FAXベースだった申請・承認を、SmartFlowで一気にペーパーレス化 スマホアプリ活用で、営業も事務担当者も業務負担削減
（左から野口様、藤田様）
業種
卸売・小売
担当者様
執行役員 兼マーケティング担当マネージャー 兼
ヨシケイ香川事業部部長代理 藤田様
ヨシケイ香川事業部総務部 野口様
食材宅配サービス「ヨシケイ」のフランチャイジーとして、香川県、愛媛県、高知県で事業を展開する株式会社フードサポート四国。香川県内に5つの営業所をもつヨシケイ香川事業部では、各種申請や情報共有をすべて紙やFAXで行っていました。しかし、紙ベースでの書類のやり取りや文書管理に膨大な手間が発生していたことから、ワークフローシステム導入を検討。
SmartFlow導入後は、申請を行う営業、各種申請を処理する事務担当者双方の負担が減り、業務効率がアップしました。
目的
・申請から承認までのプロセスと文書管理をデジタル化し、業務効率化を図る
・先に導入していたLINE WORKSを有効活用する
課題
・FAXの送信エラーで申請書類が届かず、処理に遅れが発生
・手書きで記入された申請内容をパソコンで入力し直すのに時間を要する
・申請後の書類の保管に場所を取る上、廃棄にも多くの時間がかかる
効果
・営業は外出先でもスマホで申請・承認が可能になり、申請忘れも減った
・事務担当者は入力の手間がなくなり、ペーパーレス化が進んで書類の管理がラクに
・過去の申請案件を即座に照会できるようになり、二重申請防止の効果も
数あるワークフローシステムの中で、SmartFlowを選んだ決め手とは？
シュレッダーの前に1、2時間立ちっぱなしということも。紙だらけの申請からの脱出
SmartFlow導入前は、社内の申請や承認はどのように運用されていたのでしょうか？
すべて紙ベースです。事務担当者が作成した申請書に営業が手書きで記入し、FAXで送信。事務担当者は、送られてきた申請書の内容をパソコンで入力し直し、印刷してファイリングしていました。その後書類は3カ月保管し、順次廃棄するのですが、シュレッダーの前に1、2時間立ちっぱなしということもありました。
こうした一連の作業に加えて、数ある申請書の種類や、誰がどの処理を担当しているのかを把握するのも大変でした。さらに書類の原本の保存場所は作成者しか把握しておらず、本人が不在の場合は探すのに一苦労でした。（野口様）
野口様
お客さまの注文に関わる書類も、FAXでやり取りしていたそうですね。
はい。お客さまから注文の変更やキャンセルをお聞きすると、営業が注文書に変更内容を記入し、FAXで送信する仕組みになっていました。受け取った事務担当者がそれを見てパソコンに入力するのですが、FAXの送信エラーで書類が届かないことも度々ありました。
こうしたミスが起こるとお客さまにご迷惑がかかるため、FAX送信後には必ず電話で届いているかを確認していました。お互いに神経を使う上、時間と手間をとられるので大変でした。また、申請内容に記入漏れや不備があるときも毎回電話で確認をしなければならず、これも大きな負担でした。（野口様）
紙ベースの問題を解決：簡潔・迅速・経済的なSmartFlow導入
SmartFlowを導入される決め手になったポイントを教えてください。
ワークフローシステムの導入目的の一つに、社員同士やお客さまとのやりとりですでに利用していたLINE WORKSの有効活用がありました。そのため、LINE WORKSと連携ができるかどうかで候補を3つに絞りました。連携ができれば、管理するIDやパスワードを増やす必要もないため、セキュリティの観点からも大きなメリットがあります。
SmartFlowに決めた理由の一つは、スマホ版アプリがあったこと。当社では、申請者である営業がパソコンではなく社用のスマートフォンを使っていましたので、スマホでも見やすく使い勝手が良いというのは、重要なポイントになっていました。
また、価格が安く、申請に特化したシンプルなつくりであったことも決め手になりました。
高度な機能を備えた高額なワークフローシステムもありますが、デジタルツールが苦手な社員が多い当社にとって重要だったのは「シンプルな画面構成」と「操作のしやすさ」。最終的に私たちは、この2つを備えていたSmartFlowの導入を決めました。（藤田様）
