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ワークフロー入門物語③
歴史ある会社の業務改革編

ワークフロー物語 業務改革編

こちらの記事で紹介する物語は架空のものです。一見、時代設定や登場する状況が現実と異なるかもしれませんが、これらはただの背景情報です。物語の核心は、実際のビジネスシーンに溶け込む業務やワークフロー、そして稟議書の作成と利用といった要素です。

この物語を通じて、ワークフローシステムの役割や、それが組織内のコミュニケーションをどのようにスムーズにし、そしてその結果、業務効率がどう向上するのか理解を深めて頂けると幸いです。

雲の上の革命

長年業界をリードしてきた大手企業、伊藤商事。全ての業務は紙ベースで行われていた。その風景を変えるため、情報システム部長の中島が新しい提案を考えていた:クラウド型ワークフローシステムの導入。

 

しかしながら、伊藤商事の役員たちは保守的で、新たなシステムへの移行に大いに懐疑的だった。「何十年も紙ベースの手続きで問題なく運営してきた。そんなものを変える必要はない」「新システムに適応する時間と労力がかかるだけだ」といった否定的な意見が大半を占めていた。

 

しかし、中島は臆することなく、役員たちを説得するための詳細なプレゼンテーションを計画した。彼は現状の問題点と新システムの利点を具体的に説明し、彼らの理解を得ることを目指した。

革新の波

当日、会議室は役員たちの厳しい視線で充満していた。中島は穏やかに口を開き、「新しいクラウド型ワークフローシステムの導入について説明させていただきます」と冷静に話し始めた。

 

「まず、我々が現在使用している紙ベースのシステムには多くの課題があります。時間とリソースを浪費してしまう物理的なファイル管理、重要な文書の紛失や誤送、情報の遅延や誤解などが挙げられます。これらは我々の業務効率と結果的には企業全体の生産性を阻害しています。」

 

役員たちは互いに顔を見合わせ、これまでの手続きの欠点を明確に認識し始めた。中島は、次に新システムの利点を具体的に説明した。

 

「それに対し、私が提案するクラウド型ワークフローシステムは、これらの課題を大幅に解決します。ファイルは全てデジタル化され、クラウド上で一元管理されるため、必要な情報にはいつでもどこからでもアクセスできます。加えて、ワークフローが自動化されることで、仕事の手続きが明確化し、誤解やミスが減少します。また、必要な承認や手続きが自動で通知されるため、情報の遅延もなくなります。」

 

役員たちからは驚きの声が上がった。中島はさらに続けた。

 

「さらに、クラウド型ワークフローシステムは、紙ベースのシステムよりも情報セキュリティが格段に向上します。データは暗号化されてクラウドに保存され、不正アクセスが発生した場合もすぐに対応できます。重要な文書が物理的に紛失するリスクもありません。」

 

中島は、さらに導入にかかるコストについて言及した。「このシステムはクラウド型ですので、高額な初期費用や設備投資は一切不要です。また、システムの更新も自動的に行われ、我々が手間をかけることなく常に最新の機能を利用できます。」

 

役員たちは一様に驚いていた。これまでの彼らの誤解や懸念を、中島は一つ一つ丁寧に解きほぐしていった。そして、彼は最後に一つの質問を投げかけた。

 

「今ここで問いたいのは、私たちがこの新しい時代の波に乗るべきか、それとも古き良き時代に留まるべきかということです。私は前者を選びます。なぜなら、このワークフローシステムは、私たちの仕事を効率化し、生産性を向上させ、セキュリティを強化し、そして企業としての競争力を高める手段だからです。」

 

会議室は静まり返っていた。そして、社長の伊藤が立ち上がり、「中島部長、あなたの熱意と詳細な説明に感銘を受けました。私たちも新しい風を受け入れ、会社を次のステージに進める時が来たのかもしれません。クラウド型ワークフローシステムの導入を承認します。」

 

会議室は一瞬の静寂の後、歓声で溢れた。中島の持続的な努力と熱意により、伊藤商事は新たな時代の扉を開くこととなった。

次の改革へ

その後、導入のプロジェクトは中島のもとで進められ、スムーズに運用が始まった。システムの使い方を覚えるための研修も設けられ、役員から新入社員まで全員が熱心に学んだ。クラウド型ワークフローシステムは、手続きの自動化、承認の迅速化、情報共有の円滑化といった効果をもたらし、会社全体の業務効率が向上した。

 

また、中島が指摘していた通り、情報セキュリティも大幅に強化された。機密情報がクラウド上に安全に保管され、不正アクセスに対する警戒も強化された。これまで度々起きていた文書の紛失や誤送といった問題も、ほとんど発生しなくなった。

 

システム導入の成功を受けて、伊藤社長は中島部長に感謝の言葉を述べた。「中島部長、あなたの提案は本当に素晴らしかった。今ではもう紙ベースの業務には戻れないほどだ。あなたの熱意と努力に感謝するよ。」

 

役員たちも新システムの恩恵を享受しながら、中島の努力を讃え、そして彼に感謝した。

 

しかし、中島は満足していなかった。

 

これは、次のステージの始まりでしかない。

 

