ワークフローシステム導入で何が変わるのか
導入メリット4選!

ワークフローシステムの導入により、何がどのように変わるのでしょうか。ここでは、導入のメリットを説明します。

ワークフローシステム導入の4つのメリット

申請・承認の手間を削減可能

電子化により、決裁までがスピーディー

承認プロセスが可視化され、内部統制を強化

いつでも、どこでも確認可能で、テレワークに対応

1.申請・承認の手間を削減

ワークフローシステムで運用すると、紙の申請書は電子化され、ペーパーレスとなります。そのため、申請書の印刷や郵送は不要で、システム上で申請フォーマットを検索してデータを入力し、承認者に渡せます。システムに承認ルートを設定しておけば、申請内容に合わせて適した承認者のもとへ自動でリレーされてくので、提出の手間がありません。

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2.決裁までがスピーディー

ワークフローシステムを導入すると、いつでもどこでも申請・承認が可能です。モバイル端末に対応しているため、アプリ上で申請書の閲覧や承認ができます。申請や差し戻しがあったタイミングでメール通知やアラートが表示されるので、確認漏れがなくなり、決裁までがスピーディーに行われます。

承認が滞ってしまっても、どこで承認がストップしているのかも確認でき、催促をしてすぐに対処することが可能です。

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3.内部統制が強化

ワークフローシステムでは、「誰がいつ承認したのか」がデータとしてすべて記録されます。正しいルートで承認されたかどうかも一目瞭然となり、内部統制を強化できます。また、申請日や申請者、申請書内の情報など、様々な条件で申請書を簡単に検索でき、紙やデータへ出力することもできるため、監査への対応もスムーズになります。

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4.テレワークに対応

テレワークを導入する企業が増えましたが、紙でワークフローを運用していると書類提出や捺印のためだけに出社しなければなりません。ワークフローシステム導入後は、場所を問わず、申請・承認を進められるので出社は不要です。多様な働き方に対応できる点も、ワークフローシステムのメリットです。

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ワークフローを導入するデメリットはあるのか?

デメリットと呼べるものはあまりないかも知れませんが、稟議書を電子化する際、新しい業務フローやルール、ツールの使い方を社内に周知する必要があります。
具体的には、ツールを導入して業務を電子化する前に、社内の業務を整理した上で、業務フローの課題点を洗い出し、どのようなルールや業務フローを作成するべきか検討するとよいでしょう。
大企業になればなるほど、新しいルールを全社に浸透させるのに時間がかかるので、マニュアルを作成した上で事前に配布を行い、サポートとの連携を確認しておくことで使い方がわからない社員も放置することなく、スムーズにワークフローを導入することができるでしょう。

まとめ

ワークフローシステムを導入することで業務プロセスを統一し、業務効率を改善することができます。
結果として、申請や承認の手間を削減し、決裁の工程をスピーディーに完結、内部統制を強化するだけでなく、テレワークにも対応することが可能になるなどの多くのメリットがあります。
また、このような改善を行うことで、短縮された時間や人員、労力を本来注力すべき業務に回すことができます。ふと立ち止まって、事務的な手続きに時間を使いすぎていないか、その問題は、ワークフローシステムを導入することで、解決できないか、考えてみても良いかもしれません。
ぜひ、ワークフローシステムを導入し、業務の改善、最適化を目指しましょう。

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