SmartFlow経費精算の導入で小口現金の精算を手間なく解決する方法
目次
小口現金とは
小口現金とは
小口現金とは、部署毎に管理している、短期間で使用する少額の現金のことを指します。これは、ビジネスの様々な業務で必要となることがあります。例えば、社員が出張先で手数料や交通費などを支払うために必要となったり、部署内で、筆記用具が不足した際などにも利用されます。
小口現金に適用されるものとしては、以下のようなものがあります。
部署毎に用途が確定している経費
- 会議室
- 移動費
- 各種研修費
- など
日常的に発生する経費
- 飲み会
- お土産の購入
- 文具や消耗品
- など
報告書やプレゼンテーションに
必要な経費
- プリンターにかかる費用
- お茶代
- など
これらの小口現金の精算は、経費精算システムを利用することで効率的に行えます。
小口現金は、多くの企業で運用されており、ビジネスにとって重要な資源で、適切な管理が必要とされます。
小口現金に関連するトラブル
企業内で小口現金に関連して発生するトラブルとしては以下のようなものがあります。
トラブル１
小口現金の管理ができていない場合
精算できない支出があったり、計算ミスが起こることがあります。部署内で小口現金の過不足が発生した場合に、担当者は数字が合うまで帰ることができないということもあります。
トラブル２
小口現金の支払い方法が不明確な場合
支払いに関連するトラブルが発生する可能性があります。
トラブル３
現金を管理する責任者が不在の場合
小口現金が適切に管理されないことがあります。大きな組織では、部署の数も非常に多く、取り扱う小口現金の総額も大きくなります。小口現金の担当者は必ず配置して、部署内で過不足を見つけた場合は、担当者とコミュニケーションを取れるようにしておくと問題の解決がスムーズになります。
このようなトラブルが起こると、精算や予算の管理が困難になったり、企業内での信頼が損なわれることがあります。
小口現金は不正が起こりやすい
残念ながら、小口現金を利用している全ての企業で問題が発生しないかというと、そうではありません。小口現金に関連する不正は比較的起こりやすいということが一般的な認識です。
小口現金は管理が難しいため、不正行為を隠すことができます。また、現金を手元に持っているため、誘惑が大きくなります。このような理由から、小口現金は不正が起こりやすいとい言われています。しかし、適切な管理手法を採用することで不正行為を防止することができます。
手作業による経費精算は誤りや不正が起こりやすいですが、経費精算システムを使用することで不正を防止することができます。SmartFlowを利用することですべてのトランザクションが記録され、監査可能なため、不正を未然に防ぐことができます。
小口現金を廃止する方法
小口現金を廃止する方法はいくつかありますが、主に以下の方法があります。
方法１
経費精算システムの導入
経費精算システムを導入することで、小口現金の出入りを管理することができます。
方法２
デジタル決済の導入
デジタル決済を導入することで、現金を使わずに支払いを行うことができます。この方法は、小口現金の流通を抑制すると同時に、不正防止にも役立つと考えられています。
方法３
経費管理の見直し
会社の経費管理を見直し、小口現金の使用を減らす方法を検討することも大切です。例として、毎月必ず必要になる備品類は、定期発注にして、振込処理にしたり、小口現金を利用する機会を減らす方法を考える必要があります。
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「SmartFlow」とは
SmartFlow（スマートフロー)とは
クラウド型ワークフロー・経費精算システムで、3000社以上の導入実績を誇ります（2022年11月時点）。
「SmartFlow」の仮払金機能なら以下のことが実現できます。
SmartFlow小口現金機能の特徴
[2023年4月リリース予定]
所属毎の小口現金設定
機能概要
管理者は、会社内で、どれくらい小口現金が利用されているかの総額を1画面で確認することが可能です。小口現金の上限額を超えて小口現金を保有している所属の責任者とコミュニケーションをとって、問題の解決もスムーズに実行することも可能です。
