ワークフローシステムとは?
機能や導入メリットをまとめて紹介

ワークフローシステムを使う目的や効果とは?

導入のメリットとは

導入時の注意点とは

主な機能

システムの選び方

低コストかつ機能が充実したワークフローシステムなら

ワークフローシステムを使う目的や効果とは?

そもそもワークフローとは何のこと?

ワークフローとは、組織内の業務の中で複数の人が関わるやり取りの流れ、あるいはそれを図式化したもののこと。具体的には、「どの部署が」「いつ・どんなタイミングやきっかけで」「どんな作業を」「どんなふうに行うか」をフローチャートなどで示したものを指します。

たとえばプリンターを会社に買ってもらいたい場合、多くの会社では次のような流れを辿って購入に至ることがほとんどです。

 

SmartFlow ワークフローとは

<プリンター購入申請の流れ> 購入申請者→直属部長(承認)→経理部長(承認)→総務部長(承認・購買)→プリンター注文

この一連の流れそのものが「ワークフロー」。ワークフローを整備すれば申請経路が可視化され、工夫次第でバックオフィス業務を効率化することができます。

ワークフローシステムとは

ワークフローシステムとは、企業のワークフローを電子化して業務効率を高められるシステムのこと。稟議システムや電子決裁システムなどと呼ばれる場合もあります。

ワークフローにはさまざまな人が関わっているため、途中で流れが滞ることも。稟議書を手渡しや郵送、メールなどでやり取りしている場合は、時間や手間も掛かってしまいます。

しかし、紙ベースの書類の回付と捺印で行われている情報伝達や承認、決裁を電子的な手段=ワークフローシステムに置き換えれば、起票者は稟議書が今どこまで回っていてどこで止まっているかを簡単に確認することができるようになり、回付された人はPCやスマートフォンがあれば外出中であれ出張中であれ、どこでも内容を確認して承認・決裁することができるようになります。

紙とは違い、必要に応じて複数の人に同時に書類を回付することも可能に。

ワークフローシステムを導入すれば、スピーディーな回覧と決済が叶ううえ、書類作成や捺印といったアナログ業務に費やす時間とコストを削減することもできるのです。

こんな課題はワークフローシステムで解決!導入のメリットとは

ペーパーレス(電子)化が進んでいない企業の場合、申請書を作成して印刷・承認者に書類を提出・承認後、管理部門が書類を保管…という流れでワークフローを運用している場合が多いと思います。

これらの作業自体は特に複雑なものではありませんが、どの申請書を使うのか、誰に承認をもらえばいいのかを確認したり、支社や営業所の申請を本社で承認してもらう必要がある場合は書類を郵送しなければならなかったりなど、一つひとつの工程が積み重なって時間とコスト(紙代や郵送費、人件費など)を浪費しています。

こうした多くの手間は、ワークフローシステムの導入によって解消することが可能です。

ワークフローシステムを運用すれば、システム上で目的ごとの申請フォーマットを呼び出して必要事項を入力し、ボタン一つで承認者に申請を送ることができるようになります。電子化=ペーパーレスになるため、申請書の印刷や郵送は不要に。あらかじめシステムに申請書ごとの承認ルートを設定しておけば、適した承認者のもとへ自動でリレーされていくので、申請書を持って承認者巡りをする必要はなくなります。差し戻しや期限までの承認督促などはシステムを介して該当者にメッセージが届くため、承認までの時間も大幅に短縮が可能。

決裁後は帳票の種類に応じて自動でシステム上に仕分け保管され、保管期限が過ぎたら自動で破棄されます。検索もしやすく保管場所も不要ですから、文書管理の負担も激減するでしょう。

稟議書などの申請フォームを作成するためのエディター機能が搭載されているワークフローシステムなら、全社統一のフォーマットで運用が可能。システムによってさまざまなテンプレートが用意されているため、一からフォーマットを作成する手間が削減できます。入力された数値を自動計算したり、エクセルで作成したデータをそのまま取り込んだりすることも可能。面倒な申請書類の作成工数が短縮されるうえ、ミスの撲滅にも寄与するでしょう。

SmartFlow ワークフローの課題とメリット

承認者が複数いたり、外出や出張などで社内に承認者がいなかったりする場合、申請から決裁までには時間を要するもの。それでなくともメールでの申請や承認は停滞が起きがちです。承認者がすぐに処理をせずに申請書を溜め込んでしまい、やがて他の書類やメールに紛れ、そのまま見過ごされてしまう…といったケースも。

承認が滞ってしまうと、生産性や競争力の低下を招きかねません。たとえば、「自社の承認が遅いせいで顧客を競合に奪取されてしまった」といった機会損失にも繋がってしまうのです。

