ワークフローとは?

ワークフローとは業務の流れのことを指します。その一連の業務の流れを自動化(システム化)するのがワークフローシステムです。最近ではテレワーク対応や業務効率化を目的に、ワークフローシステムを導入する企業が増えています。

ワークフローとは?導入する3つのメリット

ワークフローとは?​

ワークフローシステムとは?

ワークフローシステムの種類

1.ワークフローとは?

ワークフローとは、業務についての一連のやりとりの流れのことを指します。組織の中で行われる大抵の業務には「誰がどのようにスタートし、判断や処理をし、完了させるのか」という流れが存在します。

組織の中で複数人が関わる業務を、ルールや慣習によってあらかじめ決められた流れに沿って処理すること、またその流れを図式化したものをワークフローと呼びます。

pexels-pixabay-265125-scaled

2.ワークフローシステムとは?

ワークフローシステムとは、「組織における申請・承認手続きの流れ」をシステムにより自動化したものです。
組織における申請の承認手続きにおいて、書類の種類によって承認ステップが異なりますが、ワークフローシステムにより、そうした申請・承認の流れを全てシステム化することができます。それにより、従業員が正しく迷わずに申請・承認の意思決定を行うことができるようになります。

pexels-canva-studio-3277808-scaled

3.ワークフローシステムの種類

ワークフローシステムとは、「組織における申請・承認手続きの流れ」をシステムにより自動化したものです。
組織における申請の承認手続きにおいて、書類の種類によって承認ステップが異なりますが、ワークフローシステムにより、そうした申請・承認の流れを全てシステム化することができます。それにより、従業員が正しく迷わずに申請・承認の意思決定を行うことができるようになります。

pexels-karolina-grabowska-8528742-scaled

ワークフローは、紙文書を管理する手間を削減してくれるツールである

ワークフローシステムを導入することで、書類を作成する手間や管理の問題を解決することが可能です。

コロナ後の働き方改革では、在宅ワークと出社での業務がハイブリットで存在することがスタンダートとなってきており、元通りの勤務形態には戻らないことが予想されています。そんな中、申請紙で行い、承認を印鑑で行うのは著しく非効率だといえるでしょう。

いつ、どこにいても必要な手続きが進められるようにすることで、業務の流れがスムーズになるでしょう。もし、ワークフローシステムの導入が行われていない場合、業務毎に申請書を探したり、その申請の承認者を確認したりする手間がかかるため、導入を決定している企業と比べて競争力を失う一つの要因になってしまうかもしれません。

紙文書を管理する手間を削減2 (1)

ワークフローの導入は、コスト削減にもつながる

ワークフローを導入することで、社内の書類を電子化できることを考えると、これまで掛かっていた、印刷用紙代やプリント代、郵送費など、承認プロセスに掛かっていた、無駄なコストを削減することが可能になります。

実際にお客様からお伺いしたお話では、コロナ禍で承認を得るために、書類を別の拠点に運んだ後に、承認がもらえるまで、ひたすら待つといった無駄が発生しているということも発生しているようです。

紙で実施していた問題を修正することで、こういった問題も解消することが可能になります。

操作を覚えてくれない人をどう巻き込むか

ワークフローをせっかく導入したのに、新しいツールをの操作を覚えたくないという人は一定数存在します。このような人は、スムーズにツールを活用できず、導入前のやり方に戻したいと言いかねません。

ツールをスムーズに全社に浸透させるには、パソコンの操作、またはスマホの操作に不慣れな人も考慮して、簡単な操作で業務を完結できるツール選ばなければなりません。また、使い方についてもカスタマーサポートにすぐに相談できるツールを選択することで、社内への浸透をスムーズに行うことが出来るようになります。

カンタン1分で完了!トライアル登録で全ての機能がお試し可能です。