新規取引先登録申請書とは？最適なテンプレートもご紹介

新規取引先登録申請書とは

新規取引先登録申請書は、企業が新たな取引先と取引を始めるにあたり、取引先の登録を依頼するために社内に提出する書類です。主に以下の情報を含むことがあります。

企業情報

企業名、住所、電話番号、FAX番号、メールアドレス、担当者名など、企業の基本情報を記載します。

取引先の口座

取引先の口座情報を記載します。

初回取引内容

取引の品名や金額などを記載します。

取引に至る経緯や備考

取引先との取引に至った経緯や備考など、担当者不在時にも必要な情報などを記載します。

新規取引先登録申請書を作成する際には、以下の点に注意する必要があります。

確実な情報の提供

企業情報や取引条件など、書類に記載する情報は正確かつ明確に記載する必要があります。書類に記載された情報をもとに判断を行いますので、間違った情報を提供してしまうと信頼性が損なわれることになります。

簡潔な記述

新規取引先登録申請書は、簡潔かつわかりやすく記載する必要があります。煩雑な文章や冗長な表現は避け、必要な情報だけを記載しましょう。

契約書との整合性

新規取引先登録申請書に記載された条件は、最終的に締結される契約書と整合性が取れている必要があります。登録申請書に書かれた条件が後で変更された場合には、契約書と整合性が取れるように必要な変更を行いましょう。

提出書類の確認

新規取引先登録に必要な提出書類についても、確認を怠らないようにしましょう。提出書類に不備がある場合、登録が遅れたり、不承認となったりすることがあります。

新規取引先登録申請書のワークフローには、一般的に以下のようなステップが含まれます。

新規取引先登録申請書の作成

社員が新しい取引先を開拓した場合や、既存の取引先を追加する必要がある場合は、新規取引先登録申請書を作成します。申請書には、取引先の名称、住所、連絡先などの情報が含まれます。

取引先情報の確認

新規取引先登録申請書に含まれる情報が正確であることを確認します。必要に応じて、社内の他の部署や外部の情報源から情報を収集します。

取引先登録の承認

新規取引先登録申請書が承認されると、取引先がデータベースに追加されます。承認のためには、通常、管理部門や調達部門などの関係者による審査が必要です。

取引先登録の通知

取引先がデータベースに登録されたことを社内の関係者に通知します。通知には、取引先の名称、住所、連絡先、商品やサービスに関する情報が含まれます。

取引先情報の更新

登録済みの取引先情報が変更された場合は、更新申請書を作成し、承認を得る必要があります。変更される情報には、住所、連絡先、商品やサービスに関する情報などが含まれます。

以上が一般的な社内の新規取引先登録申請書のワークフローです。企業によっては、独自の手順やポリシーを持っている場合があります。

SmartFlowでは、新規取引先登録申請書のテンプレートがあるので、管理者は、コピーして簡単に作成することができます。

新規取引先登録申請書は、申請日、所属、氏名、取引先情報（取引先名、住所、連絡先、代表者、担当者、業種、設立、資本金、ホームページ、法人番号、口座、売上、経緯、備考の項目が作成されます。

作成された項目を元に、会社規定に則って、柔軟にカスタマイズして運用することができます。