スマートフォンやタブレット端末にも対応しているクラウド型のワークフローシステムを導入すれば、アプリ上で申請書の閲覧や承認が可能に。営業など外回りの多い担当者も外出先や移動中などに確認・承認ができるため、申請~承認までの時間短縮が図れます。

申請や差し戻しがあったタイミングでメール通知やアラートが表示されるようにしておけば、確認漏れがなくなり決裁までがさらにスピーディーに。承認が滞ってしまった場合、どこでストップしているのかをシステム上で確認し、催促してすぐに承認を進めてもらうことができるため、「月末に承認が重なって他の作業ができない」といった偏りを均すこともできるでしょう。

SmartFlow ワークフローの課題とメリット

新型コロナウイルス感染症の影響でリモートワークを導入する企業が増えましたが、紙でワークフローを運用している企業には「リモートワークでも承認や決裁のハンコを押すために出社しなければならない」という問題が発生しています。書類提出や捺印のためだけに出社する必要があるようではリモートワークも浸透しづらく、社員の交通費など余計なコストも嵩みます。

ワークフローシステムであれば、スマートフォンやタブレット端末からも操作できるため、場所を問わず申請・承認を進めることが可能。リモートワークの人材をわざわざ出社させることなく、スムーズにワークフローを進めることができます。

電子印鑑を用いるという方法もありますが、ログインしている本人しか承認が行えないような仕組みを備えたワークフローシステムであれば、電子印鑑自体が必要です。

多様な働き方に柔軟に対応できる点も、ワークフローシステムのメリットと言えるでしょう。

SmartFlow ワークフローの課題とメリット

ワークフローが整備されていないと規定外のフロー(流れ)で承認が進み、内部不正が起こる危険性が高まります。

たとえば許可されていないはずの備品が購入されていたり、承認者が不在だったため代理人が勝手に承認していたり…といった不正が横行するリスクも。

ワークフローシステムは、こうしたリスクの回避にも役立ちます。

決まった承認ルートで自動申請されるので、承認者を飛ばすことは不可能に。本人しか申請・承認ができない仕組みとなっているため、勝手に代理申請をすることもできません。規定外の申請や承認に対してはアラートが発され、文書の改ざんなども防ぐことが可能。システムというクローズドな環境で運用するため、情報漏洩の防止にも繋がります。

なお、代理承認や承認経路の変更などは、規則に基づいて設定しておけばシステム上で対応が可能。承認された申請に不審な点があった場合、どのようなルートで誰が承認したのかを確認できるので、不正防止にも繋がります。

このように、ワークフローシステムは業務効率化だけでなく内部統制の構築にも有用です。

SmartFlow ワークフローの課題とメリット

文書管理が適正に行われていないとどこに何の書類があるのか分からず、検索したり参照したりするのに無駄な時間が掛かってしまいます。

ワークフローシステムを導入すれば、承認後の書類は設定した分類ごとに自動でクラウド保存してくれます。必要な書類をすぐに探せるため、書類検索に費やしていた時間とコストの削減が可能に。日付や申請者、申請書の種類などのさまざまなキーで検索ができるので、「あの日に申請した書類、どれだっけ…」といった場合も簡単に探し出せます。複数人で過去の申請内容や稟議書を参考にしたい場合など、紙の書類を探し出してコピーして配る…といった手間はなくなり、クラウド上の該当箇所を共有すればOK。紛失も避けられるので、安全にデータを管理・活用したい企業にも最適です。

SmartFlow ワークフローの課題とメリット

ワークフローシステム導入時の4つの注意点とは?

コストパフォーマンスを見極める

ワークフローシステムには大きく分けて「オンプレミス型」と「クラウド型」があり、それぞれ初期費用や月額費用が掛かりますが、コストパフォーマンスを優先するのであれば断然クラウド型がおすすめ。

オンプレミス型は自社のサーバールームやデータセンター内にワークフローシステムを導入し、ユーザー自身が運用管理を行うタイプ。一方、クラウド型はソフトウェアを動作させるITリソースやサービスはすべてシステムを提供する事業者(クラウドベンダー)が所有しており、ユーザーはそれらをインターネット越しに借りる形で利用します。

そのため、オンプレミス型は初期費用(システムの導入費)が高額となり、導入までは一定の期間を要します。長期的に大きな改変なく利用し続ける場合を除いてはあまりコストメリットがありません。クラウド型は安価な初期費用でスピーディーに導入でき、法律の改訂などの状況に応じた改変にはベンダーが対応してくれます。月額費用は製品や使用アカウント数などによって異なりますが、「まずは特定の部署でミニマムに導入してみたい」「ワークフローの一部をシステム化したい」といったニーズにも柔軟に対応できるため、導入しやすいシステム形態だといえるでしょう。

