低価格×高性能な
次世代ワークフローシステム

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次世代ワークフローシステム

登録社数3000社以上

次世代ワークフローシステムSmartFlowの特徴

システム知識がなくても、
ノーコードで設定・運用可能。

稟議・申請プロセス、
報告業務をどんどんデジタル化！

業務プロセスのスピードアップ×
見える化推進！

SmartFlow経費精算と合わせて導入すると、さらにコストパフォーマンスアップ！

SmartFlowなら、
こんなお悩みを解決します！

悩み１

ワークフローシステムを導入したいけど、PC操作に自信がない。

SmartFlowなら、シンプルな操作性で直感的にご利用いただけます。

設定や操作に関する不明点は、充実した導入サポートで対応可能です。

悩み２

ワークフローをシステム化してみたい。でも、
紙の申請のほうが簡単そうだし、紙のような柔軟さも欲しい。

SmartFlowなら、多機能さで柔軟な稟議・申請が行えます！

承認経路は豊富な条件や分岐をもとに作成可能です！AI機能でレシートの読み取りも簡単楽々！

悩み３

システムを導入するとなると、コストが心配。
万が一導入してみてうまくいかなかったら！？

SmartFlowなら、業界最安クラスで全ての機能を使えます！

わかりやすい料金設定で安心。30日間の無料トライアルで使いやすさ、便利さ、対応範囲の広さをじっくりお試しいただけます。
多機能なのに安い。そんなコスパのよさが人気の理由です。

SmartFlowで出来ること

稟議申請・承認

多様な申請フォーム作成機能と承認経路設計で既存稟議申請と劣らない柔軟さがあります。

簡単な申請フォーム作成

80のテンプレートから作成可能なので簡単。入力制限や必須項目機能などで申請者の入力ミスをサポートします。

柔軟な承認経路作成

申請者の所属や入力内容による分岐ができ、システム化への対応が可能です。承認経路のテンプレートで管理も簡単。

LINE WORKSとの連携

LINE WORKSとも連携可能です。使い慣れたLINEの画面で安心。外出先でも簡単に承認業務が行えます。

Teamsとの連携

Teamsとの連携も可能で、普段から使用しているTeamsの画面に承認通知が来るため見落としを伏せぎます。

APIによる各種連携

APIによる自社システムとの連携も可能なため、見積もり内容などのSmartFlowのデータを自社システムに落とし込めます。

内部統制の強化

システムによる業務の標準化が可能です。第三者が勝手に承認したり、文書改ざんなどの不正も防げます。

スマホで簡単申請

外出先でもスマホアプリで簡単に申請・承認が可能に。意思決定スピーディーにし、効率アップに繋がります。

経費精算連携
（経費申請書と紐付け）

SmartFlow経費精算と連携することで、稟議書・見積書を経費精算に紐付け出来、承認時に簡単に確認できます。

組織変更予約

年度切り替わりのタイミングである組織変更にも、予約機能で対応可能なため事前に設定が行えます。

グローバル対応

言語を英語に即時変更可能。ログイン画面からも変更できるため快適にご利用いただけます。

データ出力

excel、PDF、CSVでデータの出力が可能。検索で条件を絞って出力もでき、監査の準備にも対応可能です。

SmartFlowの機能を詳しく>>

SmartFlowでワークフローの
電子化に成功！お客様の声

紙での管理は大変だったけど
電子化してからは楽になった！

システムを導⼊する際は、必ず前の⽅法が良いという⼈がいますが、システムを導⼊してからすぐに皆使⽤できるようになっていました。
⼀般的には、出退勤管理、IC カード出退勤の時刻訂正、備品管理、接待交際費などの申請に使⽤しています。以前は、⼿書きで作成した申請書を使⽤しておりましたが、そちらよりも、もれがなくきちんと申請できているような気がします。また、外出中でも思いついた際に申請ができるので⼤変便利です。

