LINE WORKSとワークフローの連携って?
連携のメリットから事例まで解説

LINE WORKS ワークフロー

LINE WORKS(ラインワークス)とは

ビジネスチャットとして活用できるビジネス版のLINEのこと。
LINEの使いやすさに加えて、チャット以外にもビジネスユースで便利な機能が数多く搭載されています。具体的にどのような機能があるのか、ご紹介していきましょう。

目次

LINE WORKS機能のご紹介

トーク

ビジネスチャット機能

使い慣れている「LINE」と同様のトーク画面で、会話のようにスムーズなコミュニケーションを取ることができ、既読確認機能もあります。LINE WORKSユーザーだけでなく、LINEユーザー(例えば、お客様やアルバイトスタッフなど)ともLINE WORKSを通じてチャットでのコミュニケーションが可能です。

グループトーク機能

1対1だけではなく、複数人でのグループトーク機能もあり。目的ごとにグループトークルームを作れば、関連する情報があちこちに散在することを防ぎ、関係者に必要な情報共有がしやすくなります。

音声/ビデオ通話機能

音声通話はもちろん、複数人でのオンライン通話を無料で行うことが可能。例えば、遠く離れた場所でのトラブルで現場社員が判断できないといった場合でも、通話や動画などで状況判断がしやすく、同じトークルームにいる適切な責任者(管理職や専門スタッフ等)から指示を出すことができます。

掲示板

一括周知機能

担当者の入れ替わりが多い業務では、メンバーへの引き継ぎを効率的に迅速に行うことが必要ですが、LINE WORKSの掲示板に業務マニュアルを貼り付けておけば、メンバーはいつでも確認できます。管理者は用途別に閲覧・編集権限を設定できるため、限定したユーザーへの情報共有が可能です。

さまざまな方法での投稿が可能

掲示板には、「ファイル添付」「画像・動画の本文挿入」「テンプレート機能」「予約投稿」「下書き保存」といったさまざまな方法で投稿が可能なため、伝えたい情報に適した形やタイミングで共有できます。 中でも特徴的なのがテンプレート機能。LINE WORKSにはデフォルトで用意されているテンプレートが8つあり、議事録や日報などよく作成する文書はテンプレートを使うと作業時間を削減できます。

情報の見逃し防止と周知機能

プッシュ通知・必読設定を行って、情報の見逃しを防止することが可能。また、未読メンバーを特定して再通知することで、メンバー全員へ情報を周知徹底できます。

カレンダー

カレンダー共有機能

PCでもスマートフォンからでも、個人の「予定表」だけでなくメンバーの予定や所属メンバーの予定を「メンバー予定表」でまとめて確認できます。例えば管理職であれば「メンバー予定表」を確認して部下の業務スケジュールの把握や業務負荷の調整・分散などを行うことで効率的に仕事を進められます。

効率的なスケジュール管理

メンバーと打ち合わせをしたい時に、該当者の空き時間を検索することができます。打ち合わせが可能なタイミングが即座に見つけられるため、予定の確保やスケジュール調整にかかる負担が軽減されます。
LINE WORKSのカレンダー機能では、共用品や会議室を「共有設備」として事前に登録しておける便利な機能も。これにより、予定作成時に利用可能な共有設備も同時に予約でき、予約漏れやダブルブッキングを防ぐことができます。

タスク

業務管理

「やるべき業務」を入力し、処理が終わったらチェックしていくことで業務管理が行えます。タスクリスト・todoリストとして活用することで、対応漏れの防止が可能。処理すべき業務連絡をトークで受けとった場合も、トーク画面から簡単に「タスク」に移行させることができます。

業務には担当者を登録できるため、誰がどんな業務を担当しているのかを簡単に確認することが可能。担当者の変更依頼や変更履歴の確認、資料などのファイルもタスク機能内で共有できます。

スマートフォンだけでタスクの確認・修正・完了の全ての操作・管理ができるため、そのためだけにPCを立ち上げる必要はなし。移動時間や隙間時間でタスク管理ができるので、時間の有効活用にもつながります。

アンケート

簡単にアンケート実施が可能

例えば社内の会食日程のアンケートや社外のお客様への満足度調査など、意見を集約したいシーンで活用できます。テンプレート機能があらかじめ実装されているので、簡単にアンケート作成が可能。アンケートに答えてもらう対象者は、LINEユーザーや他社のLINE WORKSユーザーも含められるため、さまざまなアンケート実施に活用できます。