オンプレミス型 クラウド型

現状の業務の流れや
承認経路を見直す

ワークフローシステムの導入時には、社内ルールや業務フロー(流れ)を見直し、システムで管理しやすいよう整備する必要があります。

エクセルで作成した申請書をシステムにそのまま流用できるものもありますが、承認ルートなどの機能性は製品によって異なります。たとえば承認ルートを設定するにしても、承認者が欠勤や休暇の場合はどうするか、ワークフローが進行中に関係組織の変更や担当者の異動があったらどうするか…などのイレギュラーを想定して設定をする必要があります。

これはワークフローシステム導入後も同じ。人の異動や退職、法改正による変更など、定期的なワークフローの見直しと改修が必要です。

現場で使ってもらえるように
周知が必要

機能が多ければその分自社のルールに沿ったものを作成できるだろうと考えがちですが、かえって操作が煩雑になる可能性も孕んでいます。

たとえば、現在使っているエクセルの稟議書を忠実に再現できるようなシステムであったとしても、元々の稟議書の自由度が高すぎるがゆえ「どこに何を入れればよいのか分からない…」といった事態になってしまう場合も。

機能の充実度だけを見るのではなく、自社の社員にとって使いやすいのかをしっかりと確認してから導入するのが肝要です。トライアル利用ができるワークフローシステムを複数の社員で試し、使い勝手を確認するとよいでしょう

すでに導入しているシステムとの
連携ができるか

自社のルールや現在のワークフローに合ったものを選ぶことも大切。突然これまでと全く違う仕様のシステムを導入してしまうと従業員がついていけなくなり、かえって作業効率が落ちてしまうリスクすらあります。すでに導入しているシステムと連携ができるシステムや、操作性が近しい・互換が可能なシステムを選べば、新たなシステム導入に対する社員のアレルギー反応も緩和できるでしょう。

業務がスムーズに!ワークフローシステムの主な機能

ワークフローシステムを導入していない場合、各種申請書を白紙の状態から作成する必要があるため、作業者の負担が大きくなってしまいます。また、「この申請をするためにどの申請書を使えばよいのか分からない」という問題も。

テンプレートが豊富に用意されているワークフローシステムを導入すれば、作業者の負担を大きく軽減することができます。

テンプレートを利用した申請書の作成だけでなく、1から作成することも可能。システムによってはExcelを利用した申請書フォーマットを作成することもできます。申請に関連する情報として添付ファイルや補足コメントを追加できたり、代理で申請を起票して提出できたりと、利用者からの要望を取り入れながらバージョンアップしているワークフローシステムなら、導入後も利便性がアップし続けることでしょう。

SmartFlowには80種類もの豊富なテンプレートがあり、専門知識がなくても誰でも使いこなせるように設計されています。PC操作が得意ではない担当者も申請フォームを構築・公開することができるため、システム管理者の負担を軽減することが可能です。

ワークフローシステムテンプレート

SmartFlowの機能について詳しく見る

ワークフローシステムを導入していない場合には、組織変更や承認ルートの変更があった際に変更点を申請者にメールなどで周知する必要があるため、周知漏れや変更したことを忘れて申請してしまうといったトラブルが起こる場合があります。また、申請書によって承認ルートが変わるルールになっていると承認ルートが複雑になり、申請未対応や申請漏れが発生する可能性も出てきます。

ワークフローシステムでは、システム側で申請者の組織情報やユーザー情報を取得し、申請毎に適切な承認ルートや承認ステップをあらかじめ設定しておくことが可能。人事システムと連携させ、承認ルートに反映させることもできます。

システムによっては、承認フローの詳細な設定も可能。たとえば「承認者・決裁者・閲覧者の指定」「グループ承認設定(1つの承認ステップに複数の承認者を指定できる)」「申請者が特定の役職の場合、承認ステップを省略する設定」といった柔軟な設定ができます。

また、承認ルートの一部をテンプレートとして複数の承認ルートで使いまわすことができたり、選択肢や金額等の条件によって承認者・決裁者の変更や承認の段階を増やすなどの自動判定をさせたりすることも可能です。

Smart Flowでは、承認経路に無数の承認ステップを追加することが可能。承認ステップや条件分岐も詳細に設定できるため、人数が多く承認経路が複雑な組織でも思い通りに設定することが可能です。

