システムによる内部統制強化

ワークフローシステムは業務手続きを電子化し、申請・承認フローは可視化されます。これは、ペーパレス化によるコスト削減や決裁までの迅速化だけでなく、内部統制の強化にも効果的です。ここでは、内部統制の強化においてワークフローシステムの導入が効果的な理由を説明します。

ワークフローシステムが内部統制に効果的な3つの理由

社内ルールを明確にする機会となる

適正な流れで申請・承認

承認の証跡管理ができる

1.社内ルールを明確にする機会となる

内部統制とは、適正な事業活動を行うにあたって全従業員が遵守すべきルールや仕組みを構築することです。ルールに従って業務が遂行されており、情報が可視化されている状態が望ましいといえます。
ワークフローシステムの導入にあたり、システム化したい申請書の選定、各申請書の承認ルートの明確化、従業員の権限設定などを行う必要があります。そのプロセスにおいて、今まで曖昧になっていた社内ルールを明確にすべく、経営層との議論も経ながら、社内規定をよりあるべき姿に整理していくことができます。

2.適正な流れで申請・承認

ワークフローシステムには、申請フォームや承認ルートを登録できる機能が搭載されています。申請内容に応じて適切なフォーマットが表示され、適切な承認者へと自動でリレーされていきます。使っている申請フォーマットが違う、承認者を飛ばしている、申請書の提出先を間違えた、などの問題が生じることはなく、業務手続きの標準化が可能です。権限設定により、第三者が勝手に承認したり、文書を改ざんしたり、といった不正も防げます。

3.承認の証跡管理ができる

「誰がいつ承認したのか」がデータとしてすべて記録されます。どのルートで承認されたかも明確になり、正しいルートで承認されたかどうかも一目瞭然となります。また、各申請書の現在の承認状況も可視化され、業務プロセスの透明性も確保できます。
加えて、過去の決裁情報はシステム上で管理されており、申請日や申請者などの条件で絞り込めるので検索がしやすいです。監査のときに情報開示を求められた際、簡単にデータを取り出せるので対応がスムーズになります。