社有車使用誓約書とは？最適なテンプレートもご紹介

社有車使用誓約書とは？

社有車使用誓約書は、企業や組織が社員や従業員に社有車を貸与する際に、使用者に対して車両の安全性と適切な使用を確保するために署名を求める書類です。

この誓約書には、使用者が車両を使用する際に守るべきルールや規定が明記されています。
例えば、適切な免許証を持っていること、交通ルールを守ること、車両の安全点検を行うこと、酒気帯び運転をしないことなどが含まれます。

社有車使用誓約書は、社員や従業員が車両を安全に使用し、企業や組織が車両の管理を円滑に行うことを目的としています。

社有車使用誓約書には、以下のような項目が含まれることが一般的です。

■記載・添付項目

誓約日

誓約者の情報：誓約者の氏名、所属、役職など

社有車の車種、ナンバーなど

社有車使用期間、使用目的、使用地域

使用者の運転免許証

■誓約事項

遵守すべき交通ルール、法律、法令

車両の点検、整備、修理についての規定

酒気帯び運転、スピード違反、事故発生時の対応についての規定

車両の使用目的に関する制限、プライバシー保護の規定

罰則や違反時の責任についての説明

署名、日付

これらの項目を含めた社有車使用誓約書を作成し、使用者に署名を求めることで、社有車の適切な使用と車両の安全性を確保することができます。

社有車使用誓約書は、社有車の管理と安全な使用のために重要なものですが、記載する内容や確認事項が多く、誓約者にとって作成業務は負担となりやすいです。

社有車使用誓約書の作成を自動化する方法として、以下のようなものがあります。

電子署名ツールを使用する方法

電子署名ツールを使うことで、社有車使用誓約書を電子化し、オンライン上で簡単に署名できます。また、電子署名には認証機能があり、署名者の身元確認ができるため、署名の信頼性が高まります。

フォーム作成ツールを
使用する方法

フォーム作成ツールを使用することで、社有車使用誓約書のテンプレートを作成し、必要な項目を入力するだけで誓約書が作成できます。また、署名欄を設けることで、署名者が簡単に署名できるようになります。

保存期間を決め、
定期的に点検をする

ワークフロー管理ツールを使用することで、社有車使用誓約書の作成から署名、管理までを自動化できます。たとえば、社有車使用誓約書の作成後、署名者に署名を求める通知を自動的に送信し、署名が完了したら管理者に通知するように設定することができます。

これらの方法を利用することで、社有車使用誓約書の作成や署名の手間を省き、効率的に社有車の管理を行うことができます。

SmartFlowは、社有車使用誓約書を自動化することができます。

SmartFlowの3つのポイント

・クラウド型ワークフローシステムなので、外出先でも申請・承認可能

・高機能なので申請書作成から承認までの自動化をサポート

・検索機能で過去の申請の管理も簡単

申請フォーム内に社有車使用規則を添付することが可能なため、申請者は添付の規則を確認した上で誓約書の提出が可能に。

運転免許証もお手持ちのスマホで撮影してすぐに申請できるため、コピー機やスキャナーを使用したコピーやスキャンをする必要がありません。

SmartFlowでは、社有車使用誓約書のテンプレートがあるので、管理者は、コピーして簡単に作成することができます。
作成された項目を元に、会社規定に則って、柔軟にカスタマイズして運用することができます。