購入申込書とは？最適なテンプレートもご紹介

購入申込書とは？

購入申込書とは、商品やサービスの購入を希望する従業員が、上長や購買担当者に提出する書類のことです。購入申込書は、一般的には紙媒体で提出されますが、ワークフローを利用して、電子フォームとして申請されることも増えています。

購入申込書には、具体的に下記の情報が記載されます。

商品やサービスの情報

購入する商品やサービスの種類、数量、価格、納期などが記載されます。

顧客情報

購入するユーザーの氏名、従業員情報、テレワークなどを推奨している企業であれば、配達先の住所、電話番号、メールアドレスなどの連絡先情報が記載されます。

支払い方法や配送方法

支払い方法（クレジットカード、代引き、銀行振込など）や、商品の配送方法（宅配便、郵送、店頭受取など）が記載されます。この項目は、申請者には見せず、承認者や購買担当者が自らのステップ時に記載することも多い項目です。

納品書・領収書など、エビデンスの添付

事前申請の場合は、購買したいもののエビデンス資料を添付したり、事後申請の場合は、経費精算と紐つけて、必要なエビデンスを添付します。具体的には、商品の納品書や領収書を添付します。領収書を電子で受け取った場合は、電子帳簿保存法に則って保存する必要があります。

購入申込書は、商品の購入やサービスの利用に際して必要な情報が明確に記載されることで、トラブルを回避することができます。

購入申込書は、商品を販売している企業だけでなく、社内で利用するものを申請する場合があるので、あらゆる業種で利用されます。例えば、以下のような業種で利用されます。

ファッションや日用品など様々な商品を販売する小売業では、店頭での販売だけでなく、オンラインショップや通信販売など多様な購入チャネルに対応するために、従業員がバイヤーに対して購入申込書を利用します。

電化製品や家具、家電など、高額な商品を扱う大手百貨店では、商品の販売にあたって、購入申込書が必要となります。一般的に、商品の配送や設置など、サービスの提供にも購入申込書が利用されることがあります。

家庭教師や美容室、フィットネスクラブなど、サービスを提供する業種でも、新規顧客の申し込み時に購入申込書を利用することがあります。

家庭教師では、生徒の授業にあった教材を発注する

美容室では、ワックスやシャンプーなどの顧客が申し込みした商品を発注するなど

以上のように、商品やサービスを提供する業種であれば、購入申込書を利用することがあります。

SmartFlow申請フォームテンプレートから、購入申込書の「使用する」ボタンをクリックすると、管理者の申請フォーム一覧画面に購入申込書のテンプレートコピーが作成されます。

基礎項目として、購入日、店舗名、社員ID、担当者名、購入する商品のテーブルデータ（商品情報、数量、金額等）合計、購買者情報、郵便番号や住所、連絡先などが自動で作成されます。上記の記事を参考に、期限や優先度等を追加して運用してください。