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クラウド型ワークフローシステム大解剖
メリット・デメリットまで徹底紹介!

クラウド型ワークフローシステムとは

クラウド型ワークフローシステムとは、オンライン上で業務プロセスを効率化するシステムです。ワークフローシステムの導入をご検討中の担当者様に向けてコスト削減や運用の簡素化、外部システム連携などのメリット、オンプレミス型との違いを詳しく解説いたします。

目次

ワークフローシステムとは?

ワークフローとは

ワークフローとは、仕事を進める際の一連の手順や流れのことです。日々の業務では、経費の申請や発注書の作成などさまざまな業務があります。それぞれの業務を進めるための特定の手順のことをワークフローと呼びます。

ワークフローシステムができること

ワークフローシステムとは、仕事や業務の進行を効率化するためのシステムです。
・業務プロセスの自動化
業務の手順や手続きを自動化することができます。例えば、承認フローの自動化やドキュメントの自動生成などが含まれます。
・タスクの割り当てと追跡
進捗状況を追跡することができ、業務の進行状況を可視化することができます。タスクの優先順位を管理することが可能です。
・ドキュメント管理
申請書や報告書などの文書を一元管理し、必要な時に簡単にアクセスできます。
・通知とリマインダー
タスクやステータスの変更、期限の迫るイベントなどに関する通知やリマインダーを送信します。これにより、重要なスケジュールや期限を見逃すことなく管理することができます。

ワークフローシステムを導入することで、作業の可視化や統制、ヒューマンエラーの軽減、生産性の向上などが期待できます。

ワークフローシステムの種類

クラウド型とオンプレミス型の違い

ワークフローシステムには大きく分けて2種類あり、「クラウド型」と「オンプレミス型」があります。
クラウド型ワークフローシステムは、インターネットを介して提供されるサービスです。クラウド上のサーバーにワークフローシステムが構築されており、ユーザーはインターネット経由でアクセスします。
一方、オンプレミス型ワークフローシステムは、自社のサーバーにシステムを導入・展開する形態です。ユーザーは自社内のネットワーク経由でシステムにアクセスします。

クラウド型ワークフローシステムの特徴

オンプレミス型では、システムの構築から保守管理まで、すべて自社で行います。そのため、サーバーや回線の組み合わせ、セキュリティレベルの設定に制限がありません。既存システムとの連携や社内ルールに沿った環境構築が可能です。初期費用はかかりますが、柔軟にカスタマイズでき、高いレベルでセキュリティを確保できます。
一方、クラウド型では、自社で設備を保有せず、必要な分だけクラウドサービス提供事業者の設備を利用するため初期費用はほぼかからず、設備の購入費用や保守管理の手間を削減できます。手軽に高品質な環境を構築し、必要に応じて規模の拡大や縮小が容易です。

クラウド型ワークシステムのメリット

コスト削減

クラウド型ワークフローシステムでは、自社のサーバーやネットワークの構築やメンテナンスが不要です。そのため、ハードウェアやソフトウェアの購入や管理にかかるコストを削減することができます。

どこからでもアクセス可能

クラウド型ワークフローシステムはインターネット経由でアクセスできます。従って、どこからでも必要な時に利用することができます。オンライン上での共同作業やリモートワークに適しており、場所や時間に制約されずに業務を進めることができます。

迅速なアップデート

クラウド型ワークフローシステムは、すぐに利用を開始することができます。ベンダーがシステムのアップデートやメンテナンスを担当してくれるため、最新の機能やセキュリティ対策が迅速に提供されます。自社での管理やアップデート作業の手間が軽減されます。

クラウド型ワークシステムのデメリット

既存システムとの連携の制約

一部のクラウド型ワークフローシステムは、既存のオンプレミスシステムや内部システムとの連携が制約される場合があります。特定のデータやシステムとの統合が必要な場合は、互換性や連携の確認が重要です。

ユーザー数によるコスト増加

クラウド型ワークフローシステムは一般にユーザー数に応じた料金体系を採用しています。ユーザー数が増えると、利用料が増加する場合があります。

ワークフローシステムの選び方

使いやすさ、機能性

ワークフローシステムはさまざまな機能を提供していますが、自社のニーズに合った機能を重視しましょう。また、誰が操作しても簡単なシステムを選ぶことが重要です。

コストの継続性

ワークフローシステムの導入にはコストがかかりますので、価格プランや料金体系を評価し、長期的な継続費用も考慮しましょう。また、サポートやアップデートの提供など、継続的なサービスの提供があるかも確認しましょう。

セキュリティとデータ保護

ワークフローシステムの導入にはコストがかかりますので、価格プランや料金体系を評価し、長期的な継続費用も考慮しましょう。また、サポートやアップデートの提供など、継続的なサービスの提供があるかも確認しましょう。

外部システムとの連携

すでに自社が利用している外部システムとの連携ができるかどうかも、ワークフローシステムの選択基準の一つです。システム同士がスムーズに連携できれば、既存のデータを活用しながら一元的に管理することができます。これにより、データ移行の手間を減らすことができ、入力ミスやデータの重複なども防ぐことができます

クラウド型ワークフローシステムの導入ならSmartFlow(スマートフロー)

クラウド型の「Smartflow」では、複数の部門や担当者が同時に承認作業を行うことができるため、決裁までの時間を大幅に短縮できます。また、問題が発生した場合には進行を停止させて作業を差し戻すことも可能です。
これにより、「紙媒体で承認者が不在」や「他の部門との連携が不十分」といった問題を改善できます。
さらに、クラウド型の「Smartflow」では、業務上の条件分岐を設定することで、手動で行っていた作業の振り分けを自動化できます。これにより作業が簡略化され、ワークフローの改善や業務効率化が実現します。
誰でも簡単にワークフローを作成し、社内の稟議・申請・報告書を一元管理することができます。ぜひ、クラウド型の「Smartflow」の導入をご検討ください。