具体的な使い方として、まず、営業部の子所属である、支店単位の部署で、小口現金の設定を行います。
その支店の従業員が経費の申請を行った際は、貸方の勘定科目を小口現金になり、支店が設定している小口現金の残高から金額がマイナスされます。
実際に手持ちにある金額と、小口現金残高が合わなかった場合は、支店の管理者が、月末の小口現金残高と申請された経費と照らし合わせながら、チェックすることができます。
小口現金の出入りは月度で絞って検索することができるので、一覧でお金の出入りを管理し、過不足が発生した場合の原因も素早く究明することができるようになります。
まとめ
小口現金は企業内で経費精算する際に利用される現金です。しかし、不正が起こりやすいという問題点もあります。そのため、小口現金を管理するための経費精算システムを導入することが大切です。
システム化することによって、手数料の節約や時間の短縮、不正防止などのメリットがあります。システムの導入によって、小口現金の使い方や精算方法が明確になり、不正のリスクも低減されます。
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1ユーザー月額300円で利用できる「SmartFlow」
数ある経費精算システムの中でも、
1ユーザー月額300円（税別）・初期費用0円という非常に良心的な費用で利用できる「SmartFlow」。
AI技術やAPI連携、電子帳簿保存法対応などの技術を搭載していながら低価格なのが特徴で、すでに3,000社以上に登録されている経費精算システムです。
電子帳簿保存法に標準対応
電子帳簿保存法に標準対応しているため、追加コストなしで経費精算業務の原本管理が不要に。レシートの原本などの送付、それらの整理・ファイリングにかかっている手間やコストが削減できます。
高機能
専用アプリがあり高精度のAI-OCR機能が標準搭載されているので、レシートを撮影するだけで日付・店舗名・金額などを読み取って伝票起票が可能。伝票に入力された内容についてはチェック後にエラーや警告メッセージが出せるので、申請の重複防止・会社のルールに沿った運用ができます。
多彩な連携
さらに、基幹システムとのAPI連携だけでなく交通費精算が楽になる交通系ICカード、LINEWORKS・Slack・Teamsなどのグループウェア、会計や銀行システムとの連携もできるため、申請や処理のスピードアップや効率化にも繋がります。
ワークフローシステムも同時に導入できる
「SmartFlow経費精算」には、
申請・承認手続きの流れまで
自動化できる
「ワークフローシステム」の
機能をつけることが可能です。
申請者や承認者が外出やリモートワークなどで出社していなくても専用アプリでスマホなどから承認フローを進行でき、申請・承認の操作ログが残るので書類の不正を発見・防止する効果も。
代理申請者や回覧者などの多彩な役割設定や、申請・承認・却下以外のアクション設定、複雑な条件分岐など、さまざまな企業のニーズに応える機能を実装しています。
使い方は、用途に合わせてテンプレートから申請書を選択・申請者が申請・承認者が承認…という簡単な3ステップ。
ITに不慣れな方でも安心して操作できる仕様となっています。
経費精算システム・ワークフローシステムはそれぞれ1ユーザー月額300円（税別）ですが、同時に導入すると1ユーザー月額500円（税別）とお得な価格でご利用いただけます。
ご利用料金
(1ユーザーあたり)
初期費用
プランについて
ワークフロープラン
経費精算・支払依頼プラン
300円/月
300円/月
どちらもご利用頂くとオトクに! 500円/月
0円
0円
社内の申請業務を電子化したい方向けのプランです。申請フォーム・承認経路を柔軟に変更可能です。社内のあらゆる申請書を電子化可能です。
経費精算・交通費精算・支払依頼に特化したプランです。AI-OCR機能や、仕訳データの作成が可能なため、経理業務の効率化や電子帳簿保存法に対応したい方向けのプランです。
証憑スキャナ保存プラン
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SmartFlow機能のご紹介
ー 申請・承認の機能 ー
自動分岐
