型とオンプレミス型のどちらかになることがほとんどです。
クラウド型は、ソフトウェアをインストールせず、インターネット環境とパソコンやスマートフォンといったデバイスを用いて利用するシステムです。ユーザー数に応じた月額制、年額制のものが多く、初期費用を抑えることができ、短期間で導入することが可能。一部の部門から利用を開始し、社内展開していくというスモールスタート向きでもあります。カスタマイズができない、もしくは限定的にしかできないことがあり、場合によってはカスタマイズ費用が別途掛かる場合もあるため、必要な機能が足りているかどうか・ニーズを満たしているか・満たすことが可能かどうか、といった点を事前に確認しておきましょう。
オンプレミス型は、⾃社のサーバー内にシステムを置き、運用管理するという形式です（自社サーバーにソフトウェアをインストールして利用するものはパッケージ版と呼ばれます）。自社システムとの連携のしやすさやセキュリティ性の高さ、カスタマイズ性の高さに優れていますが、初期費用は高額で、自社でメンテナンスを行っていく必要があります。
自社の規模や環境に応じて適切な導入形態を選択しましょう
適切な運用コストか
システムを導入する際、コストを無視することはできません。導入に必要な費用には、初期導入費用・月額費用・オプション費用・メンテナンス費用・サポート費用などがあり、クラウド型かオンプレミス（パッケージ）型かによっても変わってきます。
見積りを依頼して掛かる費用を把握するのはもちろん、システム導入によって削減できるコスト（紙代やプリント代、人件費など）もきちんと把握し、そのシステムを導入すべきか否かの判断材料にしてください
欲しい機能があるか
自社の申請・承認手続きをシステム化する上で十分な機能が揃っているかは丁寧に確認する必要があるため、無料トライアルなどを利用して導入前にサービスを一通り運用してみてから判断することをおすすめします。
重要なのは、運用を想定して機能を精査すること。ここをおろそかにすると、導入後に運用に必要な機能が欠如していることが発覚し、業務に支障をきたしてしまう…ということにもなりかねません。
自社の社員が
使いこなせそうか
ワークフローはただ導入すれば完了、というものではなく、利用する社員全員が使いこなしてこそ導入完了といえます。その目的を達成するためには、従業員全員が使いやすいシステムであることが肝要。ワークフローシステムを利用する関係部署の従業員を複数名選定者に加え、使い勝手を確認しつつ導入するシステムを決めるようにしましょう。
皆が便利に使い続けるためには、しっかりとしたサポート体制があるかどうかも重要。サポート体制が充分でないと、システム利用中に不明点や問題が起きた際に解決に必要以上の時間がかかり、業務に支障が生じてしまいます。
低コストかつ機能が充実したワークフローシステムなら
「SmartFlow」は月額300円（1ユーザー）で利用可能！
SmartFlowは、3000社以上に選ばれている、低価格＆高性能＆簡単操作の次世代ワークフローシステムです。
面倒な申請書類の作成も、約80種類用意されているテンプレートから近しいものを選んで必要箇所をカスタマイズするだけで完了。ITが苦手な方でも安心して利用できます。
スマホやタブレットからもスムーズに操作できるため、外出先からの申請確認・承認もノンストレス。多種多様なシステムとのAPI連携が可能ですので、すでに利用しているシステムと連動させてさらなる効率化を狙うこともできます。
SmartFlow機能紹介
申請フォーム作成
どんな申請書でも
簡単に作成可能
80種類のテンプレート
専門知識は一切不要
承認経路の作成
申請フォームの
メンテナンスは最小限に
柔軟な承認経路の分岐
自分の会社にあった、
承認経路の構築
入力制限
承認者の管理工数を
大幅に削減
入力不備を撲滅
記入漏れを防止
英語対応
グローバル対応
ボタン一つで即時切り替え
海外ユーザーもノンストレス
海外からのアクセスも可能
データ出力
多様な出力による
監査対策を実現
CSV.PDF.Excelなど、
多数の形式で出力が可能
管理者自身が、
必要な項目を選択
スマホ対応