カメイ・プロアクト株式会社

ペーパーレス化で捺印を押す手間が無くなり効率が上がった！

元々は、稟議書を紙ベースで管理しそこに捺印を押してもらう方式でやっていました。しかし、承認がどこまで飛んだかわからない、申請や承認のために帰社しなければならないなど、社員同士の負担がすごく大きかったです。
どこで承認が止まったのかが一目でわかったり、海外への出張をする社員も多いので、彼らがオフラインの場合でも、代理で確認ができたりと、滞りなくワークフローができています。

Arjo Japan株式会社

どこからでも申請と承認が可能で楽になった！

過去の申請書を見返したいときは検索機能があるので、思い立ったらすぐに閲覧できるという点は非常に好評です。以前だと重たいファイルを書庫から取ってきて、何百枚とある申請書の中から一枚ずつ確認して見つけ出さなければなりませんでしたので。そしてやはり、どこからでも提出や確認ができるようになったというところはほぼ全員一致で「楽になった！」と実感するところかと思います。

⽇本オートライフ株式会社

1アカウント￥300～、
圧倒的に良心的なプライス

Professionalプラン
ワークフロープラン

300円/税別

Professionalプラン
経費精算・交通費精算・支払依頼プラン

300円/税別

SmartFlowなら、あっという間にワークフロー導入が完了！

step

トライアル登録

入力項目は6つのみ、およそ1分でトライアル登録が完了します。

step

初期設定

ご利用いただくユーザーの情報や、実際にご利用頂く場合の承認経路等の設定を行っていただきます。

step

トライアル利用

SmartFlowは３０日間すべての機能が利用可能。じっくりとご検討いただけます。

step

プラン変更

オンライン上で、 Professionalプランへ変更できます。

step

運用開始

トライアルでお試し頂いたアカウントを引き継いでご利用できます。

ワークフロー導入も万全サポート！3つの安心

安心してご利用いただけるポイント

充実のサポート

ITに苦手意識がある方もストレスなくご導入いただけるよう、充実した導入サポートをご提供しています。

内部統制の強化

SmartFlow内での申請・承認は全て操作ログ（履歴の記録）が残るため、書類の不正防止に繋がります。

安定した運用体制

情報セキュリティマネジメントシステム(ISMS)の国際規格であるISO/IEC 27001の認証を取得しています。

「困った」をすぐに解決する
サポート体制

24時間365日問い合わせ可能な窓口をご用意しております。

SmartFlowはシステム導入時に生じるお客様のご心配や不安をすぐに解決することを心掛けています。

24時間365日問い合わせ可能な窓口もご用意しており、内容が複雑なお問い合わせに関してはカスタマーサポートのメンバーがチャットやWebミーティング、お電話を通して、お客様が理解しながら進められるようにサポートいたします。

※弊社営業時間外はAIチャットボットが対応しております

24時間365日問い合わせ可能な窓口をご用意しております。

SmartFlowはシステム導入時に生じるお客様のご心配や不安をすぐに解決することを心掛けています。

※弊社営業時間外はAIチャットボットが対応しております

はじめてワークフローを導入する方へ【ワークフロー何でもガイド】

■ワークフローとは？

ワークフローには、2つの意味があります。
1つ目は、直訳どおり「業務についての情報の流れややり取り」のこと。
2つ目は「ビジネスプロセス全体あるいはその一部の自動化」のこと。ここでいう自動化とは、ワークフロー管理システムの標準化団体である「ワークフロー管理連合（WfMC：The Workflow Management Coalition）」によって「ドキュメント・情報・タスク等が手続きの規則に従って担当者から担当者に自動的に引き継がれること」と定義されています。

後者のワークフローを実装すると、フローチャートやプロセスマップといったチャート図によって、一連の業務の流れに含まれるステップと順序の視覚化が可能となります。例えば、経理担当者が経費精算書を起案・申請する場合、ワークフローを実装すると、経費精算書の「申請（起案）」から各担当者間の承認（確認）、最終確認者の決裁までの流れをフローチャート上で視覚化することが可能です。このようなワークフローは、社内稟議や経費精算、総務・人事諸届といった組織のルールや慣習によって事前に決められた業務が主な対象となりますが、ECサイトにおける購買要求やウェブ開発などにも実装が可能です。

