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ワークフロー図で承認プロセスをクリアに。

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ワークフロー図とは、業務の中で複数の人が関わるやり取りの流れを図式化したものです。 申請・承認・決裁といった企業の意思決定がスムーズに進められるよう 、ワークフローが適切に機能することが重要です。
ワークフロー図を作成することで業務プロセスを可視化し、 問題点を発見したり改善することができます。
本記事では、ワークフロー図の作成手順やメリット、ポイントについて紹介しています。

目次

ワークフロー図とは?

組織内の業務の中で複数の人が関わるやり取りの流れを図式化したものです。
申請・承認・決裁といった一連の業務手順や担当者・役割・責任などを明確にし、業務の進捗管理や改善のための分析に役立てることができます。
業務フロー図とも呼ばれ、適切に作成・活用することで、業務効率化のための業務整理が容易になります。

ワークフロー図の導入メリット

ワークフロー図によって仕事全体的な流れを可視化でき、業務の中身や工程について全体像がつかめます。それにより社員が自分の業務内容への理解を深めることができます。 そのため、他部署であっても業務全体のどの工程にあたるか、相互関係も把握できます。

ワークフロー図による業務改善と効率化

ワークフロー図を活用することで、ひとりあたりにかかる業務の負荷、課題、問題点が見えやすくなります。これにより効率的な作業改善がスムーズに進められコミュニケーションの円滑化につながります。 仮に裁判所から特定の書類を要求された場合にも、すぐに対応できるでしょう。

ワークフロー図の書き方

ワークフロー図を作成する際には、担当者や業務に関する情報を集めて整理し、図を制作します。実務担当者にヒアリングを行い業務の見直しまで済ませて置くとで、より実用的なワークフロー図に仕上がります。
ここは少し時間のかかる作業ですが、ワークフロー図作成後には、作業効率が格段にアップいたします。

情報収集

目的の明確化
ワークフロー図を作成する上で、一般的なマニュアル作成で使用するのか部門内の確認用なのか作成する目的を決めましょう。

関係者の確認
業務に関わる担当部署や担当者、顧客など関係者を特定し、実際の業務工程や必要なワーク・処理、ケースによる判断などの情報を収集します。

改善点の修正
ワークフロー図を作成する前に、業務改善の観点から改善点を修正しましょう。ワークフロー図の導入メリットを早く得るためには、改善点を反映した状態で作成を進めることが重要です。

改善点の発見

ワークフロー図全体を最終確認し、工程内容、順序、矢印の向きなどに間違いがないかを確認します。同時に、関係者に共有する前に改善の余地がないかを再度検討し、手動作業の自動化や重複作業の一本化、遅延の原因となる工程の削減などの業務改善の可能性を探ります。

改善の余地
通知メールの削減や手動ワークの自動化、ワークの重要度のランク付け、遅延の原因となる余分な工程の削減など、改善の余地がないかを実際の利用者・関係者と協力して見直します。

働き方の改善
ワークフロー分析による働き方の改善は、会社の将来に大きく影響します。会社の将来的な目標を達成するために適した働き方ができているかどうかを見直しましょう。

ワークフロー図をアップデートしていくことで現在の環境に適した最適なワークフローを作り上げることが重要です。
仮に裁判所から特定の書類を要求された場合にも、すぐに対応できるでしょう。

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ワークフロー図の作成のポイント

完成度のワークフロー図を目指して、ここでは作成する際に知っておくべきポイントを説明します。
より正確でわかりやすいワークフロー図を目指しましょう。

目的と対象を明確化

ワークフロー図の作成時に必要な情報を事前に明らかにしておきましょう。以下の情報は特に重要です。

・誰の担当業務なのか
・いつ開始する業務なのか
・どのような作業を含むのか

これらのポイントに留意することで、より正確なワークフロー図を作成することができます。関係者との共通理解を図りながら、業務プロセスの可視化と改善に取り組んでください。

わかりやすい図の作成

ワークフロー図は、業務全体の流れが理解できるように作成する必要があります。そのためには、業務の開始地点や時系列の流れ、条件によるフローの分岐などを明確に示すことが重要です。

複雑なワークフローでも、ごちゃごちゃとした印象にならないように注意しましょう。図形、記号、枠などを活用し、シンプルで整然としたデザインを心掛けます。重要な要素には効果的な色を使用し、読みやすさを確保するために余白を設けるなどの工夫が有効です。

また、実際に業務に携わっている社員だけでなく、他の部門の社員や新入社員も大まかな業務の流れを理解できる状態を目指しましょう。そのためには、「開始条件」「時系列の流れ」「条件分岐」を明確に表現することが重要です。

ワークフロー図を作成する際は、これらのポイントを意識しながら、読みやすく、理解しやすい図を作りましょう。業務の可視化と共有を通じて、効果的な業務改善や円滑なコミュニケーションを促進しましょう。

ツールの活用と共有

ワークフロー図の作成は、手作業では時間がかかる作業です。しかし、ツールを活用することで、作業効率を大幅に向上させることができます。

一から図形や線を描いたり、テキストを配置したりする手間を省くことができ、直感的なインターフェースや使いやすい操作方法を提供しております。

また、ツールには便利な機能やテンプレートが用意されており、これにより、ワークフロー図の作成に必要な要素や記号がすでに整備されているため、素早く作業を進めることができます。

さらに、他のチームメンバーや関係者との協力もスムーズになることで、ワークフロー図を共有し、意見やフィードバックを受け取ることが容易になります。ツールを通じて複数の人々が同時に作業を行い、リアルタイムで編集やコメントを行うことも可能です。

ワークフローの導入ならSmartFlow(スマートフロー)

「Smartflow」では、複数の部門や担当者が同時に承認作業を行うことができるため、決裁までの時間を大幅に短縮できます。
また、問題が発生した場合には進行を停止させて作業を差し戻すことも可能です。
これにより、企業にありがちな「紙媒体で承認者が不在」「他の部門との連携が不十分」といった問題も改善できます。

さらに、「Smartflow」では、業務上の条件分岐を設定することで、これまで手動で行っていた作業の振り分けを自動化することができます。
これにより作業が簡略化され、ワークフローの改善や業務効率化が実現します。

誰でも簡単にワークフローを作成することができ、社内の稟議・申請・報告書を一元管理することが可能です。

ぜひ、「Smartflow」の導入をご検討ください。