在宅勤務申請書とは？最適なテンプレートもご紹介
在宅勤務申請書とは
在宅勤務申請書とは、企業や組織に勤める従業員が自宅で勤務を行うために申請する書類のことです。
自宅だけではなく、サテライトオフィスやカフェなどの公共施設も含めた勤務（＝テレワーク）を認めている企業もあり、その場合にはテレワーク勤務許可申請書の申請を求められることもあります。
在宅勤務申請書の内容
在宅勤務申請書の内容は、以下のようなものが一般的です。
申請者情報
申請者の氏名、所属部署、勤務形態（正社員、契約社員など）などの基本情報が含まれます。
在宅勤務希望条件
在宅勤務を希望する期間、曜日、勤務時間、在宅勤務の開始日など、在宅勤務に関する希望条件が記載されます。
在宅勤務環境
在宅勤務を行うために必要な機器、ソフトウェア、通信環境など、在宅勤務を行うために必要な環境についての情報が含まれます。
勤務内容
在宅勤務で担当する業務や、業務に必要な機密保持、セキュリティについての規定など、勤務内容に関する情報が含まれます。
在宅勤務に関する同意事項
在宅勤務に関するルールや規定についての同意事項が含まれます。例えば、勤務時間の遵守、通信環境の維持、セキュリティ対策の実施などが挙げられます。
在宅勤務申請書は、企業や組織によって異なる場合がありますが、基本的には上記のような情報が含まれます。
テレワーク勤務許可申請書の場合には、上記に加え仕事をする場所の記載項目が追加されることが一般的です。
在宅勤務申請理由の記載例
在宅勤務申請の理由は、個人や企業によって異なり多岐にわたりますが、以下は一般的な在宅勤務申請理由の例です。
新型コロナウイルス感染症の拡大によるリモートワークの推奨
企業や自治体が、感染症の拡大を防ぐために、従業員に在宅勤務を推奨する場合があります。
家庭の事情
子育てや介護などの家庭の事情があり、通勤が困難な場合や、家族をサポートしながら働くために在宅勤務を申請する場合があります。
交通渋滞や交通費の削減
通勤時間が長く、交通渋滞が発生する場合や、交通費を削減するために在宅勤務を申請する場合があります。
生産性の向上
自宅や好きな場所で働くことで、集中力や生産性が向上する場合があります。
フレキシブルな働き方の実現
従業員のニーズに合わせた柔軟な働き方を実現するために、在宅勤務を申請する場合があります。
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在宅勤務・テレワーク・リモートワークの違いとは
在宅勤務、テレワーク、リモートワークは、いずれも遠隔で仕事を行うことを指しますが、細かい違いがあります。
在宅勤務
在宅勤務とは、自宅や近くのカフェなど、自分の好きな場所で仕事を行うことを指します。企業が従業員に自宅で働くよう指示を出し、オフィスに出勤する必要がない場合に使われることが多いです。
テレワーク
テレワークとは、情報通信技術を活用して、仕事をすることを指します。在宅勤務と同様に、自宅やカフェなどで働くことができますが、テレビ会議やファイル共有など、オンラインを活用して業務を行うことが特徴です。
リモートワーク
リモートワークとは、オフィスから離れた場所で仕事をすることを指します。在宅勤務やテレワークと同様に、情報通信技術を利用して仕事を行うことができますが、場所に制限がないため、国内外を問わずどこでも働くことができます。
これらの言葉は、同じように遠隔で仕事をすることを指しますが、微妙なニュアンスの違いがあります。ただし、近年の新型コロナウイルス感染症パンデミックによって、在宅勤務やテレワーク、リモートワークの境界が曖昧になり、混同されることもあります。
在宅勤務のメリットとは
在宅勤務には、以下のようなメリットがあります。
時間や交通費の節約
出勤にかかる時間や交通費が不要となり、労働時間の効率化やストレス軽減につながります。
ワークライフバランスの改善
自宅で働くことができるため、家庭や子育て、趣味、健康管理など、プライベートの時間を確保しやすくなります。
生産性の向上
自分自身のペースで仕事ができるため、効率的に仕事を進めることができ、結果として生産性が向上する可能性があります。
これらのメリットにより、在宅勤務は従業員にとって、より働きやすく、生産的な環境を提供することができるとされています。
在宅勤務/テレワーク勤務におけるセキュリティに関する注意点
テレワークは、自宅やその他の場所で行われるため、セキュリティの観点から注意が必要です。以下に、テレワークにおけるセキュリティについていくつかのポイントを紹介します。
デバイスのセキュリティ確保
自宅などで使用するパソコンやスマートフォンなどのデバイスのセキュリティ確保が重要です。定期的なセキュリティソフトの更新やパスワードの設定、不要なプログラムの削除などを行い、セキュリティの強化を図りましょう。
機密情報の取り扱い
在宅勤務中に取り扱う機密情報については、漏洩のリスクがあるため、取り扱いには細心の注意が必要です。データの暗号化やデータの保存場所の制限などの対策を取り、情報漏洩を防止しましょう。
ネットワークのセキュリティ確保
在宅勤務においては、自宅のWi-Fiルーターを使用することが一般的です。Wi-Fiルーターのパスワードを設定することで、第三者からの不正アクセスを防止しましょう。また、VPNを使用することで、外部からの攻撃を防止することができます。
適切なデータの廃棄
在宅勤務においても、不要になったデータや文書は適切に廃棄する必要があります。シュレッダーを使用して紙の文書を廃棄するなど、情報漏洩を防止するための対策を取りましょう。
テレワークは、柔軟な働き方を実現する一方で、セキュリティ面でのリスクもあるため、注意が必要です。定期的なセキュリティ対策の実施や社員への啓発などを行い、セキュリティの確保に取り組むことが重要です。
SmartFlowと在宅勤務申請書
SmartFlowでは、在宅勤務申請書、テレワーク勤務許可申請書のテンプレートがあるので、管理者は、コピーして簡単に作成することができます。
項目として、在宅勤務申請書は、申請日、所属、氏名、期間、勤務時間、在宅勤務の頻度、在宅勤務の事由、設備状況、勤務場所（自宅住所）が作成されます。
テレワーク勤務許可申請書は、申請日、所属、氏名、期間、勤務時間、テレワーク勤務の頻度、テレワーク勤務の事由、設備状況、勤務場所が作成されます。
作成された項目を元に、会社規定に則って、柔軟にカスタマイズして運用することができます。