■企業が抱えるワークフローの課題

依然として紙をベースとした従来型のワークフロー（業務の流れ）を踏襲している企業の多くは、さまざまな課題を抱えています。

最大の課題は、工数の多さで複雑になりやすいこと。従来型のワークフローでは、データを作成→紙の書類を印刷→手渡しで順次回覧・捺印…といった工数が発生しますが、承認者が出張や病欠などで不在の場合、手渡しによる業務プロセスでは承認処理に遅延が起きがちです。
加えて、多くの日本の企業は承認内容によって承認経路や申請書類の書式を変えるといった複雑な承認フローを採用しているため、効率化・自動化をなかなか進められずにいるのです。

■紙でワークフローを運用するデメリット

紙でワークフローを運用するデメリットとしてまず挙げられるのは、業務の遅れを招きやすいということ。申請書が紙の場合、担当者はわざわざ印刷して手書きで記入しなければならず、テレワークの最中であっても捺印のため出社しなければならない、といった手間も生じます。遠隔地にある企業のオフィスに書類の回覧板をわざわざ郵送するといったフローが発生する企業もあるでしょう。

また、紙でのワークフローの運用は意思決定にも多くの時間を費やすことになります。これは、書類では承認ルート上の担当者が承認処理の進捗状況を即座に判断できないため。確認作業に時間を取られる状態は、生産性の低下を招いてしまいます。

さらに、紙でのワークフロー運用時に申請業務を特定の担当者に委ねてばかりいると、業務が属人化し、担当者の退職後に業務の引き継ぎに困る…といった問題が発生。深刻な場合には、特定の担当者による不正処理といった大問題が発生するリスクも孕んでいるのです。

ワークフローシステムとは

ワークフローシステムは、複数の担当者がネットワークを経由して仕事をする際、担当者間で受け渡すドキュメントや情報の流れ（ワークフロー）を管理・自動化するソフトウェアを指します。
米国のファイルネット社が1985年に世界で初めてWorkFlo™と呼ばれるワークフローシステムの商用化に成功して以後、多種多様な製品が国内外の市場に登場しています。

ワークフローシステムの呼び名は、一つだけではありません。「ワークフロー管理システム」「稟議システム」「経費精算システム」「電子承認システム」など、用途に合わせてさまざまな呼び名が存在しており、いずれも企業内で生じる申請や承認・確認といった手続きの流れを電子化・システム化する点で同等の機能を持っています。

ワークフローシステムでできること

ワークフローシステムは、おもに以下の4つの機能を持ちます。

申請書類の起票・申請機能
申請書類のひな形作成機能
承認機能
管理機能

フォーマットを利用して申請書を作成したり、Excel形式で作成した申請書をシステムに取り込んで申請できる機能。承認ルートの上流にいる関係者は、回覧する中で添付ファイルやコメントを付加することもできます。

ワークフローシステムに搭載されているフォーム用エディター機能を使い、新たなひな形（フォーマット）を作成する機能。システムによっては目的に応じた多数のテンプレートが用意されており、申請書類のひな形が容易に作成可能です。フォーマット作成後は、直接入力するだけで申請が可能になるため、長期的に見ると相当な効率化に繋がります。
帳票フォームで自動計算や桁数設定などができる機能や、Word・Excelで作成した文書をそのままシステムに取り込んで回覧できる機能が搭載されているシステムも数多くあります。

承認機能はおもに以下の3つの機能を含んでいます。

（1）承認
部下や他部署の社員によって申請された案件に対して承認手続きをする機能。承認のみならず、下流のルートに申請内容の変更を求める「差戻し」、申請内容そのものを却下する「破棄」なども可能です。
承認ルート上にいる担当者が手続きを進めると、申請・承認の期限や申請結果がメールや画面上のポップアップ表示で申請者と承認者に通知されます。