ワークフローシステム 承認ルート

SmartFlowの機能について詳しく見る

業務効率化はもちろんのこと、昨今では企業倫理や社会規範、内部統制の観点からもワークフローを導入する企業が多くなっています。

そういった側面で考えた場合、運用管理部門が利用する機能で最も重要となるのが入力制限機能。項目にそぐわない内容を入力するミスを減らすのはもちろん、不当な金額を入れたり承認経路をスキップしたりといった不正を予防することができます。

ほかにも、運用管理面で便利な機能として、承認が遅れている申請を一覧にしてアラートを送れる期日アラート管理機能や、現在どのような申請があるか・使われていないフォーマットやフローがないかを確認できる分析機能を搭載しているシステムもあります。

SmartFlowは各項目の入力制限はもちろん、申請書ごとに必須の項目を入力しないと申請できないよう設定したり、誤入力を防ぐための入力案内文や説明を記載したりすることができ、ミスやトラブルを減らします。

初めてその申請書を使う社員がスムーズに自力で入力ができるうえ、担当者が都度説明したり修正したりする手間を大幅に削減できるでしょう。

ワークフローシステム 運用をサポートする機能

SmartFlowの機能について詳しく見る

ワークフローシステムは販売管理システムや見積システム、会計システムなどの外部システムと連携させることで、さらに業務を効率化できます。

スムーズな連携のためには、PDF出力やCSV出力、Excelファイルの取り込みといった機能が必要。現在自社で導入しているシステムとの連携がしやすい機能を搭載したシステムを選べば、相乗効果でより業務が効率化するでしょう。

経費精算・勤怠管理・購買管理・クレーム管理などの業務に特化したシステムとの連携も、システムによっては可能です。カスタマイズやアドオン開発をしなくても、代表的なSFA・CRM・グループウェア製品であれば連携が可能な製品もありますので、機能面を確認しておきましょう。

SmartFlowでは、レポート機能を使って出力を行うことが可能。CSV・PDF・Excelなど、必要に応じて多様な形式でデータを出力できます。

また、データ検索機能も柔軟。申請フォーム毎・申請者毎だけでなく、四半期などの期間を絞っての検索などにも対応しています。

ワークフローシステム データ出力可能

SmartFlowの機能について詳しく見る

複数デバイス対応のワークフローシステムであれば、出張先や外出先でも場所を選ばずに申請・承認処理を実行することができます。

LINEWORKS、Slack、*Teamsといった既存のサービスとの連携ができるかどうかもポイント。毎日業務で開くアプリと連携すれば確認漏れを防ぎ、スピーディーな承認が叶います。

SmartFlowは、もちろんスマートフォン・タブレットに対応しています。IOS.Android両方に対応したスマホのアプリケーションを提供していますので、いつ、どこにいても、簡単に申請・承認が可能です。

また、LINEWORKSやMicrosoft 365との連携も可能。特にLINEWORKSについては無料で連携可能なワークフローシステムとして、多くのお客様にご活用いただいています。

ワークフローシステム アプリ対応

SmartFlowの機能について詳しく見る

グローバル化が進み、社内外問わず英語によるコミュニケーションを求められるケースが増えています。しかし、これまで日本語で行っていた業務を英語にするのはなかなか難しく、どんな表現で伝えれば良いのかお悩みの方も多いのではないでしょうか。

SmartFlowは、ボタン一つで英語への切り替えが可能。社内に英語を利用する社員がいる場合や、これからグローバル展開を計画している企業様にもおすすめの機能です。言語切り替え機能はログイン画面にも設置。海外ユーザーが不便な思いをすることなくシステムを利用することができます。

英語対応 ワークフロー

SmartFlowの機能について詳しく見る

自社に合ったワークフローシステムの選び方とは

まず、自社の課題を
明確にする

ワークフローシステムを導入するのは、自社の何らかの課題を解消するためだと思います。そのために、まずは自社の課題をしっかりと見極めることから始めましょう。

解決したい課題は何なのか、複数ある場合、優先度はどれが高いのか、きちんと洗い出すことが適切なシステムを選ぶためのポイントです。

その際、一部の人間だけで課題を決めつけてしまうのではなく、ワークフローシステムを利用することになる社員からできるだけ多く意見を集め、解決することでより効率化・トラブルやミスの削減ができる課題を見極めてください。

たとえば総務部は必要な申請がギリギリまでなされないことを課題に感じていたが、申請すべき社員は煩雑なフォーマットから選択・作成するのが困難でつい申請を溜めてしまっていた…というケースなら、まず解決すべきは「目的ごとに分かりやすく入力しやすいフォーマットが簡単に抽出できる」ことです。そのためには、テンプレートが豊富で入力説明などのカスタマイズがしやすいシステムを選ぶべきでしょう。

