マイカー申請書とは？最適なテンプレートもご紹介
マイカー申請書とは
マイカー申請書とは、企業や団体が社員などに対して、業務上の用途で自家用車を使用することを許可するために、必要な書類の1つです。具体的には、自分自身や家族の車を業務に使用する場合や、企業所有の車両を社員が使用する場合に、マイカー申請書を提出することがあります。申請書には、車両の情報や用途、保険の有無などが記載され、企業側が適切な管理と安全確保を行うための手続きとして必要とされます。申請書の提出先や手続きは、企業や団体によって異なる場合があります。
マイカー申請書で一般的に利用される項目
マイカー申請書には、以下のような項目が一般的に記載されます。
申請者の氏名や所属部署、役職などの基本情報
車両情報（メーカー、車種、車体番号、ナンバープレート番号、カラーなど）
使用目的（出張、営業、業務用、私用など）
使用期間（期間指定や継続使用の場合には期限がない場合がある）
保険の有無（自賠責保険、任意保険など）
申請者と車両所有者との関係（自己所有の場合や家族所有の場合など）
申請者の運転免許証番号や有効期限などの情報
署名や捺印（申請者と承認者が署名し、企業側が捺印する場合がある）
これらの項目は、企業や団体によって異なる場合があります、企業によっては、特定の目的に合わせて、上記に加えて必要な項目がある場合もあります。
マイカー申請書を集める必要がある理由
企業によっては、マイカー申請書を集めない場合もあります。しかし、業務で車を使用する場合に事故が発生した際、適切な保険の適用や責任の所在を確認することが難しくなる可能性があります。また、車両を企業側で管理できないため、車両の整備状況や車両に関するトラブルが発生した場合にも、適切な対応が難しくなる可能性があります。そのため、多くの企業ではマイカー申請書を集めて管理することが一般的です。ただし、業務で車を使用する頻度が少ない場合には、集めない企業もあるかもしれません。
SmartFlowとマイカー申請書
SmartFlowでは、マイカー申請書のテンプレートがあります。
今回は、マイカー申請書のテンプレートを使用して、SmartFlowで電子化してみます。
管理者は、申請テンプレートから、勤務関連→休暇申請書から「使用する」をクリック、申請日、社員ID、申請者名、車種、ナンバー、通勤距離(片道)、申請理由、備考が自動で作成されます。
タイトルや要素についても自由にカスタマイズすることができるので、会社で利用している申請書に沿って設定してください。
