LINE WORKS との相乗効果で承認スピード＆業務効率アップ
（COO 藤井様）
世界で愛される健康茶「ジェイソン・ウィンターズ・ティー」をはじめとした健康食品や、基礎化粧品「アロマシア」を中心に、健康・美容関連商品の販売を手がける株式会社イオス コーポレーション。
同社ではグループウェアサービスのワークフロー機能を使って申請・承認を行っていましたが、メールでのみ通知されることもあり、承認までに時間がかかっていました。
LINE WORKS導入を機に、SmartFlowを採用し連携。
承認スピードの大幅なアップや、経理を中心とした業務の効率化を実現しています。
目的
・申請・承認フローの効率化を進める
・すでに導入していたLINE WORKSとワークフローシステムを連携させる
課題
・申請・承認に関する通知はメールで送られており、即時性に欠けていた
・メールのセキュリティ面のリスクや、スマホとの相性の悪さを感じていた
・以前のグループウェアはチャットツールとの連携ができなかった
効果
・LINE WORKSとの連携で、申請・承認のプッシュ通知や一覧の即時参照が可能に
・3-4日かかっていた申請・承認が1日で完結するようになった
・CSVでデータを出力して経理業務に活用。効率化・簡略化につながった
数あるワークフローシステムの中で、SmartFlowを選んだ決め手とは？
LINE WORKSと連携可能なSmartFlow -メールからチャットツールへ -
SmartFlow導入前は、社内の申請や承認はどのように運用されていたのでしょうか？
以前は、他社のグループウェアサービス のワークフロー機能を長年使っていました。私を含めた役員や管理職は外出が多いため、パソコンやスマホで速やかに承認できるよう、早い段階からペーパーレスで行う仕組みを整えていたんです。
以前のグループウェアからの移行をお考えになったきっかけは何でしたか？
当時のグループウェアは、ワークフローはもちろん、スケジュールや勤怠に至るまで、社内の業務を一括して管理できるもので、おおむね満足していました。しかし、申請・承認に関する通知はメールで行われるため即時性の面で劣り、チャットツールとの連携もできない点に不便さを感じていました。
当社では、メールからチャットツールへの移行を進めていました。メールはスマホ等での閲覧にやや難があり、誤送信による情報漏洩やウイルス感染の可能性もぬぐい切れません。それらのリスクが低く、モバイル端末との親和性も高いことから、あるチャットツール を導入。その後、LINEによるお客さまとのコミュニケーションが増えたこともあり、LINE WORKSに変更しました。
LINE WORKSにはグループウェア機能もあったため、思い切って従来のサービスから移行することに。ワークフローについては他のツールで補う必要があったので、連携可能なものを探し、SmartFlowにたどり着きました。
COO 藤井様
シンプルな操作性・優れたコストパフォーマンス
SmartFlowとLINE WORKSの効果的な連携
SmartFlowを導入される決め手になったポイントを教えてください。
コストパフォーマンスに優れたリーズナブルな料金体系はもちろんですが、他社に先駆けてLINE WORKSとの連携に対応したサービスという点で、SmartFlowには安心感がありました。そして最も大きな決め手になったのは、シンプルで操作が簡単な点。社内で2-3週間ほどトライアルで使用して、「専門的な知識がなくても簡単に扱える」という確信が持てました。
実はもう一つ、最終的な候補になっていた他社のサービスがありましたが、そちらは初期設定などに一定のプログラミングのスキルが必要。良い製品だったのですが、情報システム部門を設置しているような規模の企業でなければ、導入は難しいと感じました。
実際、SmartFlow導入は1週間程度でスピーディーに終えることができました。操作が簡単なので、マニュアルを参照するまでもなく、以前の申請・承認フローをほぼそのまま移行することに成功。UIも非常に優れていて、導入時の心理的負荷がとても小さかったですね。従業員にはログインや入力の方法などをアナウンスしましたが、細かなレクチャーを行う必要もありませんでした。LINE WORKSの連携についても、管理画面の中にある設定ボタンを押すだけで、とてもスムーズでした。
SmartFlow導入とその効果的な運用法
導入後にお感じになっている効果もお聞かせください。
現在運用している申請フォームは約30種類。通常の稟議をはじめ、仮払いや備品購入、商品コード登録、福利厚生施設の利用に至るまで、あらゆる申請・承認をSmartFlowで行っています。また、重宝しているのはデータのCSV出力。それらを加工して会計ソフトなどに入力し、データを活用しています。
SmartFlowはLINE WORKSと連携しているため、申請・承認フローがとてもスムーズで、迅速に処理できます。プッシュ通知が来るのはもちろん、現在上がっている申請の一覧もボタンひとつですぐ確認可能。以前は承認まで3-4日かかっていたものが、今ではほぼ1日で済みますし、承認漏れもなくなりました。今後は、九州地区に設置予定の事業所でも利用を進めていこうと思っています。
また、SmartFlowをうまく活用することで、業務の簡略化・効率化が進んでいます。たとえば、毎月150件ほどあるお取引先業者様への支払い。以前は申請をとりまとめて支払い処理をするのに半日かかっていましたが、今はSmartFlowから申請データをCSV出力して、全銀フォーマットに合わせて加工・送信するだけ。わずか30分で作業できるようになりました。
今後SmartFlowの導入を検討している企業にメッセージをお願いします。
BtoCのビジネスを展開していて、LINEを使ってお客さまとのつながりを深めていく企業なら、LINE WORKSとSmartFlowのセットが最良の選択です。弊社はプライバシーマーク（Pマーク）を取得しており、継続して厳しい審査を受けながら、個人情報を厳密に管理しています。LINE WORKSはそうした観点でも問題なく、安心して使えるチャットツールです。
そしてSmartFlowは設定や操作が楽で、PCやスマホに慣れた人なら簡単に使えます。日々機能もアップデートされていて、どんどん進化していくのも魅力。当社のように、情報システム部門を持たない中小企業におすすめしたいサービスです。
