失敗しない経費精算システムの選び方
～メリット・機能・導入事例を知ろう～
経費精算システムとは
経費精算システムの機能を解説
経費精算システム導入の成功事例
経費精算システムの選び方
経費精算システムとは
経費精算システムでできること
例えば社員が業務で立て替えた交通費は、本人からの申請→上長からの承認→経理が振り込む、という一連の流れで社員に払い戻されます。
経費精算システムを使えば、申請時には手書きの書類が不要になり、システムからひな型を呼び出して必要事項を入力するだけ。乗換案内などと連動していれば駅名入力で交通費を自動算出してくれるため、誤入力や水増しも防げます。スマートフォンからも利用できるシステムなら、承認者は営業や出張などで社外にいてもいつでもどこでも承認作業が可能。承認された交通費はシステムが仕訳して会計ソフトに自動入力してくれるので、経理担当者の作業も大幅に削減できるのです。
交通費精算のほか、接待交際費や出張旅費の精算などもシステム上で対応できるため、さまざまな経費の精算業務が効率化・自動化されます。
経費精算システム導入のメリット
入力作業などの業務の効率化
パソコンやスマートフォンを使って入力できるため、ひな型を作成したり手書きしたりする手間を軽減でき、文字が読めない・間違っているといったミスも防げます。 スマートフォンのカメラを使って領収書の情報を読み取り自動で入力してくれるシステムなら、面倒な入力業務をさらに効率化することが可能です。
ICカードとの連携
交通費精算の際には「どの路線のどの区間に乗ったのか」という情報が必要ですが、いちいちメモしておくのは手間がかかりますし、ミスや申請忘れの原因になることも。交通系ICカードからデータの読み取りができる経費精算システムなら、メモを見ながら入力したり、乗車賃を調べて計算したりといった作業がなくなります。定期区間内の交通費を自動的に省いて計算してくれるシステムもあり、無駄な支払いの防止も可能です。
社外で申請や承認作業ができる
申請書類などの紙を使った従来の経費精算のフローでは直接決済・ハンコをもらうために紙を手渡す必要があり、基本的には社内で対応するしかありませんでした。承認者が不在の場合はそこで申請が止まり、時間もかかってしまいます。 スマートフォンから利用できる経費精算システムを導入すれば、申請者・承認者が社外にいても移動時間などを使って申請・承認を行うことが可能。滞りなくスピーディーに経費精算を進められます。
仕訳の自動化
経費精算では、使われた経費がどういった勘定科目にあたるお金かを分類し、そのお金の流れを記帳する「仕訳」が必要です。経理担当者にとって煩雑で時間のかかる作業ですが、経費精算システムと会計ソフトと連動させれば、この「仕訳」の自動化が可能に。特殊な経費がある場合なども、あらかじめ仕訳内容を設定しておくことができるので安心です。
ペーパーレス化
増えていく申請書類や領収書といった大量の書類。紙の書類はその保管場所として物理的なスペースを確保する必要があるためコストがかかり、何か問題が起きた時に該当する書類を探すのも一苦労です。 多くの経費精算システムは「電子帳簿保存法」に対応しており、必要な情報を漏らさずにデータとして保存しておくことが可能。日付や申請者などを使って検索するのも簡単です。紙を保存するための無駄な手間やコストもなくなり、社内のペーパーレス化を進められます。
経費精算システム導入のデメリット
システム導入にコストがかかる
新しい仕組みを導入するには当然コストがかかります。 クラウド型の経費精算システムは、1アカウント〇円といった形の料金形態で毎月利用料が必要。料金は機能や利用者数などによって異なり、1アカウント数百円程度の低価格で利用できるシステムもあります。各社料金プランもさまざまなので、自社の規模や予算、求めている機能などを考慮して比較検討してみましょう。 オンプレミス型のシステムは、自社でサーバー環境を用意する必要があるため導入コストが高額になりがち。その分、カスタマイズ性は高くなります。
複雑なシステムは運用が難しい
見た目が分かりにくい・作業が複雑といったシステムは、実際に利用する現場の社員が使いこなせない可能性があります。システム運用に慣れていない企業であれば、より見た目がシンプルで分かりやすいものを選ぶと安心です。 ほとんどのシステムが無料で利用できる体験期間を設けているので、現場社員も含めて必ず試験的に使ってみましょう。マニュアル作成や現場への周知といった運用方法も定めておく必要があります。
経費精算システムの機能を解説
経費精算システム導入の成功事例
無料で試せて、月々の費用も格安＆使いやすさで楽々浸透！
自社でも使いこなせそうな、シンプルな操作性のシステムを探してSmartFlowを見つけました。経費申請のほか、出退勤などのワークフローシステムも導入していますが、書類を使っていた頃よりも正しく申請ができ、外出中も対応できるので非常に便利です。
初期導入費用が安く、毎月の運用費も低額なので助かっています。社内でちゃんと使えるか当初は不安でしたが、導入時の説明だけで皆スムーズに使えるようになりました。