（2）承認ルート設定
導入時に設定した承認ルートの参照や、変更・追随する承認先の変更といった操作ができる機能。事前に登録しておけば申請内容に合わせて登録された承認ルートで申請が進むため、承認フローの混乱や手続きのミスの発生を防げます。

（3）情報共有
申請された申請書の承認ルート上にいる関係者間で回覧し、承認前に内容を閲覧・確認できる機能。ミーティングを開いて相談し合う工数を削減できます。

管理機能はおもに以下の3つの機能を含んでいます。

（1）ルート制御
申請書の種類や入力した内容に応じ、ワークフローシステムが自動で判断して処理する「分岐」の方式や、申請書の差戻し先・差戻し方法・ルート変更の可否といった項目を設定できる、承認ルートを制御するための機能です。

（2）内部統制・セキュリティ
承認ルートのスキップ設定・本人最終承認・シングルサインオン設定（ログイン成功後は追加認証が不要になる設定）の制御など、内部統制・セキュリティ対策を強化できる機能を指します。

（3）ユーザー・組織管理機能
承認ルートの経路や承認権限を組織や役職で指定する機能。人事配置には存在しない個別のプロジェクトや業務担当といった小規模なグループも、ワークフローシステム内に自由に作成することができます。

■ワークフローシステム導入のメリット

ワークフローシステムは業務を電子化し、申請・承認フローは可視化されます。
これは、ペーパレス化によるコスト削減や決裁までの迅速化、場所を選ばない柔軟な働き方を支援するだけでなく、業務の標準化や内部統制の強化にも効果的です。

ワークフローシステム導入のメリットは主に4つあります。

ペーパーレスの実現

ワークフローシステム導入で得られる最大のメリットは、申請書類の電子化によるペーパーレスの実現です。
さまざまな書類は、監査のために長期的に保管する必要があります。従業員数が多いほど、書類の保管コストやファイリングの負担も大きくなります。また、過去の書類を確認する際に、その膨大な書類から探し出す時間や労力はかなりのものです。
システム導入によってペーパーレスになれば、申請に関する書類の印刷や発送といった業務も一掃され、業務の効率化にもつながります。加えて、ワークフローシステムならば過去の決裁情報はシステム上で管理されており、申請日や申請者などの条件で絞り込めるので検索がしやすいです。監査のときに情報開示を求められた際にも、簡単にデータを取り出せるので対応がスムーズになります。

テレワークの課題を解決

ワークフローシステムは、テレワークの課題を解決するための手段でもあります。
オンライン上で一連の業務を実行できるワークフローシステムでは、紙の書類を社内で回す必要がありません。申請や承認に際して、わざわざ出社する必要もなくなるため、その分の時間も削減することができます。
スマートフォンやタブレットといった携帯デバイスでも利用できるシステムなら、承認者が外出・出張中で承認が滞る時間を大幅に減らせるでしょう。

業務の標準化

ワークフローシステムには、申請フォームや承認ルートを登録できる機能が搭載されています。申請内容に応じて適切なフォーマットが表示され、適切な承認者へと自動でリレーされていきます。
使っている申請フォーマットが違う、承認者を飛ばしている、申請書の提出先を間違えた、などの問題が生じることなく業務の標準化が可能となり、ミスによるやり直しの削減や、社内教育の簡潔化などにもつながります。

内部統制の強化

ワークフローシステムの導入は、内部統制の強化に効果的です。
内部統制とは、適正な事業活動を行うにあたって全従業員が遵守すべきルールや仕組みを構築することです。ルールに従って業務が遂行されており、情報が可視化されている状態が望ましいといえます。
ワークフローシステムの導入にあたり、システム化したい申請書の選定、各申請書の承認ルートの明確化、従業員の権限設定などを行う必要があります。そのプロセスにおいて、今まで曖昧になっていた社内ルールを明確にすべく、社内規定をよりあるべき姿に整理していくことができます。
また、ワークフローシステムでは、誰が承認したかというログもデータに残ります。そのため、文書の改ざんもできなくなり、内部統制やコンプライアンスの強化に大いに役立ちます。
ワークフローシステム導入によって、申請や承認・決裁に関わるメンバーや組織の範囲・情報・流れがシステム上に可視化されます。このプロセスの可視化により、不正の発生リスクを削減できるのもメリットの1つです。

