ワークフローシステムとは？
機能や導入メリットをまとめて紹介

ペーパーレス（電子）化が進んでいない企業の場合、申請書を作成して印刷・承認者に書類を提出・承認後、管理部門が書類を保管…という流れでワークフローを運用している場合が多いと思います。

これらの作業自体は特に複雑なものではありませんが、どの申請書を使うのか、誰に承認をもらえばいいのかを確認したり、支社や営業所の申請を本社で承認してもらう必要がある場合は書類を郵送しなければならなかったりなど、一つひとつの工程が積み重なって時間とコスト（紙代や郵送費、人件費など）を浪費しています。

こうした多くの手間は、ワークフローシステムの導入によって解消することが可能です。

ワークフローシステムを運用すれば、システム上で目的ごとの申請フォーマットを呼び出して必要事項を入力し、ボタン一つで承認者に申請を送ることができるようになります。電子化＝ペーパーレスになるため、申請書の印刷や郵送は不要に。あらかじめシステムに申請書ごとの承認ルートを設定しておけば、適した承認者のもとへ自動でリレーされていくので、申請書を持って承認者巡りをする必要はなくなります。差し戻しや期限までの承認督促などはシステムを介して該当者にメッセージが届くため、承認までの時間も大幅に短縮が可能。

決裁後は帳票の種類に応じて自動でシステム上に仕分け保管され、保管期限が過ぎたら自動で破棄されます。検索もしやすく保管場所も不要ですから、文書管理の負担も激減するでしょう。

稟議書などの申請フォームを作成するためのエディター機能が搭載されているワークフローシステムなら、全社統一のフォーマットで運用が可能。システムによってさまざまなテンプレートが用意されているため、一からフォーマットを作成する手間が削減できます。入力された数値を自動計算したり、エクセルで作成したデータをそのまま取り込んだりすることも可能。面倒な申請書類の作成工数が短縮されるうえ、ミスの撲滅にも寄与するでしょう。

承認者が複数いたり、外出や出張などで社内に承認者がいなかったりする場合、申請から決裁までには時間を要するもの。それでなくともメールでの申請や承認は停滞が起きがちです。承認者がすぐに処理をせずに申請書を溜め込んでしまい、やがて他の書類やメールに紛れ、そのまま見過ごされてしまう…といったケースも。

承認が滞ってしまうと、生産性や競争力の低下を招きかねません。たとえば、「自社の承認が遅いせいで顧客を競合に奪取されてしまった」といった機会損失にも繋がってしまうのです。

スマートフォンやタブレット端末にも対応しているクラウド型のワークフローシステムを導入すれば、アプリ上で申請書の閲覧や承認が可能に。営業など外回りの多い担当者も外出先や移動中などに確認・承認ができるため、申請～承認までの時間短縮が図れます。

申請や差し戻しがあったタイミングでメール通知やアラートが表示されるようにしておけば、確認漏れがなくなり決裁までがさらにスピーディーに。承認が滞ってしまった場合、どこでストップしているのかをシステム上で確認し、催促してすぐに承認を進めてもらうことができるため、「月末に承認が重なって他の作業ができない」といった偏りを均すこともできるでしょう。

新型コロナウイルス感染症の影響でリモートワークを導入する企業が増えましたが、紙でワークフローを運用している企業には「リモートワークでも承認や決裁のハンコを押すために出社しなければならない」という問題が発生しています。書類提出や捺印のためだけに出社する必要があるようではリモートワークも浸透しづらく、社員の交通費など余計なコストも嵩みます。

ワークフローシステムであれば、スマートフォンやタブレット端末からも操作できるため、場所を問わず申請・承認を進めることが可能。リモートワークの人材をわざわざ出社させることなく、スムーズにワークフローを進めることができます。

電子印鑑を用いるという方法もありますが、ログインしている本人しか承認が行えないような仕組みを備えたワークフローシステムであれば、電子印鑑自体が必要です。

多様な働き方に柔軟に対応できる点も、ワークフローシステムのメリットと言えるでしょう。

ワークフローが整備されていないと規定外のフロー（流れ）で承認が進み、内部不正が起こる危険性が高まります。

たとえば許可されていないはずの備品が購入されていたり、承認者が不在だったため代理人が勝手に承認していたり…といった不正が横行するリスクも。

ワークフローシステムは、こうしたリスクの回避にも役立ちます。

決まった承認ルートで自動申請されるので、承認者を飛ばすことは不可能に。本人しか申請・承認ができない仕組みとなっているため、勝手に代理申請をすることもできません。規定外の申請や承認に対してはアラートが発され、文書の改ざんなども防ぐことが可能。システムというクローズドな環境で運用するため、情報漏洩の防止にも繋がります。

なお、代理承認や承認経路の変更などは、規則に基づいて設定しておけばシステム上で対応が可能。承認された申請に不審な点があった場合、どのようなルートで誰が承認したのかを確認できるので、不正防止にも繋がります。

このように、ワークフローシステムは業務効率化だけでなく内部統制の構築にも有用です。

文書管理が適正に行われていないとどこに何の書類があるのか分からず、検索したり参照したりするのに無駄な時間が掛かってしまいます。

ワークフローシステムを導入すれば、承認後の書類は設定した分類ごとに自動でクラウド保存してくれます。必要な書類をすぐに探せるため、書類検索に費やしていた時間とコストの削減が可能に。日付や申請者、申請書の種類などのさまざまなキーで検索ができるので、「あの日に申請した書類、どれだっけ…」といった場合も簡単に探し出せます。複数人で過去の申請内容や稟議書を参考にしたい場合など、紙の書類を探し出してコピーして配る…といった手間はなくなり、クラウド上の該当箇所を共有すればOK。紛失も避けられるので、安全にデータを管理・活用したい企業にも最適です。