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ワークフロー入門物語④
言った、言わないを防止するには

ワークフロー物語:サムネ (7)

こちらの記事で紹介する物語は架空のものです。一見、時代設定や登場する状況が現実と異なるかもしれませんが、これらはただの背景情報です。物語の核心は、実際のビジネスシーンに溶け込む業務やワークフロー、そして稟議書の作成と利用といった要素です。

この物語を通じて、ワークフローシステムの役割や、それが組織内のコミュニケーションをどのようにスムーズにし、そしてその結果、業務効率がどう向上するのか理解を深めて頂けると幸いです。

決断の独断

田中本部長のオフィスでは、新入社員の佐藤が田中に社用車の状態について報告していました。「田中さん、社用車がもうボロボロで、新たなものが必要だと思います。その点についてどう考えますか?」

 

営業部の山田と鈴木もその場にいました。「そうだよね、このままだと顧客を送迎するのも恥ずかしいレベルだよ」と山田が付け加え、鈴木も「車のメンテナンスにも結構なコストがかかってきてるし、新車を検討するのは賢明な選択だと思います」と意見を述べました。

 

しかし、その時田中は来週の決算報告に追われ、それに集中していました。彼は「分かった、購入を進めてくれ」と言い放ちました。その言葉に対して、佐藤は「了解しました、新しい社用車の選定に移ります」と応えました。

 

佐藤は山田と鈴木と共に新しい車を選び、良さそうな一台を見つけました。「これなら乗り心地も良さそうだし、顧客を送迎するのにも十分なスペースがありますね」と佐藤が言った。しかし、その車は高級車であり、会社の予算を大幅に超えるものでした。

 

佐藤は山田と鈴木に相談しました。「この車、良いとは思うんですけど、予算を超えてしまいますよね。どうすべきだと思いますか?」と質問しました。山田と鈴木は一瞬考えた後、山田が「でも、田中さんがOKと言ったんだから大丈夫だよ」と述べ、鈴木も「そうだよ、田中さんがOKなら何も心配することはない」と軽く考えていました。

誤解の連鎖

そして納車の日がやってきました。田中は新たに購入された高級車を見て驚き、「何で無断でこのようなものを買ったんだ?」と怒りを露わにしました。

佐藤、山田、鈴木は驚きました。「でも、田中さんに確認を取りましたよ。それに山田さんと鈴木さんもいましたよね?」と佐藤が反論しました。

しかし、田中は聞いていないと反論しました。「聞いていない。確かに新車が必要だとは言ったが、こんなに高価な車を購入するとは思っていなかった。なぜ私に確認をとらなかったんだ?」

この事態に、佐藤、山田、鈴木はどう反応すれば良いのか困惑しました。そこで、彼らはこの状況を解決するための新たな手段を思いつきました。それが稟議書を導入することでした。

誤解から変革へ

佐藤は山田と鈴木にこの提案を持ちかけました。「今回のようなことが再び起きないために、私たちは稟議書を使って、全ての事を明確に記録し、確認を取るべきだと思います。どう思いますか?」

 

山田は深く考え、次のように答えました。「それは良い案だと思う。もし稟議書があれば、今回のような誤解は起きなかったかもしれない。それに、明確な書面があれば、私たちの仕事もよりスムーズに進められるはずだ」

 

鈴木も同意しました。「その通り、私たちは明確なコミュニケーションと記録が必要だ。それがなければ、今回のような事態が再発する可能性がある。だから、稟議書の制度を導入しよう」

 

そして、彼らはその後、この提案を田中に持ちかけました。「田中さん、我々は今回の誤解を未然に防ぐために、稟議書制度を導入することを提案します。これにより、全ての決定やアクションが明確に記録され、後から問題が生じた場合でも解決が容易になると考えています」

 

田中は少し考えた後、同意しました。「それは良い考えだと思う。今回の事態は、我々にとって大きな教訓だった。これからは稟議書を活用し、事前に全てをしっかりと確認し、記録することが重要だと痛感した」

 

そして、会社では稟議書の制度が導入され、その後の会社の運営はより透明性と効率性を持つことになりました。また、この制度導入により、誤解や不明確な点を事前に解消し、職場の生産性を向上させるための具体的な手段となりました。これは、社員間のコミュニケーションを改善し、より明確な決定を行うことを可能にしました。

改革への一歩

数週間後、営業部のメンバーは再度集まり、新たなプロジェクトについて話し合うことになりました。「今度は稟議書をきちんと使って、事前に全てを確認しよう」と山田が提案しました。

 

「その通りです。上司や同僚とのコミュニケーションをより明確にするために、稟議書を活用することが重要ですね」と鈴木も同意しました。佐藤も「稟議書は私たちの助けとなるはずです。これで間違いなく事前に全てを確認し、誤解を避けることができます」と言いました。

 

その後、佐藤、山田、鈴木は稟議書を作成し、田中に提出しました。田中は稟議書を詳細に確認し、必要な修正点を指摘しました。「この稟議書を見てみると、以前のような誤解が起きることはなさそうですね。良くやった」と田中は言いました。