SmartFlow導入後、どのような効果をお感じになりましたか？
これまで営業は、配達業務を終えて営業所に戻ってきてから、注文の変更などの申請作業を行っていました。導入後は、社用のスマホから配達中の隙間時間に申請ができるように。お客さまからの変更やキャンセルは外出先から都度申請ができるため、申請忘れを防げる上、帰社後の業務が減り、早く退社できるようになったと聞いています。
特に管理職の営業社員は、配達から戻った後、デスクに山積みされたFAXを確認して承認する必要がありましたが、今ではその作業もなくなっています。（藤田様）
事務担当者の業務効率も上がりました。今までは営業が帰社する時間帯に申請が集中していたので、送られてきたFAXの中からまず至急のものを処理し、それ以外は翌日に処理を持ち越すことも。しかし導入後は、分散して申請が来るようになり、入力の抜け漏れもないため、その日の申請はその日のうちに片付けられるようになりました。（野口様）
注文内容や顧客情報の変更のほか、総務関連の申請にもSmartFlowを活用していらっしゃるそうですね。
社員の有給休暇の申請なども、SmartFlowを利用していますね。有給休暇の申請に多いミスが二重申請で、すでに申請したことを忘れてもう一度書類を提出するケースがよくありました。その場合、ファイリングした紙の書類を探し出して処理済みかどうかを確認しなければならず、非効率でした。今はシステムの検索機能を使えば即座に照会でき、見落とすこともないので、二重申請のミスがなくなっています。（野口様）
SmartFlow導入とその効果的な運用法
SmartFlowを社内で浸透させるために工夫されたことがあれば教えてください。
ヨシケイ香川事業部は、営業所が5か所あります。SmartFlow導入は、人数の少ない小規模の営業所から開始しました。申請はシンプルかつ頻度の高いものに絞って運用をスタート。実際にシステムを使いながら運用方法を検証、改善し、半年ほどかけて段階的に各営業所への導入を進めていきました。おかげで、紙からデジタルへの移行はとてもスムーズでしたね。（藤田様）
導入当初は、人によって入力の仕方が違っていたり、間違えて入力していたりすることがありました。そのため、マニュアルを作成して操作方法を周知したほか、入力ミスが多いものや、分かりにくいと言われたことに関しては、システムの利用者でグループLINEをつくり、情報共有や注意喚起を行うようにしています。またマニュアルは一度作成して終わりではなく、定期的に見直し、拠点長と相談しながら内容を追加・変更するなど随時更新しています。（野口様）
これからSmartFlowをどのように活用していきたいですか？
お客さまから、LINE WORKSを通して画像と合わせて商品やサービスに対するご意見を頂戴することがあるので、今後は専用のご意見フォームや、お届け商品の事故報告フォームなどを作成して運用する予定です。
SmartFlowは画像の添付が簡単にできるので、お客さまの生の声を画像と一緒に社員に伝えることで、商品やサービスの質を高め、顧客満足度の向上にもつなげられるはずです。今後は、愛媛や高知の事業部でも順次導入していきたいと考えています。（藤田様）
藤田様
今後SmartFlowの導入を検討している企業にメッセージをお願いします。
システムを導入してから約7カ月。順調にペーパーレス化が進み、書類の管理がとてもラクになりました。特にSmartFlowはシンプルな画面構成で操作がしやすく、申請フォームを簡単に作成できるので、書類作業を減らして業務改善したいと考える企業におすすめできます。私たちはこれからも少しずつ申請フォームを増やしていき、さらなる業務効率化を目指したいと思っています。（野口様）
システムを管理する立場としては、SmartFlowのサポート体制も魅力の一つです。問い合わせや要望に対して丁寧に対応してもらえるので、スムーズにシステムの運用ができています。SmartFlowは、普段パソコンを使い慣れていない、どちらかというとデジタルツールが苦手な方ほど使いやすさを感じるシステム。紙からデジタルへの移行に不安を感じているなら、前向きに検討されてみてはいかがでしょうか。（藤田様）