回答結果のグラフ集計も

アンケート結果は自動的に集計されて表やグラフで表示できるため、一目で結果がわかります。回答結果をCSVファイルでダウンロードすることも可能。「アンケート機能を使ってアルバイトの勤務希望を集計したことで、業務の調整時間を削減できた」といった活用例もあるようです。

アドレス

階層型アドレス帳

組織やチームごとの所属メンバーを一覧で表示可能。面識のないメンバーでも組織名などから検索することができます。

アドレス帳から簡単にコンタクト

アドレス帳からLINE WORKSの他機能への連携もスムーズに行えるため、無料通話やトーク、予定への招待、グループ作成も簡単に行えます。グループトーク機能の管理もアドレス帳から行うことが可能です。

メール

メールアドレス

LINEでのチャットコミュニケーションだけではなく、メールの送受信機能も備えています。現在利用しているメールアドレスを連携させることができるので、アドレスの取りなおしや変更なども不要です。

安心なセキュリティ

迷惑メールやスパムメール、無断広告に対して常時対策されています。通信経路の暗号化などにより未然に防止しているため、セキュリティ面でも安心です。

便利機能

メールの内容に応じた受信メールの自動分類や、リマインダーで確認漏れを防ぐといった便利な機能も。社内メンバーへのメールには開封確認や送信取り消しの機能もあり、正しく円滑なコミュニケーションが可能です。

Drive

必要な時にどこからでもアクセス可能

ファイルやデータをDriveに保存しておけば、PCからもモバイルからも必要な時に必要な情報を入手できます。グループフォルダも利用できるため、ファイルの受け渡し作業などが省略でき、共同作業の進行もスムーズです。

他機能との連携

トーク・ノート・掲示板などのファイルの添付・保存もDriveと連携が可能。必要な情報を素早く表示・検索できます。

安全な共有

Driveに保存されたファイルは、リンクでメンバーに共有が可能。ワンタイムパスワード認証を設定すれば、社外の人とも安全にファイル共有ができます。

管理

メンバーや組織を一括管理

組織階層や役職の設定など、社内組織図を反映させた管理が可能。メンバーの情報修正などの一部機能はモバイルからでも設定ができます。

監査・モニタリング機能

監査対象のサービスを選択し、利用履歴を表示したり事前に設定したポリシーに反するトークやメールがあった場合には検知したりできるモニタリング機能もあり。日時・作業内容・IPアドレスなどの細かい条件で検索・ログ確認が可能ですので、リスクを事前に察知して防ぐことができます。

充実したセキュリティで、モバイル利用も安心

スマートフォンでの利用に備えたセキュリティ機能を搭載。例えばスマートフォンの盗難・紛失時の遠隔データ削除、LINE WORKSから端末へのファイル保存制限、外部との連携によって特定端末からのみのログイン許可など、安心して使えるセキュリティ機能や緊急対応方法が備わっています。

Bot

無料で使えるチャットボット

チャットボットの登録や利用は、全てのユーザーが無料で利用可能です。

双方向のコミュニケーションも

グループトークにチャットボットを参加させることもできます。議事録を作成させたり、会議室の予約などの仕事を割り当てたりすることも可能。チャットボットに仕事を割り当てれば人間は他の業務をこなすことができるので、時間と労力の有効活用が叶います。

LINE WORKSとLINEとの連携方法とそのメリット

LINE WORKSとLINEとの連携方法や、連携するメリットを解説します。

連携方法

Step1

LINE WORKSのユーザー管理者がLINEユーザーとの連携の許可登録を行う

Step2

LINE WORKSからLINEへ友達追加を依頼する情報を送る

Step3

LINE側でLINE WORKSユーザーを友達に追加する

連携の4つのメリット

LINEユーザーとトークが可能

LINE WORKSのアカウントを持っていなくても、LINEユーザーであれば連携が可能に。例えば顧客がLINE WORKSのユーザーではない場合でも、LINEのアカウントをお持ちならLINEを活用してコミュニケーションを取ることができます。

