発注書とは？最適なテンプレートもご紹介
発注書とは？
発注書は、企業や団体が仕入れ先に対して商品やサービスの注文を行う際に使用する書類です。具体的には、商品の種類や数量、価格、納期、支払条件などが記載されています。発注書は、正式な注文書として仕入れ先に送付され、仕入れ先は発注書に記載された条件に従って商品やサービスを受けることができます。
発注書には、以下のような情報が含まれます。
発注元の情報
発注元の企業名、住所、電話番号、FAX番号、担当者名などが記載されます。
仕入先の情報
仕入先の企業名、住所、電話番号、FAX番号、担当者名などが記載されます。
注文商品の情報
商品名、品番、数量、単価、金額、納期などが記載されます。また、商品に関する特記事項がある場合には、その内容も記載されます。
支払条件の情報
支払方法や支払期限、請求書の送付先などが記載されます。
社内で発注書のワークフローを回すメリット
発注書は、正式な注文書として仕入れ先に送付されるため、注文内容が明確になっていることが重要です。
また、仕入れ先によっては、発注書に記載された条件に従わない場合には、トラブルが生じる可能性があるため、発注元も細心の注意を払って発注書を作成する必要があります。
社内で発注書のワークフローを回すことには、以下のようなメリットがあります。
誤りや漏れを防げる
発注書は注文内容が明確であることが重要です。ワークフローを回すことで、発注書の作成者以外の担当者が確認や承認を行うため、誤りや漏れを防止することができます。
権限の分散が可能となる
発注書の承認を複数の担当者に分散させることで、業務の権限を分散することができます。これにより、担当する業務によって適切に権限を渡し、会社の意向に沿って、申請を回すことができるため、ミスやトラブルを未然に防げます。
履歴管理が容易になる
ワークフローを回すことで、発注書の承認者や承認日時などの情報をシステム上で管理できます。これにより、誰が何時にどのように承認したかを確認することができ、履歴管理が容易になります。
コミュニケーションコストの削減
発注書の承認に関するコミュニケーションをシステム上で行うことができるため、コミュニケーションコストを削減することができます。また、承認担当者が複数いる場合には、よりスムーズなコミュニケーションが重要になりますが、ワークフローを回すことで効率的にコミュニケーションを行うことができます。
以上のように、発注書を社内でワークフローを回すことには、業務の効率化やミス・トラブルの防止などのメリットがあるため、多くの企業で採用されています。
発注書が最終承認された後の業務
発注書が最終承認された後、以下のような業務が発生します。
供給業者との連絡
注文を処理するために、供給業者との連絡を取ります。これには、注文内容の確認、納品日程の確認、支払い条件の確認などが含まれます。
納品管理
供給業者からの納品が行われる前に、納品内容や納期を管理する必要があります。必要に応じて、納品のスケジュールを調整したり、納品内容を変更したりする必要があります。
支払い管理
発注書に基づいて支払いを処理する必要があります。支払い期日に従って、支払いを行い、支払い処理に関する書類を管理します。
進捗管理
納品が行われるまでの間、注文の進捗を管理します。これには、供給業者との連絡、納品予定日の確認、必要な場合はスケジュールの調整などが含まれます。
問題解決
注文に問題が発生した場合、供給業者との交渉や問題解決を行う必要があります。問題が解決されるまで、注文は完了されません。
これらの業務を適切に管理することで、効率的かつ正確に発注処理を行うことができます。
SmartFlowと発注書(社内申請、承認)
SmartFlow申請フォームテンプレートから、発注書の「使用する」ボタンをクリックすると、管理者の申請フォーム一覧画面に発注書のテンプレートコピーが作成されます。
基礎項目として、発注日、社員ID、発注者名、会社名、担当者名、納期、支払条件、発注情報の詳細（商品情報、数量、金額）合計、添付ファイル、備考が自動で作成されます。上記の記事を参考に、支払い条件等の項目を追加して運用してください。
SmartFlowと発注書（最終承認後）
発注書が最終承認された後は、APIを利用して、基幹システムに申請情報を投げて発注システムを起動するキーにする、もしくは、CSVやPDFを出力して、顧客にメールやFAXで送るということも可能です。
ワークフローを電子化することによって、社内業務は効率化されますが、顧客やメーカーがFAXでしか受け取れなかったり、メールでしか受け取れないという場合もあります。SmartFlowでは、顧客の業務状況によって、対応することが可能です。
