仮払い申請及び精算書とは？最適なテンプレートもご紹介
仮払い申請及び精算書とは？
仮払い申請書とは
仮払い申請書とは、経費の一時的な支払いをするために提出する書類です。具体的には、出張や業務で必要な交通費や宿泊費、食事代などを支払うために、事前に支払いを受けるために提出されます。
仮払い精算書とは
仮払い精算書とは、仮払いを受けた後、実際に支出した経費を報告する書類です。具体的には、出張や業務で使用した交通費や宿泊費、食事代などの経費を報告し、支払いを受けた金額との差額を精算するために提出されます。
仮払い申請及び精算のワークフロー
仮払い申請及び精算書のワークフローは、仮払い申請と仮払い精算は、一連の流れとして捉えることができます。
仮払い申請
仮払いを必要とする場合には、仮払い申請書を記入し、上司や経理担当者に承認を得ます。
仮払い支給
仮払い申請が承認されたら、仮払金が支給されます。
経費支払い
実施者の名前、所属部署、連絡先などを記載する。
仮払い精算
精算書には、支払った経費や未使用の残高など、仮払い申請時に提出した情報と実際の支払いの内容をまとめて報告します。
精算承認
精算書が正確であることを確認し、承認者が署名や印鑑を押印します。
支払い
精算が承認されたら、支払いが行われます。未使用の残高がある場合には、その残高が返金されます。
以上のように、仮払い申請及び精算書のワークフローでは、仮払い申請から仮払い支給、経費支払い、仮払い精算、精算承認、支払いまでの一連の流れが含まれます。申請者は、仮払いの必要性や使用目的、支払った経費の内容や金額などを正確に記載し、上司や経理担当者に承認を得る必要があります。
また、精算書の作成においても、領収書やレシートなどの書類を適切に保管し、正確な情報をまとめることが重要です。
仮払い申請書・精算書の内容
仮払い申請書には、以下のような内容が含まれる場合があります。
申請者の情報
氏名、所属部署、役職など
支払いを受ける理由
出張、業務外の会議、研修など、支払いを行う理由を明確に記載します。
支払いの予定金額
交通費、宿泊費、食事代、その他の必要経費などの予定金額を記載します。
支払いの期日
支払いを受ける期日を記載します。
支払い方法
現金での支払い、銀行振込など、支払い方法を記載します。
署名・承認欄
申請者の署名や承認者の署名、印鑑が必要になる場合があります。承認者には、上司や経理担当者などが含まれます。
また、支払いの予定金額が実際の支払いと異なる場合は、後日仮払い精算書を提出することが求められます。
仮払い精算書には、以下のような内容が含まれます。
申請者の情報
氏名、所属部署、役職など
仮払い申請時の情報
支払いの目的、支払いの予定金額、支払い期日など、仮払い申請時に提出した情報を確認します。
支払った経費
交通費、宿泊費、食事代、その他の必要経費など、実際に支払った経費を詳細に記載します。領収書やレシートなど、支払いを証明する書類が添付されることが多いです。
未使用の仮払い残高
仮払い申請時に受け取った金額と、実際に支払った金額との差額が未使用の仮払い残高となります。未使用の仮払い残高は、返金対象となります。
署名・承認欄
申請者の署名や承認者の署名、印鑑が必要になる場合があります。承認者には、上司や経理担当者などが含まれます。
重複項目が多いことや、申請内容を確認しながら精算するため、申請と精算を同一の書面で行う場合もあります。
その場合には、日付や承認者のサインの項目が申請・精算分必要になります。
SmartFlowの仮払い申請及び精算
SmartFlowでは、仮払い申請書・精算書が作成可能です。ノーコードで簡単に仮払い申請書・精算書の申請フォームを作成することができます。
SmartFlow経費精算システムの仮払い精算機能とは
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・AIが領収書やレシートを自動で読み取るため、手入力の手間が削減されます。
・出張の移動費であれば、ICカードのデータも読み取れます。
・保有残高の表示や精算催促も可能なため、仮払い金申請・精算業務の自動化を促進します。
