欠勤届とは？最適なテンプレートもご紹介
欠勤届とは？
欠勤届とは、従業員が出勤できなくなった場合に欠勤届を提出する書類のことです。
欠勤届は、欠勤の理由や期間などを記載し、提出先に提出することで欠勤を正式に届け出ることができます。
欠勤届の提出は、会社側が出勤状況を把握し、業務の代替措置を取るために重要な手続きです。また、欠勤届を提出することで、労働時間や賃金などの管理も行われます。したがって、出勤できなくなった場合は、早めに欠勤届を提出するようにしましょう。
欠勤届と休暇申請の違い
欠勤届と休暇申請は、両方とも従業員が仕事を休むことを申請する手続きですが、その目的や申請する状況に違いがあります。
欠勤届は、予定外の理由で仕事を休む場合に申請します。例えば、急病にかかったために会社に行けない、交通事故でけがをしたために病院で治療する必要があるなど、申請前に予測できない理由で欠勤する場合に提出されます。
そのため、欠勤届は、予期せぬ理由で仕事を休むことになった場合に提出されます。
一方、休暇申請は、予定された休暇や休業日を取得するために申請します。例えば、夏季休暇、年末年始休暇、有給休暇などがあります。休暇申請は、通常、計画的に取得する休暇に対して申請され、通常、提出期限があり、提出が遅れると休暇を取得できないことがあるため、早めに申請することが望ましいです。
つまり、欠勤届は予測できない理由での欠勤に対して、休暇申請は予定された休暇に対して提出されます。それぞれ提出タイミングが異なり、欠勤届は、出勤予定日当日や、緊急時に提出されますが、休暇申請は予定された休暇の前に提出されます。会社や組織によっては、申請期限や手続き方法が異なるため、事前に確認しておくことが重要です。
欠勤届の項目
欠勤届を書く際には、以下のような項目を含めることが一般的です。
提出日
欠勤届を提出する日付を記載します。
氏名・所属部署・連絡先
欠勤する人の氏名・所属部署・連絡先を記載します。
欠勤期間
欠勤する期間を記載します。休暇日数や休暇理由によっては、詳細を追加で記入する必要がある場合があります。
欠勤理由
欠勤の理由を明確に記載します。病気や急なトラブル、家族の介護など、詳細に記載することが大切です。
業務引継ぎ状況
業務を引き継ぐことが必要な場合には、その状況を記載します。
署名・捺印
欠勤届には、自己申告であることを示すために、本人の署名と日付、上長の承認のための捺印を必要とする場合があります。
以上の項目を含めて、欠勤届を作成しましょう。また、会社や学校の規定によっては、特定のフォーマットや提出先が決められている場合がありますので、確認してから作成することをお勧めします。
欠勤届の提出方法
欠勤届の提出方法には、以下のような方法があります。
直接提出する
メールで提出する
FAXで提出する
提出方法は、会社や学校の規定によって異なる場合がありますので、事前に確認してから提出することをお勧めします。また、提出期限や提出先などの情報も確認しておくことが重要です。
欠勤届に関するよくあるトラブル
提出期限を過ぎた場合
欠勤届の提出期限を過ぎると、遅延届となります。遅延届となると、処理に時間がかかる可能性があるため、勤務管理や給与計算の遅れなど、様々な影響を与える可能性があります。
欠勤届が提出漏れした場合
欠勤届を提出する際には、提出先が正確であるか、提出したかどうかを確認することが重要です。提出漏れがあった場合は、早急に提出するようにしましょう。
欠勤届の必要事項が不備や誤りがあった場合
欠勤届に必要な事項が不備や誤りがあると、正しい処理ができず、トラブルとなることがあります。必要事項を再度確認し、書き直すなどして正確な内容で提出するようにしましょう。
提出先や提出方法がわからない場合
提出先や提出方法がわからない場合は、事前に確認するようにしましょう。欠勤届を提出する際には、提出先や提出方法によって異なる場合があるため、注意が必要です。
欠勤理由が不明確な場合
欠勤届には欠勤理由を記載する必要がありますが、理由が不明確だとトラブルとなることがあります。欠勤理由は具体的に記載し、必要に応じて補足説明を加えるようにしましょう。
提出遅れや提出漏れなどで提出期限に間に合わなくなってしまっ場合は、遅延届として提出しなければいけない可能性があります。
遅延届については、会社や団体によっては、罰則が設けられている場合があります。例えば、遅延届を提出した場合に、給与の支払いが遅れる、減額される、または罰金を課せられるなどの措置が取られることがあります。
そのため、欠勤届の提出期限を遅れないように注意しましょう。もし、期限を過ぎてしまった場合は、早急に上司や人事担当者などに連絡をし、遅延届を提出することが必要です。また、事前に欠勤届の提出期限について確認しておくことも重要です。
SmartFlowで欠勤届を作成する
SmartFlowでは、欠勤を含めて、勤怠の申請テンプレートが多数あります。
具体的には、休暇申請書、欠勤申請書、早退申請書、遅刻申請書、残業申請書、休日出勤申請書などがあります。
今回は、欠勤申請書のテンプレートを使用して、SmartFlowで電子化してみます。管理者は、申請テンプレートから、勤務関連→欠勤申請書から「使用する」をクリックしてください。
該当日、欠勤理由、有給利用の有無、添付ファイル、備考が自動で作成されます。所属情報等、自社で必要な項目を追加する事も可能です。申請書をカスタマイズし自社に合った欠勤届を作成可能です。
