Microsoft OneDrive×SmartFlow
OneDriveとワークフローシステムを連携させるメリットについて
Microsoft OneDrive×SmartFlow
OneDriveとワークフローシステムを連携させるメリットについて
OneDriveとの連携とは
OneDriveとSmartFlowの
連携について
まずは無料で試してみる
※OneDrive連携については、現在開発中の機能です。
OneDriveとの連携とは
One Driveとは？
OneDriveは、Microsoftが提供するオンラインストレージサービスで、Officeファイルはもちろん、写真や動画など様々なデータファイルをオンライン上に保存することができます。Microsoftアカウントがあれば、誰でも無料で使用することができます。
また保存したファイルを共有することができるため、パソコンやスマートフォン・タブレットなどからファイルの閲覧や編集、削除ができます。さらに、Windowsから簡単に設定でき、パソコンだけでなくスマートフォンやタブレットにも対応しているため、端末を限定せずに利用することができます。
例えば、自宅のパソコンで保存したデータを外出先の他の端末からアクセスすることが可能です。また、保存先がクラウド上にあるため、パソコンの容量が少ない場合でも、気にすることなくデータを保存することができます。
OneDriveはWindows10に標準搭載されており、無料で使用できるのは5GBまでです。ただし、法人の場合は、追加費用を支払うことでOneDriveを利用することができます。クラウド上にある自分専用の保存スペースに、様々なデータを保存することが可能なため、ビジネス用途や個人用途にも利用することができます。
下記では、具体的な機能例をご紹介します。
OneDrive 機能のご紹介
ファイルの共有・同期
OneDriveを使えば、データファイルをアップロードするだけで、権限を持った人であれば時間や場所を問わず、アクセスできます。そのため、メンバー全員が一カ所に集まる必要がなく、データを共有することで打ち合わせや共同作業が可能になります。
また、修正点がある場合も、加筆や修正がその場で反映されるため、メンバーに連絡したり再印刷する手間を省けます。大規模な修正が必要な場合は、データを自分のパソコンにダウンロードしてオフライン作業し、再度同期することで修正内容を一度で反映することができます。
複数のデバイスからアクセス可能
OneDriveの特徴の一つは、複数のデバイスからアクセス可能なことです。アプリをスマートフォンやタブレットにインストールしておくことで、マイクロソフトのアカウントでログインして使用することができます。
これにより、ノートパソコンやUSBを持ち歩く必要が減ります。また、急な外出先でのデータアクセスや閲覧も可能です。営業活動でのデモや資料の提示にも利用できます。さらに、編集や修正指示、コメントの追加も可能であり、作業効率を高めることができます。
データのバックアップにも利用できる
社内サーバーやパソコンにデータを保存することで、データの紛失や誤って捨てるリスクは低減されます。しかし、何らかの原因でデータが消えてしまう可能性はゼロではありません。そのため、データ量が増えるにつれて、バックアップがより重要になります。OneDriveのビジネスプランでは、1TBのストレージが使用可能で、バックアップとして利用できます。また、自社のパソコンやサーバーが破損した場合でも、OneDrive内のデータを利用して復元が可能です。
OneDriveならではのメリットについて
クラウドストレージサービスには数多くの種類がありますが、その中でもOneDriveは優れた点がいくつかあります。まず、使いやすいインターフェースが挙げられます。OneDriveはMicrosoft社が提供するサービスであり、ビジネスでよく使われているOffice製品との相性が抜群です。Windows8.1以降のOSを使用している場合、普段使い慣れている感覚で操作することができます。新しいシステムを導入すると現場の社員が混乱することがある中、Windowsユーザーであればストレスなく利用できます。
また、OneDriveは容量の選択肢が豊富で、それぞれの状況に合わせた容量を選ぶことができます。無料で利用できる容量は5GBですが、料金プランが充実しているため、利用状況に合わせて100GB、1TB、無制限などの種類から選ぶことができます。そのため、不必要な出費をすることなく、利便性の向上を実現することができます。コストを抑えつつ、ビジネスに必要なクラウドストレージサービスを提供するOneDriveは、企業にとって最適な選択肢の一つと言えます
One Driveとワークフローシステムを連携させるメリット
ファイルの自動処理が可能になる
ワークフローシステムとOneDriveを連携することで、ファイルの自動処理が可能になります。たとえば、ワークフローシステム側で最終承認が完了した際に、そのファイルを自動的に特定のフォルダに移動することができます。これにより、ファイルの整理や分類を効率的に行うことができます。
ファイルのセキュリティが向上する
ワークフローシステムとOneDriveを連携することで、ファイルのセキュリティが向上します。ワークフローシステムには、ファイルを承認するためのルールやアクセス制御が設定されているため、ファイルが不正にアクセスされるリスクが低くなります。また、OneDriveは常にセキュリティを強化しており、データの暗号化や二段階認証を提供しています。
OneDriveとSmartFlowの連携について
簡単・高機能・格安！「SmartFlow」とは
SmartFlow（スマートフロー)とは
OneDriveと連携できるワークフローシステムで、システム知識がなくても、ノーコードで直観的に操作可能なワークフローシステムです。 「SmartFlow」の主な機能は以下になります。
SmartFlow機能のご紹介
申請・承認の機能
自動分岐
承認金額や条件に応じて、承認経路を自動で分岐させることができます。
段階別の入力制御
