休日出勤申請書とは？最適なテンプレートもご紹介
休日出勤申請書とは
休日出勤申請書は、企業や組織に所属する社員が、通常の勤務日以外の休日に出勤することを申請するために提出する書類です。休日出勤が必要な場合には、例えばプロジェクトの期限が迫っていた場合や、急なトラブルが発生した場合などがあります。
休日出勤申請書は、上司や管理職などの承認が必要な場合があります。また、社員が休日出勤をする場合には、企業や組織が定める手当や休暇の付与などの制度が適用される場合があります。
休日出勤申請書は、企業や組織によって異なる場合がありますが、一般的には専用のフォーマットが用意されている場合が多いです。社員は、企業や組織の規則に則って、正式な手続きを踏んで休日出勤申請書を提出するようにしましょう。
休日出勤申請書の記載内容
休日出勤申請書には、一般的に以下のような内容が含まれます。
申請日
休日出勤申請書を提出する日付を記載します。
申請者情報
休日出勤を申請する社員の氏名や所属を記載します。
出勤日時
休日出勤を希望する日時を、年月日（曜日）時分から時分までの形式で記載します。
理由
休日出勤を希望する理由を具体的に記載します。例えば、プロジェクトの期限が迫っている、急なトラブルが発生した、などの理由が考えられます。
承認者氏名・承認日
休日出勤の承認を行う上司や管理職の氏名と承認日を記載します。
休日出勤申請書の提出が必要な理由とは
休日出勤申請書の提出が必要な理由は、以下の通りです。
勤怠管理
休日出勤申請書を提出することで、出勤する時間や日付などが上司や組織に共有され、出勤日時の確認ができます。これにより、社員の勤怠管理や業務の進捗状況を把握しやすくなります。
業務の調整
休日出勤が必要な理由が明確になることで、上司や組織が業務の調整や配分を行いやすくなります。また、業務の急な変更やトラブルが発生した場合でも、休日出勤申請書によって臨機応変に対応できます。
安全管理
休日出勤申請書には、出勤する社員や日時などが記載されます。これにより、災害や事故などの際に、社員の安全確保や安否確認がスムーズに行えます。
法令の遵守
休日出勤は、労働基準法などの法令に基づいて行われる必要があります。休日出勤申請書には、法令に従って申請する旨が明記されます。これにより、法令に違反することを防止することができます。
以上のように、休日出勤申請書は、社員と上司や組織との円滑なコミュニケーションを図り、業務の円滑な進行や安全管理、法令の遵守に役立ちます。
休日出勤申請書は電子化できる
休日出勤申請書は、PRイベントへの出席など事前に予定がたっているケースもありますが、トラブルの発生や期限に追われ出勤するなどの場合には急に決定するケースも珍しくないでしょう。
しかし、承認者の不在や承認プロセスの複雑さ、申請書の不備などによってすぐに承認が得られないことも考えられます。
申請書の性質上、なるべくスピーディーな申請・承認プロセスを確立することが望ましく、社内で休日出勤申請の承認プロセスがスムーズにいっていない場合には、フローの見直しで解決する場合があります。
また、休日出勤申請書を電子化することで、承認フローの迅速化や申請手続きの簡素化が期待できます。
休日出勤申請書の電子化のメリットは以下のような点が考えられます。
申請手続きの簡素化
休日出勤申請書を紙媒体で提出する場合、書類の準備や受領、保存などの手続きが必要となります。これに対し、電子化することで、申請手続きを簡素化できます。
時間の短縮
紙媒体で提出する場合、申請書の印刷、記入、提出、受領などの作業が必要です。これに対し、電子化することで、これらの作業を短縮できます。
情報の共有化
休日出勤申請書を電子化することで、情報を共有しやすくなります。例えば、上司が離れた場所にいる場合でも、休日出勤申請書を共有することで、迅速に申請の承認や否認を行うことができます。
ファイリングの省力化
休日出勤申請書は5年保管が義務付けられています。休日出勤申請書を電子化することで、ファイリングや保管の手間が省けます。また、電子化された申請書は、検索や閲覧が容易になります。
以上のように、休日出勤申請書を電子化することで、申請手続きの簡素化や時間の短縮、情報の共有化、ファイリングの省力化、環境にやさしい取り組みを実現できます。
SmartFlowと休日出勤申請書
SmartFlowでは、休日出勤申請書のテンプレートがあるので、管理者は、コピーして簡単に作成することができます。
項目としては、申請日、所属、氏名、休日勤務日時、理由、休憩時間、深夜勤務予定の有無、備考が作成されます。
作成された項目を元に、会社規定に則って、柔軟にカスタマイズして運用することができます。