ワークフローシステム導入の成功事例

■マニュアル不要＆無料でとことん試せたのが決め手

株式会社ディーエスエス

アプリケーション開発を手がける株式会社ディーエスエス様は、顧客の開発担当とのやり取りにSmartflowを導入いただいたところ、紙を印刷して手渡しするといった煩雑な業務を一掃することができたとのこと。申請や承認、決裁といった業務フローが発生する毎に先方へリマインドメールが送られるため、業務管理も容易になったのだそうです。
申請書のフォーム項目を明確化した結果、入力漏れをしたり、Excelをわざわざ開いて申請書を作成する必要が無くなったとお喜び頂いています。
同社のSmartflow導入の決め手は、マニュアル不要なうえ、無料で始められるという点。1ヶ月間の無料体験時には、部署内でテスト使用したり、フォームの自由度を生かして幅広い活用にチャレンジしたりしたと仰っていました。
Smartflowのサポート面にも満足いただいており、「導入までに不安を感じなかった」と嬉しいお言葉をいただいています。

■手軽な料金と操作性の良さで、すぐに社内に浸透

カメイ・プロアクト株式会社

タンブラーやスニーカーのブランドの企画から製造、卸売を一貫して手がけるカメイ・プロアクト株式会社様は、以前は手書きで作成した申請書による紙申請だったため、承認者が手続きを忘れてしまうといった問題が起きていたといいます。
そこで、出退勤管理やICカード出退勤の時刻訂正、備品管理の申請にSmartflowを導入。操作性の良さからすぐに社内へ浸透し、申請にかかる手続きの漏れが激減したとお喜び頂いています。
機能面のほかに同社がSmartflowに魅力を感じておられるのは、料金面。活用方法がわからない場合でも無料でテスト利用できるので「初期導入費用が安く気軽に始められるのは、とても大きい」と話されていました。

■承認作業が圧倒的に楽に。カスタマイズが容易なのも魅力

Arjo Japan株式会社

医療・介護現場における補助機器を展開するArjo Japan株式会社様は、Smartflowの導入により、承認作業の負担が大幅に軽減されました。
同社はスウェーデンに本社がある外資系企業の日本支社。そのため海外出張がある社員も多いのですが、Smartflowで代理での確認・承認を可能にされたことから、「出張者が搭乗中や時差でオフラインの場合でも、滞りなくワークフローが進められるようになりました」と仰っています。
導入前は申請書を紙ベースで回覧して捺印する方式を採用なさっていたのですが、承認がどこで滞っているか把握できず、現場が混乱するケースが多かったとのこと。Smartflowは承認フローを追跡できるため、承認が滞ったままになる頻度が激減したのだそうです。
Smartflow導入の決め手になったのは、承認フローを容易に変更できるカスタマイズ性の高さ。同社のご担当の方は、「IT世代ではない人も直感的に使用でき、承認経路についても試行錯誤はしましたが、結果的に上手くできあがりました」とご満足いただいています。

■勤怠管理を導入したことで、無駄な残業まで削減できた

株式会社サンライズ精工

光通信や半導体装置部品など、精密金属部品の製造を手がける株式会社サンライズ精工様は、従業員の勤怠や残業・休暇申請にSmartflowを導入され、残業時間の削減を筆頭とした働き方改革に成功されています。
導入前は、働き方改革の推進と従業員の増加に伴う労務管理の負担軽減が急務になっていたという同社。残業申請と休日出勤などの申請管理を明確にするためSmartflowを導入されました。導入前の紙申請では出し忘れなどもあったところ、Smartflowの導入で従業員の勤務時間の可視化が可能になり、従業員の時間に対する意識が大きく変化したのだとか。結果、残業時間を大幅に削減できたとお喜び頂いています。