承認金額や条件に応じて、承認経路を自動で分岐させることができます。
段階別の入力制御
データを複数人で処理する際、入力できる場所を制御することで誤入力を防げます。
差し戻し／取り戻し
申請に回しながらの相談・確認が可能なため、意思決定のスピードを落としません。
代理での申請・承認
申請者や承認者が不在時でも代理対応ができます。
AND・OR承認
承認設定のAND・OR承認の設定が可能です。
ー 運用の機能 ー
リマインドメール
一定期間処理されない場合、リマインドメールを送信し処理漏れを防ぎます。
停滞書類検索
処理が停滞している書類を検索できるため、停滞書類を見逃しません。
リストビュー機能
任意の条件で、申請書の絞りこみ表示が可能です。
連携機能
LINE WORKS以外にも、SLACKやSSOと連携して承認・通知が可能。必要に応じてAPI連携も可能です。
ー 設計の機能 ー
帳票出力
決済されたデータをpdf、Excel形式でダウンロードすることが可能です。
承認経路の管理
承認経路のテンプレートを作ることができるため、都度入力の手間を省けます。
スマホ対応
スマホに対応しているため、パソコンがない時でも申請・承認ができます。
簡単な申請フォーム
ドラッグ&ドロップで簡単に申請フォームの作成が可能です
簡単なユーザー登録
CSVファイルでユーザーの一括登録ができます。
組織変更の予約機能
組織変更の予約登録ができるため、人事異動後に慌てて対応しなくて済みます。
SmartFlow機能のご紹介
自動分岐
承認金額や条件に応じて、承認経路を自動で分岐させることができます。
段階別の入力制御
データを複数人で処理する際、入力できる場所を制御することで誤入力を防げます。
差し戻し／取り戻し
申請に回しながらの相談・確認が可能なため、意思決定のスピードを落としません。
代理での申請・承認
申請者や承認者が不在時でも代理対応ができます。
AND・OR承認
承認設定のAND・OR承認の設定が可能です。
リマインドメール
一定期間処理されない場合、リマインドメールを送信し処理漏れを防ぎます。
停滞書類検索
処理が停滞している書類を検索できるため、停滞書類を見逃しません。
リストビュー機能
任意の条件で、申請書の絞りこみ表示が可能です。
連携機能
LINE WORKS以外にも、SlackやTeamsと連携して承認・通知が可能。必要に応じてAPI連携も可能です。
採番機能
申請フォーム単位で、申請番号を管理することが可能です。
回覧・共有機能
承認完了時に共有するユーザーに通知が届くため、申請内容を共有することができます。
帳票出力
決済されたデータをpdf、Excel形式でダウンロードすることが可能です。
承認経路の管理
承認経路のテンプレートを作ることができるため、都度入力の手間を省けます。
スマホ対応
スマホに対応しているため、パソコンがない時でも申請・承認ができます。
簡単な申請フォーム
ドラッグ&ドロップで簡単に申請フォームの作成が可能です
簡単なユーザー登録
CSVファイルでユーザーの一括登録ができます。
組織変更の予約機能
組織変更の予約登録ができるため、人事異動後に慌てて対応しなくて済みます。
安心のサポート体制あり
「SmartFlow」は
チャットボットを完備しており、
お問い合わせにはCSチームが
タイムリーに対応。
また、ユーザーガイドやシステム管理者向けガイド、経費精算初期設定ガイドなど、豊富なサポート記事と動画で導入後の操作をサポートしていますので、いざという時にも安心です。
自社で対応することが難しい場合には、申請書や承認フロー、組織データの登録などの初期設定代行や操作説明会を実施する「導入時サポートプラン（※サポートサービスに応じた課金あり）」をご用意しています。
30日間の無料トライアルが可能
「SmartFlow」は、
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すべての機能が使える無料トライアルが可能です。
申し込みから利用開始までは最短1営業日。利用プランと利用開始日の設定、会社登録、初期設定の簡単3ステップで無料体験を始めていただけます。
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