効率的な情報共有手段としての回覧機能を徹底解説！
目次
回覧とは？その定義や目的
回覧とは、ある文書や情報を特定の人たちに順番に渡して確認や承認を得るための手続きのことを指します。一般的には、1つの文書を複数の人に渡して順番に署名や捺印、閲覧、確認をしてもらい、最終的に元の申請者に戻ってくる（確認できる）手続きを指します。回覧によって、各人の確認や承認が得られたことを確認し、文書の正式な承認手続きを完了させることができます。
SmartFlowでは、それぞれのユーザーを以下のように定義しています。
回覧者
承認ステップ毎に設定されており、申請書を閲覧、確認することができるが、捺印を必要としない。
承認者
承認ステップ毎に設定されており、申請書を閲覧、確認することができ、承認行為を行うことによって、捺印され、次のステップに進む。
共有者
申請書毎に設定されており、申請書を閲覧、確認することができるが、捺印を必要としない。
回覧の目的としては、以下のようなことが挙げられます。
情報共有
回覧を行うことで、申請書を必要な人たちに共有することができます。情報共有が円滑に行われることで、チームのコミュニケーションが円滑になるといった効果があります。
承認手続きの効率化
承認が必要な文書を回覧することで、必要な人たちからスムーズに承認を得ることができます。回覧者と承認者を分けることができれば、みるだけで良い人と承認行為が必要な人を明確に分けられるため、承認手続きが効率化されながらも、コミュニケーションもスムーズになります。
記録の作成
回覧を行うことで、各人の確認や承認を文書に記載することができます。このため、文書の承認履歴を作成することができ、必要に応じて後から、検索し参照することもできます。
回覧の進め方や注意点について
回覧の進め方
申請書を作成する
回覧が必要な申請書を作成し、承認の必要なユーザーが誰なのかを設定します。申請書の説明欄に回覧の進め方や承認期限、注意点を明記しておくと、申請書の円滑な進行につながります。
回覧リストを作成する
回覧する人のリストを作成し、ステップ毎に誰に回覧させるべきなのかを決めます。リストには、回覧を行う人の氏名や役職、所属などを記載しておきます。
回覧を開始する
申請書を実際に回してみて、回覧設定が業務にあった形になっているかを確認し、改善していきます。
回覧の注意点
回覧順序を決める
回覧の順序を決めることで、業務担当者が申請書を確認するタイミングを明確にして、次のアクションにつなげることができます。
回覧対象を選定する
回覧してもらうべきユーザーを業務毎に選定することで、回覧の円滑な進行につながります。回覧対象には、文書の内容に関連する人を選定することが望ましいです。
回覧者を設定することのメリット
意思決定の迅速化
回覧を行うことによって、承認が必要な文書や資料をプロジェクトの関係者に素早く回覧することができます。回覧機能を利用することで、意思決定の迅速化が図られます。
承認プロセスの透明化
回覧を行うことによって、承認の進行状況をチームとして把握することができます。稟議申請は「関係者が聞いていなかった、知らなかった」が原因で発生する問題が多いと言われています。回覧機能を利用することで、こういった問題を回避することが可能です。また、回覧リストに記載された承認者の意見や意向が明確になるため、承認プロセスの透明性も高まります。
ミスの回避
回覧を行うことによって、文書や資料の内容について関係者が確認することができます。このため、ミスや誤解が生じたときに、直ぐに間違えを指摘し、申請書を差戻して、申請をやり直すことができます。
SmartFlowでは、回覧者に設定されたユーザーも、申請書に対して、チャットのような形でコメントをつけることが可能です。
完成度の向上
回覧を行うことによって、関係者間で文書や資料のレビューを促進することができます。レビューによって、文書の質が向上し、情報の正確性や信頼性が高まります。
以上のように、回覧機能を利用することで、意思決定の迅速化や承認プロセスの透明化、ミスの回避、責任の共有、レビューの促進など、さまざまなメリットが得られます。
回覧の代替手段
回覧機能の代替手段としては、以下のようなものがあります。
電子メール
関係者に対して、メールを送信して文書や資料を共有することができます。複数の関係者にメールを送信し、回答を求めることで、承認プロセスを進めることもできます。ただし、メールのやりとりが膨大になる場合には、返信漏れや重複などの問題が発生することがあります。
オンライン上での共有
オンライン上で共有ドキュメントを作成し、関係者にアクセス権限を与えることで、文書や資料を共有することができます。この機能を利用することで、関係者間での情報共有がスムーズになり、承認プロセスを迅速化することができます。ただし、ドキュメントの修正や承認プロセスの管理には、別途ツールが必要です。
チャット
会社によっては、LINEWORKSやTeams、Slackなどのチャットツールを導入していると思います。よく利用するチャットに申請書を共有して、回覧してもらう方法もあります。
ワークフロー管理システム
ワークフロー管理システムを利用することで、承認プロセスの自動化やタスクの割り当て、進捗管理などを行うことができます。ワークフロー管理システムを利用することで、承認プロセスの透明性や効率性が向上し、負荷の軽減につながります。
以上のように、回覧機能の代替手段として、電子メールや共有ドキュメント、ワークフロー管理システムなどがあります。回覧はあくまで、申請書に基いて発生する業務なので、ワークフローシステムのSmartFlowを導入することで、簡単にこの課題を解決することができます。
SmartFlowの回覧機能を使おう！
SmartFlowでは、承認ステップ毎に回覧者を設定することができます。具体的な利用例として、第２ステップにAさんを回覧者に設定し、回覧通知を受け取ったら、A 業務をスタートさせる。第３ステップではBさんに回覧者を設定し、回覧通知を受け取ったら、その情報をもとにB業務をスタートさせることができます。
企業によって、回覧者がコメントをして良いルールにしている場合は、申請書の情報について、正確性が担保されていない場合は、申請書にコメントをして差戻しや取戻しのアクションにつなげることも可能です。
SmartFlowでは、承認ステップ毎に回覧者を設定することができます。具体的な利用例として、第２ステップにAさんを回覧者に設定し、回覧通知を受け取ったら、A 業務をスタートさせる。第３ステップではBさんに回覧者を設定し、回覧通知を受け取ったら、その情報をもとにB業務をスタートさせることができます。
企業によって、回覧者がコメントをして良いルールにしている場合は、申請書の情報について、正確性が担保されていない場合は、申請書にコメントをして差戻しや取戻しのアクションにつなげることも可能です。
