【新機能】申請から出力までシームレスに！社内の帳票管理を一新する『帳票出力機能』をリリース

【リリースの背景】

ワークフローシステムを利用することで、企業活動の効率化やコスト削減が可能になります。しかし、従来のワークフローシステムでは、申請のフォーマットがシステム独自のものとなることが一般的で、それが新たな課題となることがありました。特に、紙の書式に合わせてシステムを開発する場合、必要な情報を全て入力することは煩雑さを伴い、企業の作業負担を増加させていました。

そこで、この問題を解決するべく、SmartFlowでは「帳票出力機能」の開発に取り組みました。この新機能により、入力サポートや承認フローはシステム側で担保し、書類保管や帳票の送信時などは会社独自の帳票で作成可能となります。

これにより、企業は自社の独自の形式で情報を管理しつつ、システムを最大限に活用して作業効率を向上させることが可能になります。今回の新機能リリースは、そうした企業の皆さまのニーズにお応えするものであり、より便利で効率的なワークフローシステムの提供を目指しています。

【リリースの概要】

帳票出力機能は、ワークフローにおける申請情報をユーザーの会社独自のExcel形式で出力できる機能です。これまでワークフローシステムで承認した申請を再度独自の帳票へ入力し直す、という手間が必要でした。しかし、この新機能により、システムで承認された申請内容をそのままExcel形式の帳票へと出力できます。

この帳票出力機能は、あらかじめ設定したテンプレートに従ってデータを出力するため、帳票のフォーマットを毎回手動で調整する手間がなくなります。また、会社独自の帳票フォーマットを利用できるため、既存の業務フローを大きく変更することなく、新機能を導入することが可能です。

【利用イメージ】

1：申請フォームに対して、会社独自のExcel帳票を設定する

2：SmartFlowの申請項目と帳票の出力箇所を紐づける

3：承認完了後、SmartFlowで申請された内容を会社独自の帳票へ出力します。

【帳票出力機能によるメリット】

作業時間の大幅な短縮
ワークフローシステムで承認された申請を会社独自の帳票に再入力する手間が省けます。これにより作業時間が大幅に短縮され、その時間をより重要なタスクに充てることが可能になります。

ヒューマンエラーの減少
手作業での再入力が不要となるため、入力ミスや情報の抜け漏れ等のヒューマンエラーを大幅に減らすことができます。

柔軟性の向上
会社独自のExcel形式に出力可能なため、既存の業務フローや書類管理システムを変更することなく、システムを導入・運用することが可能となります。

【リリース日】
2023年6月1日

SmartFlowでは、企業運営を円滑にするため、皆様の業務効率化を支援してまいります。