複数人とのコミュニケーションが可能

複数人のLINEユーザーとの同時トークや一斉連絡の機能も。
例えばアルバイトやスタッフにまとめて必要事項を共有したり、スタッフ管理にも使えます。

さまざまな情報共有が可能

画像・動画・位置情報・ボイスメッセージの送受信などコミュニケーション方法への制限は特にないため、LINEユーザーがLINE WORKSを利用する際に不便を感じることはありません。もちろん、LINE WORKSのアンケート機能をLINEユーザーに実施することも可能です。

LINEグループへの参加

LINEユーザーが作成したグループにも、LINE WORKSから参加可能。
お客様とのLINEグループや取引先とのLINEグループでグループトークができます。

LINE WORKSと外部システムとの連携とそのメリット

(1)連携できる外部システム例

・AI(人口知能)
・BOT(チャットボット)
・SSO(シングルサインオン)
・MDM(モバイル・デバイス・マネージメント)
・ID連携
・業務支援
・総務・人事・労務管理
・営業・顧客管理

LINE WORKS ワークフロー連携
LINE WORKS ワークフロー連携

(2)連携のメリット

・PCや複数のアプリを開かずにシステムが使えるため、ログインの手間が減る
・サービスへの通知をチャットへ集約することで、確認漏れを防ぐ
・外部サービスの情報をチャットで簡単に共有できる

複数のシステムやツールを使い分けていると、業務が煩雑になりがち。
まずはLINE WORKSにログインすれば他ツールも確認できるように入り口をまとめることで、利用者の負担軽減や業務効率化につながります。

LINE WORKSアプリディレクトリとは?

LINE WORKS公認のアプリストア!
『LINE WORKS アプリディレクトリ』

LINE WORKS側が特におすすめする、外部サービスと簡単に連携するためのアプリを公開しているストアのことを『LINE WORKS アプリディレクトリ』と言います。
アプリディレクトリに公開されているアプリはLINE WORKSが審査し、公認ツールとして配信されているものです。 管理者画面のアプリディレクトリからインストールすれば、すべてのチームメンバーが便利なアプリを利用することができます。

【無料】でLINE WORKSと連携可能な
ワークフローシステム「SmartFlow」

LINE WORKSは外部システムと連携がしやすく、それによってもたらされる効果やメリットは
業務効率化や営業力の強化、セキュリティ対策などさまざまです。
ただし、外部システムとの連携には費用がかかる場合もあり、別途外部システムの利用料金も発生します。
そのようなコストを抑えながらLINE WORKSとの連携を活用できるツールが「SmartFlow」
LINE WORKSとの連携は無料、かつ月々の料金も安いワークフローシステム「SmartFlow」の魅力をご紹介します。

LINE WORKSと
ワークフローの連携って?
連携のメリットから事例まで解説

LINEWORKSレスポンシブTOP

自動分岐

承認金額や条件に応じて、承認経路を自動で分岐させることができます。

段階別の入力制御

データを複数人で処理する際、入力できる場所を制御することで誤入力を防げます。

差し戻し/取り戻し

申請に回しながらの相談・確認が可能なため、意思決定のスピードを落としません。

代理での申請・承認

申請者や承認者が不在時でも代理対応ができます。

AND・OR承認

承認設定のAND・OR承認の設定が可能です。

リマインドメール

一定期間処理されない場合、リマインドメールを送信し処理漏れを防ぎます。

停滞書類検索

処理が停滞している書類を検索できるため、停滞書類を見逃しません。

リストビュー機能

任意の条件で、申請書の絞りこみ表示が可能です。

連携機能

LINE WORKS以外にも、SlackやTeamsと連携して承認・通知が可能。必要に応じてAPI連携も可能です。

採番機能

申請フォーム単位で、申請番号を管理することが可能です。

回覧・共有機能

承認完了時に共有するユーザーに通知が届くため、申請内容を共有することができます。

帳票出力

決済されたデータをpdf、Excel形式でダウンロードすることが可能です。

承認経路の管理

承認経路のテンプレートを作ることができるため、都度入力の手間を省けます。

スマホ対応

スマホに対応しているため、パソコンがない時でも申請・承認ができます。

簡単な申請フォーム

ドラッグ&ドロップで簡単に申請フォームの作成が可能です

簡単なユーザー登録

CSVファイルでユーザーの一括登録ができます。

組織変更の予約機能

組織変更の予約登録ができるため、人事異動後に慌てて対応しなくて済みます。