ワークフローシステムの選び方

ワークフローシステムには様々な種類がありますが、どのように選定すべきかわからない方も多いのではないでしょうか。
このページでは、ワークフローシステムの選定ポイントを説明してきます。

ワークフローシステムを選ぶ、4つのポイント

自社の解決したい課題の把握をする

選定のポイント①コスト

選定のポイント②機能

選定ポイント③使いやすさ

1.解決したい課題の把握

稟議/申請や報告業務のシステム化を検討する際には、どの企業にも課題や問題点が存在し、考慮すべきポイントが存在します。そのため、ワークフローシステムを導入する際には、実際に解決したい課題を明確にし、その解決方法を中心に検討することがとても重要です。自社の課題を解決できるなら、機能数は多ければ良いというわけではなく、必要最低限の機能をもった製品で十分です。
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2.選定のポイント①コスト

ワークフローシステムを利用する際、月々の運用コストが安ければ安いほど良いことは言うまでもありません。クラウドサービスの場合、初期費用、ユーザ数に応じた月額料金、月額固定費、サポート費用などが発生します。ワークフローシステムをコスト面で比較する場合は、まずはそれぞれの費用を洗い出しましょう。

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3.選定のポイント②機能

システム化するにあたり、実際の運用を想定して機能を確認する必要があります。申請フォーマットが適しているのか、複雑な承認経路に対応しているのか、モバイル対応をしているのか、英語対応可能か、など自社の課題と導入目的を明確にし優先度をつけることが大切です。

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4.選定ポイント③使いやすさ

ユーザーが直感的に操作できるか、UIが複雑ではないか、動作スピードが軽いか、など使いやすさは業務効率アップの点からも重要視するべきポイントです。使いやすさについては、実際に使用してみないとわからないため、無料トライアルなどで、導入前にテストを実施し検討することをおすすめします。
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