課題抽出は、システムを選ぶ指針となる工程です。正しく「困っている根本的原因」を突き止め、それを解決するスペックを持った製品を選ぶようにしましょう

自社に合った形態を選ぶ

ワークフローシステムの導入形態は大きく分けて2種類あり、クラウド型とオンプレミス型のどちらかになることがほとんどです。

クラウド型は、ソフトウェアをインストールせず、インターネット環境とパソコンやスマートフォンといったデバイスを用いて利用するシステムです。ユーザー数に応じた月額制、年額制のものが多く、初期費用を抑えることができ、短期間で導入することが可能。一部の部門から利用を開始し、社内展開していくというスモールスタート向きでもあります。カスタマイズができない、もしくは限定的にしかできないことがあり、場合によってはカスタマイズ費用が別途掛かる場合もあるため、必要な機能が足りているかどうか・ニーズを満たしているか・満たすことが可能かどうか、といった点を事前に確認しておきましょう。

オンプレミス型は、⾃社のサーバー内にシステムを置き、運用管理するという形式です(自社サーバーにソフトウェアをインストールして利用するものはパッケージ版と呼ばれます)。自社システムとの連携のしやすさやセキュリティ性の高さ、カスタマイズ性の高さに優れていますが、初期費用は高額で、自社でメンテナンスを行っていく必要があります。

自社の規模や環境に応じて適切な導入形態を選択しましょう

適切な運用コストか

システムを導入する際、コストを無視することはできません。導入に必要な費用には、初期導入費用・月額費用・オプション費用・メンテナンス費用・サポート費用などがあり、クラウド型かオンプレミス(パッケージ)型かによっても変わってきます。

見積りを依頼して掛かる費用を把握するのはもちろん、システム導入によって削減できるコスト(紙代やプリント代、人件費など)もきちんと把握し、そのシステムを導入すべきか否かの判断材料にしてください

欲しい機能があるか

自社の申請・承認手続きをシステム化する上で十分な機能が揃っているかは丁寧に確認する必要があるため、無料トライアルなどを利用して導入前にサービスを一通り運用してみてから判断することをおすすめします。

重要なのは、運用を想定して機能を精査すること。ここをおろそかにすると、導入後に運用に必要な機能が欠如していることが発覚し、業務に支障をきたしてしまう…ということにもなりかねません。

自社の社員が
使いこなせそうか

ワークフローはただ導入すれば完了、というものではなく、利用する社員全員が使いこなしてこそ導入完了といえます。その目的を達成するためには、従業員全員が使いやすいシステムであることが肝要。ワークフローシステムを利用する関係部署の従業員を複数名選定者に加え、使い勝手を確認しつつ導入するシステムを決めるようにしましょう。

皆が便利に使い続けるためには、しっかりとしたサポート体制があるかどうかも重要。サポート体制が充分でないと、システム利用中に不明点や問題が起きた際に解決に必要以上の時間がかかり、業務に支障が生じてしまいます。

低コストかつ機能が充実したワークフローシステムなら

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「SmartFlow」は月額300円(1ユーザー)で利用可能!

SmartFlowは、3000社以上に選ばれている、低価格&高性能&簡単操作の次世代ワークフローシステムです。 面倒な申請書類の作成も、約80種類用意されているテンプレートから近しいものを選んで必要箇所をカスタマイズするだけで完了。ITが苦手な方でも安心して利用できます。
スマホやタブレットからもスムーズに操作できるため、外出先からの申請確認・承認もノンストレス。多種多様なシステムとのAPI連携が可能ですので、すでに利用しているシステムと連動させてさらなる効率化を狙うこともできます。

SmartFlow機能紹介

申請フォーム作成

機能紹介.001

どんな申請書でも
簡単に作成可能

80種類のテンプレート

専門知識は一切不要

承認経路の作成

機能紹介.002

申請フォームの
メンテナンスは最小限に

柔軟な承認経路の分岐

自分の会社にあった、
承認経路の構築

入力制限

機能紹介.003

承認者の管理工数を
大幅に削減

入力不備を撲滅

記入漏れを防止

英語対応

機能紹介.004

グローバル対応

ボタン一つで即時切り替え

海外ユーザーもノンストレス

海外からのアクセスも可能

データ出力

機能紹介.006

多様な出力による
監査対策を実現

CSV.PDF.Excelなど、
多数の形式で出力が可能

管理者自身が、
必要な項目を選択

スマホ対応

機能紹介.005

いつ、どこでも
申請・承認

IOS.Androidに対応した
アプリケーション

リモートワーク対応
サテライトオフィス対応

1分で登録完了!
すぐに30日間の無料お試しが可能です。