データを複数人で処理する際、入力できる場所を制御することで誤入力を防げます。
差し戻し／取り戻し
申請に回しながらの相談・確認が可能なため、意思決定のスピードを落としません。
代理での申請・承認
申請者や承認者が不在時でも代理対応ができます。
AND・OR承認
承認設定のAND・OR承認の設定が可能です。
運用の機能
リマインドメール
一定期間処理されない場合、リマインドメールを送信し処理漏れを防ぎます。
停滞書類検索
処理が停滞している書類を検索できるため、停滞書類を見逃しません。
リストビュー機能
任意の条件で、申請書の絞りこみ表示が可能です。
連携機能
Microsoft Teams以外にも、SLACKやSSOと連携して承認・通知が可能。必要に応じてAPI連携も可能です。
設計の機能
帳票出力
決済されたデータをpdf、Excel形式でダウンロードすることが可能です。
承認経路の管理
承認経路のテンプレートを作ることができるため、都度入力の手間を省けます。
スマホ対応
スマホに対応しているため、パソコンがない時でも申請・承認ができます。
簡単な申請フォーム
ドラッグ&ドロップで簡単に申請フォームの作成が可能です
簡単なユーザー登録
CSVファイルでユーザーの一括登録ができます。
組織変更の予約機能
組織変更の予約登録ができるため、人事異動後に慌てて対応しなくて済みます。
自動分岐
承認金額や条件に応じて、承認経路を自動で分岐させることができます。
段階別の入力制御
データを複数人で処理する際、入力できる場所を制御することで誤入力を防げます。
差し戻し／取り戻し
申請に回しながらの相談・確認が可能なため、意思決定のスピードを落としません。
代理での申請・承認
申請者や承認者が不在時でも代理対応ができます。
AND・OR承認
承認設定のAND・OR承認の設定が可能です。
リマインドメール
一定期間処理されない場合、リマインドメールを送信し処理漏れを防ぎます。
停滞書類検索
処理が停滞している書類を検索できるため、停滞書類を見逃しません。
リストビュー機能
任意の条件で、申請書の絞りこみ表示が可能です。
連携機能
LINE WORKS以外にも、SlackやTeamsと連携して承認・通知が可能。必要に応じてAPI連携も可能です。
採番機能
申請フォーム単位で、申請番号を管理することが可能です。
回覧・共有機能
承認完了時に共有するユーザーに通知が届くため、申請内容を共有することができます。
帳票出力
決済されたデータをpdf、Excel形式でダウンロードすることが可能です。
承認経路の管理
承認経路のテンプレートを作ることができるため、都度入力の手間を省けます。
スマホ対応
スマホに対応しているため、パソコンがない時でも申請・承認ができます。
簡単な申請フォーム
ドラッグ&ドロップで簡単に申請フォームの作成が可能です
簡単なユーザー登録
CSVファイルでユーザーの一括登録ができます。
組織変更の予約機能
組織変更の予約登録ができるため、人事異動後に慌てて対応しなくて済みます。
SmartFlowとOneDriveの連携で得られるメリット
文章保管のルールで統一できない、そんな課題を解決します。
「SmartFlow」と「OneDrive」を連携させることで、スムーズな文書管理が可能になります。最終承認された申請書はPDFファイルとして保存され、任意のOneDriveフォルダへ自動的にアップロードされます。
社内文書を電子化する際に、部署や個人ごとに保管ルールが統一されず、書類の管理が困難になることがあります。例えば、書類Aはファイルサーバーで管理され、書類Bは個人のPCに保存されているという状況です。このようなケースでは、過去の書類を確認することが難しくなります。
SmartFlowとOneDriveを連携させることで、最終承認された申請書は特定のフォルダに自動的に保存されます。そのため、保管場所が分散してしまい、どこにファイルを保存したかわからないといった問題が解消されます。
SmartFlowとOneDriveの連携によって、自社の保管ルールに沿った文書管理が可能となり、安心して利用できます。
※OneDrive連携については、現在開発中の機能です。
Microsoft OneDriveとの連携0円！
SmartFlowの詳しい特徴・無料トライアルはこちらから確認できます。
SmartFlowの料金プラン
ご利用料金
(1ユーザーあたり)
初期費用
プランについて
ワークフロープラン
経費精算・支払依頼プラン
300円/月
300円/月
どちらもご利用頂くとオトクに! 500円/月
0円
0円
社内の申請業務を電子化したい方向けのプランです。申請フォーム・承認経路を柔軟に変更可能です。社内のあらゆる申請書を電子化可能です。
経費精算・交通費精算・支払依頼に特化したプランです。AI-OCR機能や、仕訳データの作成が可能なため、経理業務の効率化や電子帳簿保存法に対応したい方向けのプランです。
証憑スキャナ保存プラン
0円
無料で
電帳法対応可能！
0円
領収書・請求書・見積書など、あらゆる資料を電子保存可能なプランです。導入費用・基本料金が発生せず、保存容量5GBまで無料でご利用いただく事が可能です。
安心のサポート体制あり
「SmartFlow」は
チャットボットを完備しており、
お問い合わせにはCSチームが
タイムリーに対応。
また、ユーザーガイドやシステム管理者向けガイド、経費精算初期設定ガイドなど、豊富なサポート記事と動画で導入後の操作をサポートしていますので、いざという時にも安心です。
自社で対応することが難しい場合には、申請書や承認フロー、組織データの登録などの初期設定代行や操作説明会を実施する「導入時サポートプラン（※サポートサービスに応じた課金あり）」をご用意しています。
30日間の無料トライアルが可能
「SmartFlow」は、
経費精算システム・ワークフローシステム共に30日間無料で
すべての機能が使える無料トライアルが可能です。
申し込みから利用開始までは最短1営業日。利用プランと利用開始日の設定、会社登録、初期設定の簡単3ステップで無料体験を始めていただけます。
多くの企業様に支持されている使いやすさと機能性を、ぜひお気軽にお試しください。