■2週間かかっていた承認期間がたった2日に短縮！

株式会社ホンダカーズ三河

愛知県内で新車・中古車の販売店を運営する株式会社ホンダカーズ三河様は、ビジネス版LINEの「LINE WORKS」にSmartflowを連携。長い時で2週間ほどかかっていた承認期間を、わずか2日に短縮されました。
承認期間が大幅に短縮できたのは、SmartflowとLINEWORKSをAPI連携することで、承認申請がLINE WORKSからプッシュ通知されるようになったため。確認漏れが減少したうえ、URLをクリックして申請書を確認すれば承認作業が速やかに完了できるため、承認に携わる社員の負担も軽減することができたのです。
Smartflowの導入前は、社員が提出する申請書の種類や数が多いことから、多忙なご担当の方は処理が遅れがちになり、書類が誰に回っているのかの把握もできていかったとのこと。Smartflowで承認フローが可視化されて承認プロセスの進捗を確認できるほか、停滞しているご担当の方に承認を促せるようになったことも、承認期間が大幅に短縮できた一因だと仰っています。

■LINE WORKSとの連携も無料！導入後、承認期間が4日→1日に。

株式会社EOSコーポレーション

健康食品の販売を手がける株式会社EOSコーポレーション様。LINEWORKSとSmartflowをAPI連携することで、平均承認期間を4日から1日に短縮されました。 SmartFlow導入前は他社のワークフローシステムを使っていらっしゃったものの、申請や承認に関する通知はメールで届くため、外出時は確認できないといった問題が頻発していたといいます。API連携したことで、経費精算や労務・総務関係、出張申請にかかる承認の通知が各従業員のLINEに届くようになったため、「メンバー同士の不安・不満も解消された」とのこと。
また、設定にシステム開発担当者が必要で導入が困難だった以前のシステムに比べ、Smartflowは導入が容易だったうえ、2〜3週間のトライアル期間の間に従業員が問題なく使えるようになったのだとか。「弊社の需要にマッチした」とご満足いただいています。

■1.2ヶ月で反対社員も「楽かも！」に変化。今やグループ会社にも横展開

日本オートライフ株式会社

洗車やカーコーティング、中古車販売といった自動車関連会社の経営管理を手がける日本オートライフ株式会社様は、段階的にSmartflowの導入を進められた結果、今ではグループ会社への横展開を実現なさっています。
同社では申請書を本社オフィスで取りまとめているうえ、申請者や決裁者が遠方に住んでいたり頻繁に出張へ出かけたりするため、確認や承認に時間がかかる…という課題を抱えておられました。申請書の送付方法もメールやファックス、郵送などバラバラで、オペレーションミスが起きやすかったとも。どこからでも・いつでも・統一した方法で申請～承認ができるようにとSmartflowを導入されたところ、管理面の負担は大幅に減少。導入当初はクラウドツールに抵抗のある方もいらっしゃったものの、導入から1～2ヶ月が経過すると「思ったより楽かも！」と前向きな声が挙がり始め、今ではほぼ全社員が使いこなせているとのことでした。

■カスタマイズが簡単！SmartFlowの設定が趣味になった時期も

NPO法人ラフト

ヘルパー派遣やグループホーム、相談支援といった福祉事業を展開するNPO法人ラフト様は、Smartflowの導入に伴う承認フローの電子化と自動化により、職員の業務負担を大幅に軽減されました。
同法人では、報告書への押印のため、グループホームや生活介護事業所で勤務する職員の方がわざわざ本部に寄っておられたとのこと。しかし、Smartflowの導入によって報告書の押印のための移動が無くなり、業務工数が減っただけでなく交通費も削減することができたといいます。
ご担当者が最も気に入っておられるのが、80種類のテンプレートからコピーして作成できる申請フォーム作成機能。設定時のフォームがわかりやすく、カスタマイズも簡単にできるため「導入直後は、趣味がSmartflowの設定になっていました（笑）」とお話しいただきました。

