ワークフローの組織予約機能とは？
業務から活用方法まで徹底解説
目次
組織予約機能
組織予約とは？
組織予約機能は、企業が組織再編を実施した際に、あらかじめ、組織情報を予約しておいて、申請承認に関わるワークフローが使えないということがないように利用する機能です。
通常、組織再編が起きた際は、ツール毎に再設定するためのメンテナンス期間を要する場合があります。メンテナンス期間は、申請や承認をすることができなくなり、業務が滞留してしまうことがあります。
組織の再編成が起きるタイミング
組織の再編成は、様々な理由から行われることがあります。具体的なタイミングとしては、以下のようなものが挙げられます。
業績の悪化や変化
業績が悪化した場合や、市場環境の変化によって、組織の業務や事業内容を見直す必要が生じることがあります。その場合、組織の再編成が行われることがあります
新規事業の立ち上げ
新しい事業を立ち上げる際には、組織の再編成が必要になる場合があります。新規事業を担当するチームを新たに作ったり、既存の部署と連携するための体制を整えたりする必要があるためです。
事業の拡大や縮小
事業が拡大する場合には、それに合わせて組織の拡大や再編成が必要になることがあります。逆に、事業の縮小や廃止が決定された場合にも、組織の再編成が行われることがあります。
人材の再配置
人材の再配置を行う場合には、組織の再編成が必要になることがあります。例えば、社員のキャリアアップやスキルアップのために、別の部署や職種に異動することがあるためです。
新しい技術の導入
しい技術が導入された場合、それに合わせて組織の再編成が必要になることがあります。例えば、デジタル化の進展に伴って、IT部門が設立されるなどです。
以上のように、組織の再編成が行われるタイミングは様々であり、その背景や目的に応じて、再編成の規模や内容が異なることがあります。
組織が再編成される際に困ること
システムの導入・連携
の再編成によって、新たなシステムやアプリケーションが導入されることがあります。その際、ワークフローとの連携が必要になることがあります。
SmartFlowはAPIを使って基幹システムと連携することができるだけでなく、LINEWORKSやTeams、Slackと連携して利用することが可能です。
申請書や承認フローの再設計
組織の再編成によって、業務の担当者や役割が変更になることがあります。そのため、ワークフロー内で設定されている承認フローや回覧者の設定など申請書毎の再設計が必要になる場合があります。その際、どのように申請書や承認フローを再設計するかが課題になることがあります。
SmartFlowでは、承認経路を一括で確認し、メンテナンスをすることが可能です。
組織変更日を跨いだ申請書に関しては、申請を回し始めたタイミングの役職、所属情報が反映されます。
セキュリティの確保
組織の再編成によって、業務の重要度が変化することがあります。そのため、ワークフローにおいても、セキュリティの見直しを求められる場合があります。
しかし、セキュリティの確保に必要な知識や技術を持たない場合、困難を伴うことがあります。
組織再編によって、起こる問題
組織再編によって起こる問題は、以下のようなものがあります。
コミュニケーションの問題
組織再編が進むと、業務内容や担当者が変わるため、それまでのルールや業務の方法がはまらない事があります。そのため、部署間のコミュニケーションが不十分になり、業務のミスや重複が発生することがあります。
人材の流出
組織再編によって、従業員の業務内容や待遇が変わることがあります。そのため、組織に不満を持っている従業員が退職する可能性があります。特に、再編によって業務内容が大きく変わる場合には、技術や知識を持つ人材が流出する可能性があります。
業務の停滞
組織再編が進むと、新しい部署や役職の設置、人材の配置などが必要になります。そのため、ツールの再設定を含めて、業務の停滞が発生する可能性があります。特に、再編が長期化する場合には、業務の遅延やミスが発生する可能性があります。
コストの増大
組織再編には、新しいシステムや設備、人材の配置などが必要になります。そのため、コストが増大する可能性があります。特に、再編が頻繁に行われる場合には、コストの増大が問題となることがあります。
SmartFlowで、組織再編や人材の再配置に対応する
組織予約機能を活用しよう！
上記のように、企業では、組織の再編によって、人材の出入りが発生し、その度に、ツールに登録すべきユーザー情報を再設定する必要があります。
SmartFlowでは、ユーザーの再設定を３つのパターンで設定することが可能です。
ユーザーの個別登録
機能概要
暫定的に組織に出入りする従業員やアルバイトさんを登録する際に使いやすい機能です。
組織予約機能の活用
機能概要
大企業におすすめの機能です。四半期や通期で組織の再編成が定期的に行われる企業は、事前に人事情報をツールに予約しておくことで、申請承認に関わるワークフローが使えないという期間がないようにする機能です。
ユーザーの一括登録
機能概要
SmartFlowを全社的に導入しているわけではなく、１部署からテスト的に導入している企業様や、中小企業様向けの機能です。
現状SmartFlowに登録されているユーザーをCSVで一括ダウンロードし、シートを編集してアップロードすることで、ユーザーの役職や所属、その他付随する情報を一括更新することが可能です。
