出張報告書とは?最適なテンプレートもご紹介

出張報告書とは

出張報告書は、ビジネスの出張や旅行などで得た情報や成果をまとめて報告する書類です。 

出張先での会議や商談の内容や結果、視察した施設や観光地の概要や感想、現地で発生した問題点や改善案などを記載し、上司や関係者に報告するために作成されます。

出張報告書には、以下のような情報が含まれることが一般的です。 

出張目的や期間、場所
出張の結果や成果
会議や商談、視察、観光などの
概要や内容
参加者や協力者の名前や役割
問題点や課題、改善案
費用や予算の内訳

出張報告書は、ビジネスの意思決定や戦略の策定、または今後の出張計画の参考となるため、正確かつ詳細な報告が求められます。

出張報告書の一般的な書き方とコツについて

出張報告書を作成する際には、以下のような手順を参考にして書き方を考えることができます。

目的を明確にする

出張報告書の目的を明確にし、報告する内容や情報を整理することが重要です。

構成を考える

報告書の構成を考え、章立てを決めます。一般的には、タイトルページ、目次ページ、出張概要ページ、会議や交渉の詳細ページ、見学や観光の詳細ページ、問題点と改善案ページ、結論ページ、参考文献・付録ページなどを含めることが多いです。

記述のポイントを決め記載する 

報告する内容を明確にし、何を重点的に報告するかを決めます。会議や交渉の内容や結果、視察した施設や観光地の概要や感想、現地で発生した問題点や改善案などを記載することが一般的です。

以上が、出張報告書を作成する際の書き方の一般的な手順となります。ただし、出張の目的や内容によっては、追加や変更が必要になる場合があります。 

出張時に、報告書を記載することを念頭に、メモや撮影等を行うことで、出張後の報告書の作成がしやすくなります。

出張報告書を作成する際のコツは、以下の5です。

目的を明確にする

出張報告書は、出張先での業務や活動内容を上司や関係者に報告するためのものです。そのため、報告書を作成する前に、報告の目的を明確にし、報告書に盛り込むべき情報を整理しておくことが大切です。

見やすくわかりやすくまとめる

出張報告書は、多くの人に読まれる可能性があるため、見やすくわかりやすいレイアウトにすることが大切です。見出しや箇条書きを使って情報を整理し、本文は簡潔かつ明確にまとめるようにしましょう。

写真や図表を活用する

報告書には、出張先で撮影した写真や、活動内容を示す図表を挿入するとわかりやすくなります。ただし、著作権などに注意し、許可を得たもののみを使用するようにしましょう。

肝心なポイントを強調する

報告書で伝えたい重要なポイントは、ボールペンやマーカーで強調するなどして、読者に見逃されないようにしましょう。

文章は正確で適切に

報告書には、出張先での活動内容や会議の内容などを正確に記載する必要があります。また、適切な敬語を使用するなど、ビジネス文書としてのマナーを守るようにしましょう。

以上のコツを意識して、出張報告書を作成すると、分かりやすく、読みやすく、丁寧な報告書ができます。

出張報告書の保管の注意点は?

出張報告書は、企業や組織にとって重要な情報を含むものであり、適切に保管することが求められます。以下は、出張報告書の保管の注意点です。

適切な保存場所を決める

出張報告書は、機密情報が含まれている場合があるため、安全で適切な場所に保管する必要があります。保管場所は、組織のポリシーに従い、アクセス権限を設定して、機密保持に配慮する必要があります。 

バックアップを取る

出張報告書は、電子ファイルや紙の書類で保管される場合があります。情報漏洩や災害に備えて、適切なバックアップを定期的に取ることが重要です。 

保存期間を決め
定期的に点検をする

出張報告書の保存期間は、企業や組織によって異なります。保管する期間を決め、定期的に見直しを行い、不要な情報は廃棄することが重要です。 

以上が、出張報告書の保管の注意点です。出張報告書は、企業や組織にとって貴重な情報を含んでいるため、適切な保管と管理を行い、情報漏洩や不正アクセスを防止するようにしましょう。 

ワークフローシステムで出張報告書を運用するメリット

出張報告書は、ビジネスの意思決定や戦略の策定、または今後の出張計画の参考となるため、正確かつ詳細な報告が求められます。 

記載するボリュームや情報量が多いため、作成には時間を要し負担になりやすいでしょう。 また、文章作成が不慣れな場合には、より時間がかかり通常業務に影響が出てしまう能性もあると思います。

出張報告書を電子化することで、以下のようなメリットがあります。

記載項目の統一

電子化することで、入力フォームや入力補助による記載項目・内容のパターン化により、報告内容をある程度統一することができます。 
報告書の作成者にとっても手間が軽減され、読者にとっても、統一されることで何件もの報告に目を通す場合にも読みやすくなるでしょう。

スペースの節約

紙の出張報告書は、保管場所を必要とします。電子化することで、紙の出張報告書を保管する必要がなくなり、スペースを節約することができます。

検索の容易さ

紙の出張報告書は、検索するためには手作業で行う必要があります。電子化することで、検索が容易になり、効率的に情報を取得することができます。

バックアップの容易さ

電子化した出張報告書は、バックアップを取りやすくなります。災害に備えて、複数の場所にバックアップを取ることもできます。

共有が容易 

紙の出張報告書は、物理的に共有する必要がありますが、電子化することで、共有が容易になります。共有フォルダーにアップロードすることで、複数の人がアクセスし、情報を共有することができます。

ただし、出張報告書には機密情報が含まれる場合がありますので、電子化にあたっては適切なセキュリティ対策を講じる必要があります。

SmartFlowと出張報告書

SmartFlowでは、出張報告書を作成する事が可能です。

会社規定に則って、柔軟にカスタマイズして運用することができます。

ワークフローシステム出張報告書

電子化することで、作成時の負担軽減や保管スペース・検索性の向上に役立ちます。

有料プランなら、50GBまで保存可能。(50GBを超える場合には追加で容量を購入いただけます)
マスター検索、申請番号、申請者、申請フォーム名、申請日から検索でき、検索も簡単です。

ワークフローシステム出張報告書

また、保管やセキュリティ面についても心配ありません。
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