残業申請書とは？最適なテンプレートもご紹介

残業申請書とは？

残業申請書（時間外勤務申請書）とは、従業員が法定労働時間を超える場合に、その超過分の労働時間を事前に上司に申請するために提出する書類で、「働き方改革」の一環として、長時間労働の削減を目指す施策のひとつです。上長が承認した場合にのみ残業が認められる制度で、「残業申請制」と呼ばれています。

残業申請書を提出する理由は、労働法によって法定労働時間を超えた労働は原則として禁止されており、やむを得ず時間外労働が必要な場合には事前に上司に申請する必要があるからです。

また、残業申請書には超過労働時間や時間外手当などの詳細な情報が記載されるため、企業側は給与計算や勤怠管理のために必要な情報を把握することができます。さらに、残業申請書の提出は、残業時間の過度な増加や過剰な労働を防止するための労働時間管理にもつながります。

法定の労働時間、休憩、休日

労働基準法では、法定労働時間を超過した労働に対して、超過分の時間外手当の支払いが義務付けられています。しかし、残業申請を集めずに残業を行うと、法定労働時間を超過した労働が行われたことが企業外部からも明らかになり、法令違反として処罰を受ける可能性があります。

残業申請を集めないと、企業側は労働者が実際にどの程度の残業をしているかを正確に把握することができません。そのため、過剰な労働や労働時間の適正管理が困難になります。さらに、労働時間が過度に増加すると、生産性の低下や労働者の健康問題につながる可能性があります。

残業申請を集めずに残業を行うと、労働者の残業時間や時間外手当の計算が誤る可能性があります。そのため、正確な給与計算ができなくなり、企業と労働者のトラブルにつながる可能性があります。

残業が当たり前となり、残業申請を集めない企業では、労働者が長時間労働を普段から強いられ、ストレスや健康問題、モチベーションの低下などにつながる可能性があります。

以上のように、残業申請を集めない企業では、法令違反のリスクや労働者のストレスやモチベーション低下などが起こる可能性があるため、適切な残業申請の管理が必要です。

残業申請書の保存期間は、労働基準法によって定められています。

一般的に、申請書の作成年度を含め5年間保存する必要があります。保存期間が過ぎた申請書については、廃棄することができます。ただし、企業によっては、法令遵守のために保存期間を延長している場合もあります。

残業申請書は、従業員が行った残業時間やその理由、承認されたかどうか、支払われた残業手当など、重要な情報を含んでいます。この情報は、従業員や企業が労働時間や残業手当の支払いに関する紛争が生じた場合、証拠として必要となる可能性があります。

また、法律や規則に基づく監査や検査がある場合、残業申請書を提出した従業員の情報を確認する必要がある場合があります。このため、企業は残業申請書を適切に保管し、必要な場合にすぐにアクセスできるようにすることが求められます。

5年保管が義務付けられている残業申請書を紙で管理することは、従業員数や申請件数によっては、保管スペースの問題や必要な際の検索性の観点からあまり合理的ではないと言えるかもしれません。

残業申請書を電子化することで、上記のような保管スペースの問題が不要となったり、申請者名や申請期間などで検索ができすぐに必要な書類が見つかるといったメリットが考えられます。

さらに、保管スペースや検索性の向上だけでなく、場所を選ばず申請・承認できることや従業員ごとの残業時間のチェックがしやすくなる点もメリットと言えるでしょう。

また、テンプレート化したり申請データを再利用することで、申請者の入力にかける時間や手間の削減も期待できます。

SmartFlowでは、残業申請書のテンプレートがあります。
管理者は、SmartFlow申請フォームテンプレートから、残業申請の「使用する」ボタンをクリックすると、管理者の申請フォーム一覧画面に残業申請のテンプレートコピーが作成されます。

残業申請のテンプレートには、申請日、社員ID、申請者名、プロジェクト名、残業日、残業時間、残業理由、添付ファイル、備考が自動で作成されています。

会社のプロジェクトをプルダウンに設定することで、申請者がよりスムーズに申請を実施することも可能です。テーブルを利用して、夜間手当などの管理も設定することが可能です。会社の労務規定に沿って、申請書をカスタマイズしてください。