手書き書類の申請・承認の煩わしさを、SmartFlowが解決
LINE WORKSとの連携も強化し、工数を大幅削減
（宇川様）
株式会社LAVは福岡を中心に東京や大阪など全国21店舗に展開する「もつ鍋 おおやま」の運営会社。自社ECや大手ECモールを通して、こだわり抜いた本場博多のもつ鍋やサイドメニューの冷凍食品を届ける通信販売事業も展開しています。 同社では以前、各店舗・工場と本部との間の申請・承認手続きのために、手書きの書類をFAXや写真データでやり取りしていました。書類を作成する社員、承認手続きをする本部の総務部の双方に作業負担がかかっていましたが、SmartFlow導入後は工数の大幅削減に成功。LINE WORKSとも連携することで、申請から承認までボーダーレスに進められるようになりました。
目的
・申請・承認手続きをペーパーレス化して、工数を削減する
・すでに導入していたLINE WORKSも有効に活用する
課題
・手書きのため、書類ひとつを作成するのに時間がかかっていた
・書き間違いがあるたび、社員との修正のやり取りに手間がかかっていた
・紙の原本を保管する場所の確保やその管理も負担だった
効果
・システム上で申請・手続きできるので工数を大幅削減できた
・修正依頼もシステム上でできるので管理者の負担軽減になった
・操作が簡単で、スムーズに新しいシステムに移行できた
SmartFlow導入前は、社内の申請や承認はどのように運用されていたのでしょうか？
SmartFlowを導入する以前の申請・承認手続きはアナログなものでした。書類に手書きしたものを本部の総務部にFAXで送ったり、共通のコミュニケーションツールとしてLINE WORKSを導入していましたので、書類を撮影した画像データをLINE WORKSで送ったりして共有していました。その後、決裁者が書類の内容に不備がないか確認して処理する流れです。
書類が手書きだったことで、さまざまな業務負担が発生していたそうですね。
FAXで送るにせよ、画像データをLINE WORKSで共有するにせよ、その入口が書類に手書きするところからでしたので、書類ひとつ作成するのでさえ時間を取られてしまい、社員の負担になっていました。また、FAXで送ると出力したときに文字がつぶれて読めなくなることもありましたし、人によっては字の癖が強くて画像データでも読みづらいということもありました。
さらに、本部にデータを共有するとはいっても、やはり原本は保管しておかないといけませんので、保管場所の確保と管理をどうするのかという問題もあったわけです。そこで、書類を作成する負担、本部とやりとりをする手間を少なくするために、ワークフローシステムを導入しようと考えました。
SmartFlowを導入される決め手になったポイントを教えてください。
弊社ではすでにコミュニケーションツールとしてLINE WORKSを活用していましたから、LINE WORKSと連携できるシステムを対象に検討しました。そこで、候補のひとつとしてSmartFlowが挙がったんです。
ほかにもLINE WORKSと連携しているシステムはありましたが、SmartFlowは価格が業界最安水準ですし、何より新しいワークフローの作成から運用までの操作がシンプルで使いやすいのが魅力。それらを総合的に判断した結果、SmartFlowの導入を決定しました。
どのような申請や承認をSmartFlowで運用されていますか？
弊社ではSmartFlowを物品の購入、店舗・工場の設備修理や社員の休暇申請、入退社の処理、各店舗のレジ残金の差異の修正などに活用しています。書類で管理していたときは必要項目が抜けていたり、書き間違えていたりすることがありました。その度に電話やLINE WORKSなどで誤りを指摘し、社員に書き直して再送してもらう必要があり、二重三重の手間がかかっていました。それが、SmartFlowでは画面の上から順番に入力していけば必要項目が抜けることはありませんし、たとえ書き間違えたとしても、システム上で差し戻せばいいだけですので、以前と比べてかなり業務が効率化されたと実感しています。また、LINE WORKSと連携すると、社員から申請があったときトーク上にお知らせが届くので見逃しを防げますし、そのままSmartFlowにログインして、処理までできるのも便利です。
申請・承認手続きの効率化のほかに、魅力を感じている点も教えてください
ワークフローのカスタマイズ性です。以前使っていた書類と同じような様式でワークフローを作れるので、システムに移行するときのストレスが少なかったですね。必要な項目を直感的に加えていくだけでいいので、これまで書類で処理していた申請・承認手続きをスムーズに移行できました。
また、SmartFlowにしてから、手続きの進捗が見えやすくなったのもポイントです。以前は書類が今誰の手元にあって、どこまで処理が進行しているのか把握しづらい部分がありました。SmartFlowでは、システム上でその書類の状態がひと目でわかりますし、ピンポイントで社員にリマインドできるので助かっています。
SmartFlowを社内で浸透させるために工夫されたことがあれば教えてください。
SmartFlowの導入は、現場の社員と本部の総務部の間で綿密に打ち合わせをしながら進めていきました。また、導入後にはLINE WORKSでSmart Flow利用に関するグループを立ち上げて、「この機能の使い方は？」「この申請はどこからすればいいですか？」など、社員の声を集めながら対応。ほとんど不具合もなくスムーズに導入できました。
そもそもSmartFlowはシンプルな設計。パソコンやスマホの扱いに不慣れであっても十分に操作できるので、社内への浸透も速かったと思います
今後SmartFlowの導入を検討している企業にメッセージをお願いします。
SmartFlowは、ワークフローを作るところから運用までとにかく直感的に操作できるのが魅力です。これまでのフローをほとんど変えることなくシステムに移行できて、書類に手書きしていた頃とは比べ物にならないほどの効率化ができます。もし今、申請・承認手続きを書類で処理されていて、負担に感じていらっしゃる企業があれば、SmartFlowをぜひおすすめしたいですね。
