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段階的なワークフローシステム化で、反発もなく導入に成功。
回付期間が2週間⇒たった2日に短縮!

ワークフロー導入事例

(左から蓮川様、千賀様)

【ホンダカーズ三河様】ロゴ②(推奨)

業種

卸売・小売

担当者様

取締役・アフターマーケット部 部長 蓮川様
カスタマーリレーション部 係長 千賀様

愛知県の三河エリアで新車販売店6店舗と中古車販売店1店舗を運営する株式会社ホンダカーズ三河。この記事では「ワークフローシステムを導入してみたいけど、デジタルに慣れていないわが社が本当に使いこなせるだろうか?」
そんな不安をお持ちの方のために、SmartFlowを段階的に導入し、パソコン操作が得意でない社員にまで浸透させることに成功された「株式会社ホンダカーズ三河」の導入事例をご紹介。
ご担当者の蓮川さま、千賀さまから成功の秘訣をお伺いしました。 【ワークフローシステムの段階的な導入】とはどのように進めるのか?具体的な流れを詳しく語っていただきましたので、「紙の書類から卒業できる気がしない…」そんな方こそ、ぜひご参照ください。

目的

・各種申請書の回付時間を短縮し、業務を効率化
・紙の申請書からデジタルへ移行
・先に導入していたLINE WORKSとワークフローを連携する

課題

・申請書の種類が非常に多く、デジタル化に時間を要する
・パソコン操作が苦手な社員が多く、スムーズな浸透が困難
・LINE WORKSと連携できるワークフローシステムが少ない

効果

・段階的な導入で、トラブル無くデジタル化に成功
・従来掛かっていた回付時間が1/7に短縮(2週間⇒2日に)
・直感的な操作性且つスマホからも楽に使えるため、全社員へスムーズに浸透
・LINE WORKSとの連携がオプション費用0円で実現

数あるワークフローシステムの中で、SmartFlowを選んだ決め手とは?

きっかけは「せっかち」。紙だらけの申請からの脱出

ワークフローシステムを導入しようと思われたきっかけは何だったのでしょうか?

私はとてもせっかちなんですが、導入前の弊社のワークフローはアナログで、殆どが紙での申請。しかもFAXで本社とやり取りしていたので、紙が無くなってしまったり、進捗が分からず問い合わせたら放置されてしまっていたこともありました。

社内業務に費やしている時間を少しでもお客様のために使えるように、もっとスムーズに進められないか…というのが悩みだったんです。

もっと効率が良くていい方法がないかと探していたところ、「ワークフローシステム」というものがあると。申請も承認も全部デジタルになってきているということを知ったんですね。

事情を説明し導入したいことを上層部に提案したところ、社長が柔軟に受け入れてくださって。社長の「やってみよう」という言葉に上層部が引っ張られる形で、導入が実現したんです。
(蓮川様)

蓮川様

そうですね。LINE WORKSの導入も、社長の「やるぞ」で実現しました。

そうですね。LINE WORKSの導入も、社長の「やるぞ」で実現しました。

簡単・早い・安い。「これ以外には無い」と思えたSmartFlowとの出会い

ワークフローシステムを導入しようと思われたきっかけは何だったのでしょうか?

色々なワークフローシステムを検討し、導入候補に挙がったものも3~4つ程度ありました。

その中からSmartFlowに決めたのは、LINE WORKSと連携可能なことが大きかったですね。業務上のやり取りはLINE WORKSがメインですので、それと連携できることが第一条件でした。

「LINE WORKSと連携できるワークフローシステム」という視点で探されていたということですか?

はい、そうです。LINE WORKSとワークフローシステムを別々にしてしまうと、新しいシステムを使いこなせない社員が出る可能性があります。LINE WORKSと連携できれば導入して貰いやすいだろうと考えていました。

LINE WORKSと連携機能があったのは、SmartFlowのみだったのですか?

いえ、いくつかのシステムがLINE WORKSとの連携サービスを提供していました。

ですが、LINE WORKSと連携できるワークフローシステムの中でオプション料金がかからず基本料金で連携できたのは、SmartFlowのみだったんです。

ワークフローシステムの決め手は、2つの「やすさ」

他社のワークフローシステムと迷うことはありませんでしたか?

念のために見比べたりはしましたが、迷うことはそんなになかったですね。最終的に「やはりSmartFlowが1番良い」という結論になり、導入を決めました。

当社だけに限らないと思いますが、デジタルに移行したくても、会社の上司は私よりも上の年代の方ばかりですから。導入すべきとわかっていてもなかなか踏み切れない会社様も多いと思うんです。その点、SmartFlowは専門用語をほとんど使わず、使い方の説明を聞いても分かりやすかったので、導入が楽でした。

私の立場からすると、申請作業と承認作業のどちらもやりやすい点に使い勝手のよさ

また、コスト面も魅力的でした。

弊社ぐらいの会社規模だと、システムそのものを何百万単位で入れる決断はなかなかできません。ですが、SmartFlowは非常に良心的な月額料金で、1アカウントから使うことができる。初めてワークフローシステムを導入するにあたって、費用の負担が少ないことが導入障壁を下げてくれました。

あとは、営業担当の太田さんが本当に良い方で。慣れない操作方法やフォーマット作成について何度も丁寧にレクチャーしてもらったり、我々の要望を叶える方法を一緒に考えて実現してくれたんです。

今でも、ちょっとでも困ったことがあったらすぐに連絡して頼ってしまうんですが、いつも快く引き受けてくださって大変助けられています。
(蓮川様)

使いやすさと価格の安さ、2つの「やすさ」が導入の決め手だったんですね。
では、千賀さまの立場から「SmartFlowのここが使いやすいな」と思う点はございますか?