 

こうして、稟議書の制度が全社員に広まり、社内のコミュニケーションは以前よりも格段に改善されました。全ての決定は文書化され、明確なエビデンスとして残されるようになりました。

 

そして、会社全体としても、意思決定の透明性と効率性が向上し、信頼性が高まりました。社員たちは自身の役割と責任をより深く理解し、組織全体のパフォーマンスが向上しました。

■稟議の重要性

この物語は、稟議書の重要性とその効果を明らかにしています。それは、一見小さな誤解やコミュニケーションの不手際が、組織全体にどのような影響を及ぼすかを示しています。そして、それはどのようにしてその問題を解決し、会社全体のパフォーマンスを向上させるための具体的な手段を示しています。

 

何週間か後、新たな問題が発生しました。システム部が購入したPCに関する稟議書が紛失したという報告が経理部から上がってきました。経理部は予算管理をしていた際に、予算外のPC購入の記録を発見し、詳細を確認しようとしたところ、関連する稟議書が見当たらなかったのです。

 

この報告を受けた社長は、システム部長の加藤に叱責を行いました。「稟議書がどこにも見当たらないというのは、手続きが不透明である証拠だ。このような事が再び起こらないように、適切な対策を立てるべきだ」と彼は厳しく言いました。

 

社長から叱責を受けた加藤は、まずは深く頭を下げました。「大変申し訳ありません。この問題は私の監督不足が原因です。私がしっかりと管理していればこんなことにはなりませんでした。改善策を考え、再度報告させていただきます」と彼は謙虚に謝罪しました。

 

その日の後、加藤は部署のメンバーと一緒に問題の解決策を考えました。そして、ワークフローシステムの導入が最適な解決策であると結論づけました。数日後、彼は社長に対してその提案を持ちかけました。

改革の足音

「先日は不適切な管理により問題を引き起こし、申し訳ありませんでした。その後、私たちは改善策を検討しました。ワークフローシステムの導入を提案したいと考えております。これにより稟議書の管理が自動化され、全ての稟議書が電子化されて保存されます。これにより、稟議書が紛失するリスクがなくなります」と加藤は丁寧に提案しました。

 

さらに加藤は、ワークフローシステムの導入によるメリットを具体的に説明しました。「ワークフローシステムには自動採番機能が付いており、それによって稟議書の管理台帳が自動で作成されます。これにより、どの稟議書が何時に誰によって作成されたか、どのような決定がなされたかという情報が一目で確認できます。それにより、予算管理も容易になりますし、何よりも透明性が確保されます」

 

社長は加藤の提案を聞き、しばらく考えました。「それは確かに効果的な解決策のようだ。すぐにでも詳細な計画を立ててみてくれ」と彼は言いました。

革新の波紋

その後、システム部はワークフローシステムの導入を進めました。導入後、稟議書の管理が大幅に改善され、紛失するリスクがなくなりました。また、全ての決定が透明に記録され、管理が容易になったため、経理部も作業効率が向上しました。これは社内全体で歓迎され、他の部署も積極的にワークフローシステムを利用するようになりました。各部署の調達申請や経費精算、休暇申請などもこのシステムを通じて行われるようになり、適切な承認フローが保証されました。また、システムは全ての稟議書をデジタル化し、それぞれにユニークな番号を付与して、紛失のリスクを一切排除しました。

 

「このシステムのおかげで、もう紙の稟議書を探す手間がなくなりました。全てがデジタルで、一元管理されているので、とても便利ですね」と営業部の佐藤は言いました。山田も同意し、「以前よりも確実に稟議の追跡ができ、経理作業もスムーズになりました。これは素晴らしいアイデアだった」と述べました。

 

さらに、ワークフローシステムの導入は、組織全体の効率と透明性を向上させるだけでなく、個々の従業員の作業負担も大幅に軽減しました。これにより、彼らはより重要な業務に集中することができ、全体としての生産性が向上しました。

 

一方、システム部長の加藤は、「我々の部署が新しいシステムの導入に成功したことで、会社全体の業務効率が上がった。これは我々にとっても大きな成果だ」と喜びを表明しました。

ピンチをチャンスにする業務改革

この後日談は、一つの問題をきっかけに組織全体が向上し、成長することができるという教訓を教えてくれます。また、それは新たな技術の導入が、組織の運営を劇的に改善する可能性があるという事実を示しています。

 

そして何よりも、それはすべての決定や手続きを適切に記録し、全てのステークホルダーに明確に伝えることの重要性を再確認させてくれます。

ワークフローシステムの決定版
SmartFlow

SmartFlowは、システムが苦手な方でもノーコードで手軽に社内の稟議・申請、承業務を電子化することが可能なクラウドワークフローシステムです。スマホアプリ対応やLINEWORKS等のグループウェア連携も実装されており、申請者、承認者にとっても嬉しい機能が盛りだくさんです。