カメイ・プロアクト株式会社 様
抜け漏れや紛失がなくなり、過去の申請検索もあっという間
SmartFlowの導入前は、紙を使った申請を毎月30件程度行っていました。数は多くなかったのですが、申請者と決裁者の居場所が離れていたり出張も多かったことから、非常に時間がかかっていたんです。FAX・郵送など書類のとりまとめも大変で、ミスも起こっていました。
SmartFlowの導入直後は紙からの切り替えで社員にも戸惑いがありましたが、しばらくするとシステムの便利さに気付いたようで、今では皆使いこなしています。
電子化されたことで記入の抜け漏れや書類の紛失がなくなり、フォーマットを変更した際の混乱などもなくなりました。過去の申請書も簡単に検索・参照ができるので助かっています。
⽇本オートライフ株式会社 様
「ハンコ出社」がなくなり、交通費削減にも繋がった
日々の業務が忙しく、社内システム構築などが必要だとは思っていながらも対応することができずにいたんです。コロナ禍がきっかけで導入を進めることにしたのですが、いろいろ見た中でSmartFlowが1番分かりやすく、設定も自由に変えられるため決めました。
移動時間の合間などで申請ができるので、何日分か申請が溜まってしまうということもなくなっています。また、決済のハンコをもらうために本部に来てもらう必要もなくなったので、社員の負担軽減に加えて本部に来るための交通費の削減もできました。
NPO法⼈ラフト 様
経費精算システムの選び方
システム選び成功のコツ
自社が求める機能があるか
経費精算システムの導入を検討しているなら、社内には必ず課題があるはず。どういった申請のどこで問題が起きているのか、何を効率化したいのか、システム導入の目的をまずは明確化してみましょう。
課題を明確化することでシステムにどんな機能が欲しいのかもはっきりとしてくるので、自社が求めている機能が搭載されているかを基準にして適切なシステムを選ぶことができます。
自社で使いこなせそうか
経費精算システムを導入する一番のメリットは、今まで手作業で行っていた業務を効率化させること。せっかく経理精算システムを導入しても、一部の機能だけ使っていたり従来通り紙の申請を行っていたりしては、システム導入による効率化や負担軽減は叶いません。
とはいえ、今まで紙だったものがパソコンやスマートフォンでの対応に変わるのは大きな変化。自社のITリテラシーを考慮し、問題なく使えそうなシステムかどうかも比較検討する際の基準にしましょう。
自社の申請フローにあわせられるか
システムを導入したからといって、現在の承認に必要なものや流れは変わりません。そのため、既存の申請フローをシステムで再現できるのかも選ぶポイントになります。
多くのシステムがフローを構築・カスタマイズできる機能を搭載していますが、自社の承認経路に合わせられるか、カスタマイズが簡単にできるかといった点をチェックするようにしましょう。
既存の会計システムなどと連携できるか
すでに会計ソフトや送金システムを導入している場合は、連携できる経費精算システムを選ぶとスムーズかつ効率化しやすくなります。
連携していない場合、データの移行や入力に工数がかかったり互換ができず結局は人の手を間に挟まなければいけなくなったりと、余計に工数がかかってしまうことにもなりかねません。
インボイス制度や電子帳簿保存法などに対応しているか
経費精算に関わる法令やルールは今後も変化する可能性があります。直近でいえば、電子帳簿保存法やインボイス制度の施行は大きな変化。こういった変化にしっかりと対応してくれるシステムを選べば、今後何らかの法改正があった場合にシステム入れ替えを迫られるリスクを軽減できます。
また、知らぬ間に法令違反を犯していたといったコンプライアンス問題も避けることができるでしょう。
導入の手順・注意点
各種申請や決済などのバックオフィス系のシステムが導入されている場合は、すべてリスト化して整理しておきましょう。
新たに導入する経費精算システムとの連携ができない場合には、思わぬトラブルや工数が発生してしまう可能性も。部署ごとに使っているシステムが異なる場合、効率化のために導入した経費精算システムによって特定の部署だけに余計な工数が増えてしまうといったことも起こり得ます。
経費精算システムによって料金体系やプランはさまざま。利用人数によって金額が異なる場合もあるため、何名の従業員が使用するのかは必ずチェックしておきましょう。
自社の規模感や予算を明確にしたうえで見積もりを依頼することで、より具体的な比較検討が可能になります。
導入したい経費精算システムが決まったら、トライアルの有無を確認するとよいでしょう。実際に導入してみたら「思っていたものと違う」「実際に使う従業員の反応が悪かった」ということもありえます。本格導入した後では変更に多大な工数がかかりコストも無駄になってしまうので、必ず試験的な導入を行うようにしましょう。
導入時の従業員への周知徹底・浸透も重要。研修を行ってくれるのか・分かりやすいマニュアルがあるか・問い合わせの窓口があるかなど、サポート面もあわせてチェックしてみてください。