「ここを押せばいいんだな」というのが感覚的にわかりやすい点に、使いやすさを感じています。私はSmartFlowの導入時にはいなかったのですが、すぐに慣れました。

例えば、申請書を作る時も既存のテンプレートから似たものを選んで少しアレンジすればいいだけですし、項目も自由に増やしたり選んで編集できたりするので、どんな申請書もあまり時間をかけずに作成できます。弊社はパソコンが苦手な社員が多いのですが、誰でも簡単に使えて助かっています。
(千賀様)

千賀様

段階的な導入で、全社的な浸透・活用に成功!

少ない人数・簡単な申請からワークフローを移行

最初はSmartFlowの資料請求をしていただいたとのことでしたが、その後はどのような流れでしたか?

資料請求後、Zoomミーティングで簡単に説明を受けました。その後、オンラインデモという形で画面上の操作を見せていただきました。

SmartFlowには30日間の無料のトライアルがありますが、トライアルから本格導入まではどのように進められましたか?

すぐには覚えられないので、1個ずつ順番に増やしていきました。項目はなるべく簡単なものからスタートして徐々に種類と承認者を増やし、経路も少しずつ複雑にして現場の社員や上層部が入りやすい環境を整えていきました。

段階的に導入していったのですね。最初に作成したのは何でしたか?

希望ナンバーの申請といって、希望する自動車ナンバーを申請する書類の作成でした。希望ナンバーの申請は、営業担当者と店長、そして申請の手続きをする本社登録課の担当者3人で完結する業務で、上層部を巻き込むことなくできます。

SmartFlowを導入する前はすべてFAXでやりとりしていたので、「いつ・誰が・どこに送ったのか」ということが把握しにくかったんです。希望ナンバー申請はナンバー取得の2,3週間前に手続きをすればいいのですが、営業担当者によってFAXを出す時期にばらつきがあって、「送ったのか?」「まだ送っていないのか?」とやきもきすることが日常茶飯事でした。

SmartFlowを導入してからは申請履歴がすぐに確認できるようになったので、進捗状況が分からないというもどかしさから解放されました。
(蓮川様)

紙書式で運用されている企業様必見!ワークフローのデジタル化「5つのステップ」

その後、どのようにSmartFlowを使って電子化を進めていったのでしょうか

希望ナンバー申請の作成からスタートして、次はオーダー申請に進みました。これを第1段階とすると、第2段階が出金や振込など経理を入れたお金のやり取り、第3段階が中古車部を巻き込んだ中古車の受注依頼と各種申請、そして第4段階として上層部のアクションが必要な業務へと増やしていきました。
(蓮川様)

なるほど。上層部を巻き込む業務は最後にされたわけですね。

上層部には紙や電卓が大好きという者が多かったので、「今日から始めましょう」と言っても抵抗されるだけだと思いました。そう考えたら、営業・店長・経理・中古車部、そして上層部というふうに自然と導入を進める流れができたんです。

現在も導入を進めている段階ですが、第5段階として休暇申請の電子化まで進んでいます。

納得です。だからこの順番だったんですね。
SmartFlowを導入してから、トラブルや大変だったこと、失敗したことなどはありましたか?

もちろんありました。

最初のうちは慣れないこともあって、数字などの打ち間違いが多かったですね。かなり減りましたが、今でもあります。あとは、添付書類については今も多少苦労しています。経理上の手続きが必要なため「出来れば紙で欲しい」という書類があったりもするので。

ですが、スキャンするのは多少手間ではあるものの、スキャンをしておけば記録を残せますし、書類を保管していたスペースも不要になるなどメリットも大きいと感じています。
(蓮川様)

導入後、業務効率はどう変わった?リアルな「DX化」体験談

削減できたのは「288時間」?!圧倒的な業務効率化に成功

SmartFlowを導入して、ここが変わったと思う部分はございますか?

何より、導入前は承認までに2週間程度掛かっていたのが、SmartFlow導入後は2日程度で完了するようになったんです。時間が1/7(336時間⇒48時間)になって、圧倒的に効率化できた。これは本当に大きな変化でした。

あとは、申請した全ての履歴が確認できますので申請漏れの確認も楽になりますし、データを分析に活用することもできますね。

営業分析や進捗確認など、多角的な効率化にも寄与

分析というのは、例えば「車種によって売れる時期がある」といったことが分かるということでしょうか?

売れる時期というか、営業成績の分析ですね。

例えば、新規客の数やリピーターの数、それからお客さんが選択する付加価値(点検や下取りなど)といったデータを営業担当者別に蓄積して、「この担当者は、○○からも売上をあげているな」など、車のオーダー以外の売上も確認しています。

営業成績の分析にも活用できるとは意外でした。

営業成績を分析していると、必要な書類を予測できるようになるんです。例えば下取り付きで成約につながるということが分かれば、SmartFlowを使ってすぐに下取りの手続きができるよう書類を作成します。

そうなんですね。SmartFlowが営業業務の負担軽減に大いに貢献できていること、とても嬉しく思います。事務業務についてはいかがでしょうか?

それまで紙でやり取りしていたことが、画面で確認できるようになったので、とても便利になったと思います。

例えば、他店の事務さんから返金の依頼があった場合はこちらで状況を把握している必要があるのですが、紙だと今どこまで進んでいるのかが分かりづらく、正確に把握しにくいのが難点でした。本社から「○○出した?」と聞かれても、「出したけれどまだ返事が来ていません」と返答することもあったんです。

SmartFlowを導入して画面で確認できるようになってからは、「今どこまで進んでるんだっけ?」という状況が激減して、本当に助かっています。
(千賀様)