住所変更届とは？最適なテンプレートもご紹介

住所変更届とは

住所変更届とは、住所が変更された場合に、その変更内容を所轄の役所や関係機関に提出する書類のことです。住所変更届を提出することによって、公的な手続きや通知などの送付先や、必要な情報が正確に反映されるようになります。

社内の住所変更届は、従業員が居住地を移動した場合に、会社に提出する書類のことです。各社の規定に従い、所定の用紙に記入して提出することが一般的です。提出時期や提出方法なども会社によって異なりますので、従業員は会社の規定を確認し、必要な手続きを行うようにしましょう。

社内で住所変更届を集める理由

社内で住所変更届を集めるのは、社員の住所が変わった場合に、会社が必要な手続きや連絡を円滑に行うためです。具体的には、以下のような理由が挙げられます。

給与支払いや福利厚生の
手続きに必要な情報

社員の住所が変わった場合には、給与支払いや福利厚生の手続きに必要な情報が変わることになります。会社は、正確な住所情報を把握しておくことで、給与支払いや福利厚生の手続きを円滑に進めることができます。

緊急時の連絡先としての
活用

災害や緊急事態が発生した場合には、社員の安否確認や緊急時の連絡が必要になることがあります。社員の住所情報を正確に把握することで、適切な対応が可能となります。

各種手続きの
送付先としての利用

社員が休職や退職する際には、各種手続きが必要になることがあります。住所が変わっている場合には、手続きの送付先が異なることがあるため、正確な住所情報を把握しておくことが重要です。

以上のように、社内で住所変更届を集めることで、会社と社員の間で円滑な情報のやり取りができるようになります。

住所変更届の記載内容

住所変更届には、以下のような内容が含まれます。

従業員の基本情報

氏名、社員番号、所属部署など、従業員の基本情報を記載します。

変更前後の住所

従業員の住所変更に関する詳細を記載します。例えば、転居した市区町村や住所、建物名や部屋番号などが含まれます。

変更後の連絡先情報

従業員の住所変更により、連絡先が変わった場合は、変更後の連絡先情報を記載します。例えば、新しい電話番号やメールアドレスなどが含まれます。

変更日

住所変更が行われた日付を記載します。

承認欄

社内の住所変更届は、所属部署の上司や人事部門などの承認が必要な場合があります。承認欄を設け、承認されたことを明示します。

社内の住所変更届は、会社ごとにフォーマットが異なる場合がありますが、基本的には上記のような内容が含まれます。従業員が住所変更を行った場合には、迅速に社内の担当部署に提出することが望ましいです。

住所変更届を手書きで提出するデメリット

住所変更届は記載する項目や量が多く、届出者にとって負担となりやすいでしょう。また、会社の住所変更届を手書きで提出する場合、以下のようなデメリットが考えられます。

書き間違いや誤字がある
可能性がある

手書きで書類を作成する場合、書き間違いや誤字が入ってしまう可能性があります。また、承認者やデータを管理する人が、読み間違いなどで、社内情報に転記する場合に異なる情報になってしまう可能性もあります。

保管や管理が面倒

手書きの書類は、紙で管理する必要があります。そのため、保管場所や管理方法を考える必要があります。また、手書きの書類は、コピーしたりスキャンしたりしてバックアップをとることが難しいため、紛失や破損のリスクも高くなります。

他の書類との整合性が
とりにくい

会社の住所変更届は、他の書類との整合性がとれるように、電子化されていることが多いです。手書きの書類を提出する場合、他の書類との整合性がとりにくいことがあります。

住所変更届は電子化できる

住所変更届を電子化することは、以下のようなメリットがあります。

紙の管理負担軽減

社内の住所変更届は、従業員が引っ越しや転居などをするたびに提出が必要になります。紙で管理している場合、管理や保管に手間がかかります。電子化することで、紙の管理負担を軽減することができます。

情報の共有化

住所変更は、承認者や関係者に共有する必要があります。電子化することで、関係者が容易に届出内容を確認できるようになり、情報共有がスムーズになります。

データ管理の容易化

また、従業員情報をデータで管理している場合は、電子化することで転記の手間や入力ミスなどのリスクも軽減されます。

提出の容易化

従業員が社内の住所変更届を提出する際、紙で書類を作成し、担当部署に提出する必要があります。電子化することで、従業員はオンラインで届出を作成・提出することができ、手間がかかりません。

社内の住所変更届を電子化する際には、セキュリティの確保や情報漏えいのリスクを最小限に抑えるため、適切な情報管理システムを導入する必要があります。

SmartFlowと住所変更届

SmartFlowでは、住所変更届のテンプレートを用意しています。管理者は申請フォームのテンプレートから、住所変更届を選択して利用することができます。

また、現住所、および、住民票住所のコンポーネントも用意しています。このコンポーネントを利用すると、自動で、住民票の郵便番号、都道府県、市区町村、丁目番地、建物名、現住所、現住所と住民票住所が一致しているか、住民票の郵便号、住民票の都道府県、住民票の市区町村、住民票の丁目番地、住民票の建物名、住民票住所が作成されます。

住所変更届として集めるべき情報が全て自動で作成されるので、簡単に申請フォームを作成することができます。

全て必須項目になっているので、ユーザーが申請する際も、入力漏れが発生しません。また、コンポーネントを利用して住所変更届を作成すると、申請者が郵便番号を入力した際に、自動で都道府県から番地まで入力されます。

SmartFlowで住所変更届を電子化することで、作成時の負担軽減や保管スペース・検索性の向上に役立ちます。
また、SmartFlowなら、保管やセキュリティ面についても心配ありません。
有料プランなら、50GBまで保存可能。
（50GBを超える場合には追加で容量を購入いただけます）
マスター検索、申請番号、申請者、申請フォーム名、申請日から検索でき、検索も簡単です。
SmartFlowのセキュリティ対策については、こちらから確認できます。