今までの業務プロセスを電子化しただけだ。
スピードは上がったが、本質が変わったとは言えないだろう。

中島には次のビジョンがあった。彼は会社全体に向けて、企業の生産性をさらに向上させる提案を準備し、次の経営会議でプレゼンテーションを行った。

データが織りなす戦術の転換

「このワークフローシステムは、我々に対して透明性と可視性を提供してくれます。申請から承認までの全ての状況をデータ化されているのです。データによって現在の業務プロセスを分析していけば、業務改革の糸口となりえます。そもそも不要なプロセスが見つかるかもしれません。」

 

この提案は、役員たちにとっては全く新しい視点だった。それまでの業務改善は、人間の観察と経験に基づくものだった。しかし、中島の提案は、システムが提供する客観的なデータを用いて、より精密な改善を図るというものだった。

 

「データを元にした業務分析により、我々は過去の課題を明確に理解し、未来の解決策を模索することができます。業務プロセスの無駄を削減し、重複する業務を統合し、そして最適化を行うことで、我々の組織はさらなる高みに達することができるでしょう。」

 

会議室は一瞬の静寂に包まれた。そして、伊藤社長が口を開いた。

 

「中島部長、再び素晴らしい提案をありがとう。あなたのビジョンには深く感銘を受けています。あなたが以前に提案したワークフローシステムの導入が我々に大きな進歩をもたらしたことは間違いありません。そして今、あなたの新たな提案が、我々の組織をさらに前進させる一歩となるでしょう。あなたの提案を全力で支持します。」

 

中島の提案が受け入れられると、社内は再び活気に満ちた。全ての部門が歴史をもって運営されてきた業務プロセスを見直し、データに基づいた改善を進め始めた。データを元に議論されることで、議論に客観性の軸ができ、ぶれなくなった。そして、議論が始まることで、社内の全員が1つ1つの業務プロセスについて「なぜこのプロセスがあるのか?なぜこのような情報が必要なのか?」など、そもそもの視点に立って業務改革が始まった。

旧態からの脱却

もちろん、この過程は決して簡単なものではなかった。しかし、やればやるほど、会社が変わる実感も生まれてくる。次第に部門間の壁も取り払われていき、中島が主導する業務改革プロジェクトに対する協力体制が、全社へと広がっていった。

 

さらに、ワークフローシステムの導入と業務改善の成果は、企業文化や従業員のモチベーションにも大きな影響を与えた。従業員たちは、より効率的で意義のある業務に取り組むことで、自己成長やキャリアの発展を実感できるようになった。協力者はますます増えていき、イノベーションの土壌が育まれた。

 

会社に、新たな機運が確かに生まれた。

 

伊藤社長は、この成功を全社員と共有するために、特別なイベントを企画した。

そして、業務改善の成果を祝福し、関係者たちに感謝の意を示す場として、社内パーティーが開かれた。社長の伊藤からは、中島への感謝状が贈られ、彼の功績が讃えられた。

 

中島部長は、パーティーの場で話した。

 

「この成功は、ワークフローシステムを導入するというアイディアによってなされたものではありません。ワークフローシステムの導入をきっかけに、業務改革を進めようという皆様の力が集結したことによるものです。古き業務プロセスを改め、今の時代・今の組織に合った新しい業務プロセスを全社に浸透させるまえ、皆様には甚大な努力を継続していただきました。私は、ともに築いた成果を誇りに思います。伊藤社長、この会社は1つのチームになることができました。これからは、さらに業界をリードするような存在になれるよう、新たなチャレンジを続けましょう!」

 

そして歴史ある伊藤商事は、次のステージに向かうのであった

まとめ①
紙ベースのシステムの課題

時間とリソースの浪費
紙ベースのシステムでは、ファイルを物理的に管理する必要があります。これは、書類の探し物、整理、保管などの時間と労力が必要となります。それは結果として、労働力の浪費につながります。

文書の紛失や誤送
紙の文書は、紛失したり、間違った場所に送られたりする可能性があります。これは企業の情報を損失するリスクを高めます。

情報の遅延や誤解
紙ベースのシステムでは、情報が必要な人にすぐに届かないことや、書類の内容が誤解されることがあります。これは仕事の効率を下げ、企業全体の生産性を阻害します。

まとめ②
クラウド型ワークフローシステムのメリット

情報へのアクセスの容易さ
ファイルがデジタル化されてクラウド上に保存されるので、必要な情報はいつでもどこからでもアクセスすることが可能です。書類を探す手間や場所を問わずに情報を取得できるので、業務効率が向上します。

手続きの明確化と自動化
ワークフローシステムは業務の手順を自動化し、明確にします。これにより、誤解やミスが減り、また必要な承認や手続きが自動で通知されるため、情報の遅延も解消されます。

情報セキュリティの向上
データは暗号化されてクラウドに保存されます。これにより、不正アクセスが発生した場合でもすぐに対応できます。また、物理的な文書が紛失するリスクもなくなります。

ワークフローシステムの決定版
SmartFlow

SmartFlowは、システムが苦手な方でもノーコードで手軽に社内の稟議・申請、承業務を電子化することが可能なクラウドワークフローシステムです。スマホアプリ対応やLINEWORKS等のグループウェア連携も実装されており、申請者、承認者にとっても嬉しい機能が盛りだくさんです。