ワークフローシステムの選び方

■ワークフローシステムを選ぶ3つのポイント

ワークフローシステムを選ぶ際は、その機能と費用、使いやすさなどを事前に検討する必要があります。

機能面でチェックすべきは、経路分岐や申請内容の修正、チャットアプリとの通知連携といった機能の有無。機能は多ければ良いというわけではありませんから、自社での運用を想定して精査するようにしましょう。
費用面でチェックすべき項目は、初期費用や1人当たりの月額料金、月額固定費、サポート費など。総額費用の計算方法は、インターネット経由でサービスを提供するクラウド版は「月額利用料×ユーザー数」、ソフトウェアを自社で保有し運用するオンプレミスのパッケージ製品は「初期導入費用+保守費用」となっており、形態によって異なりますので注意しましょう。
使いやすさの面では、UI（ユーザーインターフェース／システム画面上のメニューやアイコン、ウィンドウなどの操作性）の簡易さや動作スピードの確認を。「従業員全体が問題なく利用できるか」を念頭に置いて精査するようにしましょう。

■ワークフローシステム導入の手順・注意点

1.導入の手順
ワークフローシステムを導入する前に、まずは現状の業務プロセスを正確に把握しましょう。その上で、書類の提出率や決裁までの時間、ヒューマンエラーの発生状況などをヒアリングし、問題点を洗い出します。複数問題がある場合、何を優先すべきかを判断し、導入の主目的を定めましょう。

業務プロセスが入り組んでいる場合、まずは一部をワークフロー化するのもよいでしょう。その場合、申請者・承認者・確認者の数をもとに、できるだけ大きな業務改善効果が期待できる業務プロセスを選ぶのがおすすめです。

導入後のフローや申請フォーマットを変更する必要がある場合、これに関わる担当者を選び、担当者がワークフローシステムの決定と設定を行います。システム設定まで完了したら、試験的にテスト運用をスタート。テスト運用で問題がなければ、全社導入を進めることになります。

2.導入時の注意点
導入前には、自社に合ったワークフローシステムを見極めましょう。
例えば、中小企業はワークフローを煩雑化させないため、シンプルな機能のシステムを選ぶのが望ましいとされます。一方、大企業は承認ルートが複雑になりやすいため、柔軟にカスタマイズできるシステムを選ぶのが大切です。
とはいえ、カスタマイズ方法が複雑すぎて使えない…といった事態は避けるべき。実際に使用する担当者が充分使いこなせるか、テスト運用時にしっかり確認しましょう。
多機能なシステムは費用も高額になる傾向があるため、業務プロセスに関わる現状の課題を踏まえ、必要な機能を厳選するのがbetterです。

■ワークフローシステム導入を成功させる秘訣

・テスト導入前の段階で、ベンダーからレクチャーを受ける時間を作るようにしましょう。ベンダーのレクチャーにより、導入後の詳細な運用方針がイメージできるようになり、現状の業務プロセス上の課題を解消できるかも検討できるようになります。

・ワークフローシステム上で申請者と承認者に与える権限の範囲については、社内規定に基づいて判断するなど、明確なルールを設けましょう。
例えば組織全体が見えない職位の低い社員に権限を与えると、運用時にトラブルや不正が起きてしまうリスクがあります。ルールは、閲覧権限・編集権限・プロセス単位・申請書単位で細かく設定することが推奨されます。

・ワークフローシステムが現場に定着するよう、協力してもらえるような体制づくりにも注力してください。全社的に導入される前に各部門長に対して導入後のメリットを伝えるなど、根回ししておくことと導入後スムーズな浸透が図れるでしょう。
現場が混乱しないよう、ベンダーを招いた機能や操作の説明会を開いたり、個別に質問を受け付ける相談窓口を設けたりし、導入準備・アフターフォローの体制づくりもぬかりなく進めましょう。